Директор едет в командировку на личном автомобиле

Служебная командировка на автомобиле. Порядок оформления поездки и отчета за нее

Командировка работника на личном авто или машине компании имеет особенности. В приказе нужно зафиксировать использование автомобиля в служебных целях. По возвращении из командировки у работника необходимо запросить служебную записку с фактическим сроком выполнения задания. А еще проверить путевой или маршрутный лист.

В 2015 году вступили в силу изменения, внесенные в Положение об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749; далее — Положение № 749). Законодатель максимально упростил документальное оформление служебных командировок. Теперь служебное задание и командировочное удостоверение не нужны, и компании обходятся одним приказом. Именно в нем отмечают тот факт, что работник к месту командирования едет на автомобиле. После возвращения у работника необходимо запросить служебную записку, в которой он укажет фактический срок пребывания в командировке. Кроме того, понадобится путевой или маршрутный лист, подтверждающий маршрут следования транспорта. Без этого возникнут проблемы с обоснованием правомерности отнесения затрат в состав расходов.

В приказе нужно указать, что работник едет в командировку на автомобиле

Командировка работника начинается с приказа работодателя (абз. 2 п. 3 Положения № 749). Составлять служебное задание и командировочное удостоверение больше не нужно, так как эти документы исключены из числа обязательных. За основу приказа о направлении в командировку можно взять форму № Т-9, но ее придется немного доработать, добавив как минимум одну строку. Она пригодится для командировок, в которые работники ездят на автомобиле (своем, работодателя или третьих лиц). Ведь такая поездка осуществляется на основании письменного решения руководителя (абз. 2 п. 7 Положение № 749). Чтобы не множить похожие документы, упомянуть о виде транспорта целесообразно в приказе, а не разрабатывать отдельный бланк.

Если до места командирования работнику предстоит добираться на самолете или поезде, такого уточнения в приказе не требуется.

В приказе нужно указать срок поездки, ее цель и другие важные нюансы. Выгоднее, если поездка начнется и завершится в рабочий день сотрудника. За выезд в командировку и возвращение из нее в выходной день ему придется заплатить в двойном размере (ст. 153 ТК РФ, п.п. 4, 5 Положения № 749).

Обосновать отказ в такой оплате тем, что фактически работник не трудится в пути — не получится. Сотрудник, который, несмотря на выходной, находился в дороге, взыщет через суд не только основную сумму, но и проценты за просрочку выплаты, и компенсацию морального вреда (апелляционное определение Иркутского областного суда от 16.07.2015 по делу № 33-5998/2015). Если же он пропустит 3-месячный срок для обращения в суд, ему откажут в удовлетворении требований (ст. 392 ТК РФ, апелляционное определение Красноярского краевого суда от 15.10.2014 по делу № 33-10015/2014).

Работник подтверждает срок командировки служебной запиской

Когда работник едет в командировку на поезде или летит самолетом, определить ее фактический срок просто: даты начала и окончания устанавливают по билетам. Если добираться до места назначения сотруднику предстоит на автомобиле, то проездных документов у него не будет. Для таких случаев в абз. 2 п. 7 Положения № 749 предусмотрено следующее правило.

На заметку:

за отказ поехать в командировку работника (удаленного, офисного ) можно привлечь к дисциплинарной ответственности. Осведомленность удаленного работника о поездке подтвердит электронная переписка (определения Московского городского суда от 10.03.2015 № 33-7396/2015, ВС Республики Татарстан от 19.03.2015 № 33-4049/2015).

К числу важных документов относится путевой лист, который нужен для подтверждения расходов на ГСМ. Причем налогового инспектора удовлетворит не любой путевой лист, а только подробный: с ФИО водителя, датами, временем, местом отправления и назначения, показаниями спидометра и т. д. Если из путевого листа невозможно сделать однозначный вывод о маршруте следования, то работодателю не удастся доказать экономическую обоснованность затрат на ГСМ (постановления АС Московского округа от 08.04.2015 по делу № А40-108772/14, Северо-Кавказского округа от 11.09.2015 по делу № А32-1489/2013).

Итак, совсем без документа о пути следования командированного работника не обойтись, но у работодателя есть возможность использовать для этих целей другой документ — маршрутный лист. Он поименован в абз. 2 п. 7 Положения № 749 среди документов, подтверждающих использование автомобиля в рабочих целях и маршрут поездки. Форму маршрутного листа разрабатывает работодатель. При этом в бланке нужно предусмотреть графы для детального описания мест отправления и назначения. Обратите внимание, что маршрутный лист оформляют не вместо, а дополнительно к путевому листу.

Собранные в поездке документы-подтверждения работник представляет работодателю вместе со служебной запиской, в которой он указывает фактический срок пребывания в командировке (абз. 2 п. 7 Положения № 749).

Порядок действий работника в командировках на служебном или личном автомобиле, а также перечень документов, которые ему придется собрать, целесообразно прописать в локальном акте (положении, порядке). Кроме того, стоит разработать форму служебной записки с необходимыми графами, сделав ее приложением к такому акту. Это значительно облегчит документооборот.

Кстати

Отмена журналов учета командировочных — повод скорректировать должностную инструкцию

Это нужно, чтобы прописанные в документе обязанности совпадали с реальным функционалом работника.

Пока существовали командировочные удостоверения, п. 8 Положения № 749 обязывал работодателя вести учет работников, выбывающих (прибывающих) в командировку. Для этого Минздравсоцразвития России утвердило два журнала (приказ от 11.09.2009 № 739н; далее — Приказ № 739н). За них отвечал специально назначенный работник (п. 5 Порядка, утв. Приказом № 739н). Подобную обязанность также включали в должностную инструкцию.

Читать еще:  Справка для листка нетрудоспособности

Поскольку с 08.08.2015 отменили п. 8 Положения № 749, а с 19.10.2015 прекратили действовать и указанные журналы (приказ Минтруда России от 17.09.2015 № 646н), нужно скорректировать должностную инструкцию, исключив обязанность их вести. Достаточно подготовить новую редакцию документа и ознакомить с ним работника под роспись. Корректировка должностных обязанностей не является изменением его трудовой функции. Также целесообразно отменить приказ о назначении ответственного работника. Тем самым работодатель приведет документы в соответствие с законом и реальным положением дел.

Доказать срок командировки поможет командировочное удостоверение

Этот документ, несмотря на отмену, по-прежнему используют как свидетельство прибытия (убытия) работника к месту командирования.

Для безошибочного определения срока командировки нужны проездные документы. Без них используют договор найма квартиры или договор из гостиницы, в котором необходимо проверить следующую информацию: наименование организации, ФИО проживающего, цену номера, период проживания. Полный перечень важных сведений содержит п. 20 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 09.10.2015 № 1085.

Когда документа из гостиницы или договора от собственника жилья нет, пригодится командировочное удостоверение, схожий с ним документ и даже служебная записка от работника. Но в любом случае документ должен содержать подтверждение принимающей стороны о сроке прибытия и убытия командированного работника (абз. 4 п. 7 Положения № 749).

Работник вернет деньги, за которые не отчитался в полном размере

Кроме служебной записки о фактическом сроке командировки работнику предстоит отчитаться за полученные на поездку деньги (суточные, на аренду жилья, на оплату услуг автостоянки и т. п.). Независимо от средства передвижения для всех командированных на составление авансового отчета отводится 3 рабочих дня по окончании поездки (п. 26 Положения № 749). Отдельный письменный отчет перед руководителем понадобится, только если в компании его продолжают применять, так как по закону он не требуется.

Отчитаться за аванс полностью удается не всем. Некоторые сотрудники не предоставляют его или составляют на сумму, не совпадающую с полученной перед поездкой. В подобной ситуации у работодателя есть хорошие шансы вернуть все деньги, за которые работник не отчитался.

В таких спорах суды применяют п. 2 ч. 1 ст. 243 ТК РФ, и сотруднику придется нести полную материальную ответственность; ограничиться выплатой среднего заработка ему не удастся. Главное — доказать выдачу аванса (наличными или путем перечисления на счет) и отсутствие авансового отчета по полученным работником суммам. Причем наличие договора о полной материальной ответственности не требуется. Это подтверждают апелляционные определения Московского городского суда от 08.12.2014 по делу № 33-38946/2014, Воронежского областного суда от 26.05.2015 № 33-2627/2015.

А вот обязать работника вернуть деньги за проживание в период командировки в гостинице – юридическом лице, которое не внесено в ЕГРЮЛ — не удастся. В подобных спорах суды проверяют, мог ли работник возвращаться домой, и если такой возможности не было, то считают обоснованным найм жилого помещения. Конечно, при условии, что сотрудник представил кассовые чеки, документы из гостиницы и выполнил служебное задание.

В своих решениях суды подтверждают возможность взыскания с работника сумм, связанных с авансовыми выплатами при направлении в командировку. Но допускают это только в случае злоупотребления правом или фальсификации работником документов, которые обнаружились после утверждения авансового отчета. К тому же, по мнению судов, у командированного работника нет возможности проверить, находится ли гостиница на налоговом учете (апелляционные определения Воронежского областного суда от 23.08.2012 № 33-4504, Самарского областного суда от 11.08.2015 по делу № 33-8702/2015).

Но если у работодателя есть доказательства сокрытия работником денежных средств, то последнему придется возместить компании ущерб. Для этого нужно провести проверку и установить размер ущерба. Понадобятся письма из организаций, куда сотрудник был командирован, и гостиниц, где он проживал, выписки из счета и другие данные, — чтобы показать нецелевое расходование аванса на командировку (определение Московского городского суда от 26.02.2015 по делу № 33-3257).

В командировку на личном авто? Легко!

В один прекрасный день ваш сотрудник собрался ехать в командировку на личном автомобиле. И директор решил, что это для организации выгоднее, чем поездка на общественном транспорте.

Давайте рассмотрим, какие документы могут понадобиться для подтверждения расходов.

Комплект документов: все как обычно

Работодатель, направляя сотрудника в командировку, обязан возместить ему расходы по проезду к месту командировки и обратно. Размер таких возмещаемых расходов организация вправе установить самостоятельно. Например, может ввести ограничения по компенсации стоимости проездных билетов (при авиаперелете — не выше экономкласса, при проезде на поезде — не выше купе и т. д.).

Закрепить эти условия необходимо в локальном нормативном акте, например в положении о командировка При этом законодательными актами не установлено, каким именно видом транспорта сотрудник должен пользоваться. Следовательно, работник может поехать в командировку и на личном автомобиле, но с согласия руководителя организации.

Если все вопросы с руководителем согласованы, оформляются приказ, командировочное удостоверение и служебное задание в обычном порядке.

Сотрудник в течение 3 рабочих дней со дня возвращения из командировк должен представить в бухгалтерию на проверку авансовый отчет обо всех произведенных расходах. К нему необходимо приложит

  • командировочное удостоверение с отметками;
  • служебное задание с отчетом о проделанной работе;
  • чеки АЗС, счета из гостиницы и иные документы, подтверждающие произведенные расходы.
Читать еще:  Социальная льгота это

Если с документами все в порядке, то авансовый отчет передается на подпись руководителю. После его утверждения работнику возмещаются израсходованные деньги.

И вот тут важный момент. Как вы, наверное, уже поняли, еще до командировки требуется зафиксировать, какая именно сумма будет возмещаться работнику по расходам на проезд: все расходы по предоставленным работником чекам и иным подтверждающим документам или некая фиксированная сумма.

В связи с этим возможны два варианта.

«Налоговые» палки в колесах

ВАРИАНТ 1 (безопасный, но невыгодный). С сотрудником заключается соглашение о компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях.

Тогда ему должны выплатить компенсацию в размере, определенном в соглашении. Причем может быть предусмотрено, что:

  • сумма компенсации уже включает в себя расходы на ГСМ;
  • расходы на ГСМ компенсируются сверх суммы, определенной соглашением, по подтверждающим документам.

Но в целях налогообложения сумма компенсации учитывается лишь в пределах норм, установленных законодательн Такова позиция

Так, учитываемая в расходах сумма для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя:

  • до 2000 куб. см — 1200 руб. в месяц;
  • свыше 2000 куб. см — 1500 руб. в месяц.

В установленных нормах уже учтены все затраты, возникающие в процессе эксплуатации автомобиля (износ, ГСМ, материалы, ремонт). Обратите внимание на то, что нормы установлены за месяц. И если командировка длилась меньше месяца, то размер учитываемой в расходах компенсации придется рассчитывать пропорционально дням, проведенным в командировк

Раз нигде не оговаривается вид «командировочного» транспорта, значит, работник может поехать хоть на велосипеде. Опять же, экономия на ГСМ

Выплаченная работнику сумма компенсации, превышающая установленные нормы, не уменьшает базу по налогу на прибыл

Когда работники используют свой личный транспорт в служебных целях, налоговики рекомендуют оформлять путевые листы для подтверждения произведенных расходо

А вот суды считают, что в этом нет необходимости. Они отмечают, что оформление путевых листов в такой ситуации законодательством не предусмотрен Ведь путевые листы применяются в целях учета работы принадлежащего организации автотранспорта и не предназначены для учета поездок работников на своих личных автомобилях, даже если это служебные поездки.

Но в нашем случае путевой лист лучше оформить. Такой документ позволит подтвердить реальные расходы на топливо, если он будет содержать информацию о фактическом пробеге автомобиля, расходе ГСМ, маршруте следования.

Оформление командировки на личном транспорте

С принятием поправок в ТК РФ и ряд подзаконных актов перечень документов, необходимых для оформления командировки на личном автотранспорте, существенно сократился. Основанием для направления работника в поездку считается приказ работодателя по форме Т-9 или Т-9А. Бланк Т-9А применяется при командировке нескольких сотрудников.

Особенности поездки

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

+7 (812) 317-50-97 (Санкт-Петербург)

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!

Для компенсаций затрат на ГСМ, ремонт, амортизацию автомобиля необходимо, чтобы командировка на личном автомобиле была согласована с работодателем.

Возможность отправляться в компенсируемую работодателем поездку на личном авто может быть указана в трудовом договоре или отдельном соглашении.

Организации вправе принимать локальные акты, регулирующие порядок компенсации сотрудникам расходов на поездку с использованием личного транспорта персонала. Соответствующие нормы также могут быть предусмотрены в коллективном договоре.

Работник должен сохранять квитанции и чеки за потраченные ГСМ, ремонт автомобиля. Подтверждения оплаты должны быть и в случае, если ГСМ приобретались безналичным расчетом и за счет бонусной карты.

Что говорит закон?

Порядок командировки, в том числе на транспорте работника, регулируется ТК РФ и подзаконными актами.

В гл. 24 ТК РФ приводится определение командировки, обозначаются гарантии сотруднику и порядок возмещения потраченных сумм в различных условиях служебных поездок.

Особенности направления сотрудников в командировку устанавливаются Положением, введенным в действие Постановлением Правительства РФ № 749 от 29.07.2008 г.

В качестве разъясняющих документов в 2019 году введен Приказ Минфина РФ № 33н. Вопросы налогообложения разъясняются в Письме Минфина № 03-03-06/2238 (Разъяснения Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики).

Командировка на личном транспорте

Сотруднику, отправляясь в командировку на личном автомобиле, нужно согласовать с работодателем время и маршрут поездки.

Информация может быть указана в путевом листе. Его форма и порядок заполнения установлены Приказом Минтранса РФ № 152 от 18.09.2008 г.

Обязательные реквизиты бланка указаны в разделе 2 Приказа. Он должен содержать:

  • наименование автомобиля;
  • информацию о времени действия путевого листа;
  • информация о собственнике машины;
  • сведения о водителе.

В качестве подтверждающих документов нужны свидетельство о регистрации машины и действующая страховка.

В бюджетной организации

Компенсация за использование личного автомобиля сотрудника бюджетной организации проводится в общем порядке. Командировка оформляется приказом руководителя организации.

В документе может быть обозначено, что специалист отправляется в поездку на собственном транспорте.

Порядок компенсации может устанавливаться местными регламентами в организации и распространяется на государственных (муниципальных) служащих и других сотрудников бюджетной сферы.

Несколько сотрудников

Возмещение будет предоставлено сотруднику, которому принадлежит машина.

Остальные работники получают суточные, компенсацию за проезд (в случае, если они оплачивали ГСМ или проводили ремонт машины за свой счет).

Компенсации также подлежат затраты на аренду жилья и другие расходы, согласованные с работодателем.

Директора

Командировка директора на личном транспорте возможна на общих основаниях.

Читать еще:  Спонсоры для инвалидов

Компания может ему компенсировать расходы, если поездка была согласована с учредителями (участниками) или если это предусмотрено в локальном акте организации.

При командировке директора на служебной машине расходы за использование транспортного средства несет его собственник — юридическое лицо.

На автомобиль должен быть оформлен полис ОСАГО, за счет которого покрываются расходы на ремонт автомобиля или выполняется ремонт. Это возможно, если водитель не является виновным в аварии.

Возможность компенсации за ДТП не по вине откомандированного сотрудника также должна быть предусмотрена в трудовом договоре или дополнительном соглашении — между работодателем и работником.

В документе предусматривается возможность полной компенсации за ДТП или компенсации части расходов, которые не покрывает сумма страхового возмещения.

Если виновником аварии признан откомандированный сотрудник, то выплат он не получает.

Если потребовался ремонт

Ситуация спорна, так как работодатель может обвинить сотрудника в ненадлежащем уходе за машиной и ссылаться на то, что поломка была скрытой и возникла еще до отправления в командировку.

Возможность компенсации зависит от характера поломки. Если неожиданно пробило колесо, то работодатель может компенсировать затраты на шиномонтажные работы, приняв чек от сотрудника. Возможность компенсации решается в индивидуальном порядке.

Использование в поездке услуг такси

Такие расходы могут быть компенсированы, но необходимо письменное подтверждение затрат.

Желательно пользоваться услугами лицензированных перевозчиков, которые по окончании поездки могут выбить чек за оказанные услуги и полученную от откомандированного сотрудника оплату.

Как написать служебную записку на командировку? Образец тут.

Порядок оформления

Командировка оформляется письменным распоряжением работодателя. Подготовкой документов занимается отдел кадров.

Продолжительность отъезда сотрудника также определяет руководитель организации.

Какие документы нужны?

Для оформления командировки необходимы:

  • приказ работодателя;
  • авансовый отчет;
  • путевой лист;
  • служебная записка.

Форма таких документов может разрабатываться компанией самостоятельно. Отчет сотрудника необходим для того чтобы подтвердить понесенные расходы и предоставить работодателю соответствующую финансовую информацию.

Приказ

Приказ оформляется по распоряжению работодателя.

Документ содержит информацию о сотруднике, его табельном номере, месте и продолжительности командировки.

Документ должен быть подписан работодателем и предоставляется сотруднику для ознакомления под роспись. В распоряжение может вноситься информация о продлении командировки.

Бланк приказа о направлении в командировку формы Т-9 тут,

образец написания приказа о направлении в командировку тут.

Командировочное удостоверение

Оно необязательно, но может оформляться на усмотрение работодателя. Удостоверение носит уполномочивающий характер.

По завершении командировки документ возвращается в отдел кадров. Срок действия удостоверения может продлеваться.

Бланк командировочного удостоверения формы Т-10 тут,

образец написания командировочного удостоверения тут.

Путевой лист

Документ обязателен для откомандированного работника. У бланка есть срок действия.

В путевом листе указывается информация о машине, сведения о водителе и собственнике. Обозначается длительность и маршрут поездки.

Служебная записка

Служебная записка оформляется на имя работодателя. В ней содержится информация о поездке, сумме понесенных расходов.

Записка может быть удостоверена работодателем и предоставляется в бухгалтерию.

Образец служебной записки здесь.

Компенсация расходов

Сотруднику компенсируются:

Подсчетом расходом занимается бухгалтерия. Она же определяет обоснованность затрат сотрудником личных средств на использование автомобиля в рабочих целях. Окончательно сумму компенсации определяет работодатель.

Чем подтвердить?

Расходы можно подтвердить любыми документами. Главное, чтобы затраты соответствовали целям поездки.

В качестве документов могут быть использованы квитанции, чеки и другие платежные сведения.

Списание ГСМ

Затраты на оплату ГСМ определяются с учетом расстояния поездки, стоимости горючего. Работнику компенсируются фактически понесенные расходы на заправку машины.

Выплаты также могут зависеть от объема двигателя машины и расхода горючего, указанного в руководстве к эксплуатации ТС.

Как осуществляется оплата?

Подсчет выплат возможен только с учетом путевого листа, служебной записки и представленных подтверждений расходов.

Оплата может осуществляться наличными или зачислением компенсации на карту работника. Предусмотрена возможность выплат денег сотруднику еще до начала поездки.

Вопросы налогообложения

Расходы на командировку на сумму свыше 1500 рублей включаются в налоговую базу.

Если поездка на машине необходима для командировки за границу, налогами облагаются расходы свыше 2500 рублей.

Информация о затратах на командировку сотрудников должна быть указана в ежегодной декларации.

Как оплачивается командировка в выходные дни? Информация здесь.

Как составить авансовый отчет по командировке? Подробности в этой статье.

Судебная практика

В 2019 году единообразия судебной практики по вопросам компенсаций работникам за командировку не наблюдается. Основные вопросы связаны с обоснованностью использования личного авто в рабочих целях.

Возможны ситуации, когда работодатель на словах согласен компенсировать расходы на поездку, но позже отказывается выполнять свои обязательства.

Подобные споры требуют помощи квалифицированного специалиста и рассматриваются судом с учетом представленной сторонами доказательственной базы.

На видео о выплате суточных

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

  1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
  2. Позвоните на горячую линию:
    • Москва и Область — +7 (499) 110-56-12
    • Санкт-Петербург и область — +7 (812) 317-50-97
    • Регионы — 8 (800) 222-69-48

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector