Невостребованные трудовые книжки при ликвидации организации

Невостребованные трудовые книжки при ликвидации организации

— 23.09.2018, 20:52 Происходит ликвидация предприятия.

Ведь трудовая книжка – это не тот документ, при заполнении которого можно ошибаться. Поэтому все нужно сделать правильно.

Кто подписывает трудовые книжки при ликвидации?

Как происходит заполнение трудовой книжки при ликвидации? Образец, подготовленный нашими специалистами, вы найдете в статье.

О ликвидации организации и связанным с этим обстоятельством увольнении персонала работодатель должен предупредить работников заранее. Сделать это нужно за два месяца под роспись, вручив сотрудникам уведомление об увольнении при ликвидации предприятия (подробнее об этом см., «»). Если работники согласны на досрочное увольнение, то истечения двухмесячного срока дожидаться не нужно.

Их можно уволить раньше, взяв письменное согласие на увольнение (ст.

180 ТК РФ). На практике организации ликвидируются, как в добровольном, так и в принудительном порядке (п.

2,3 ст. 61 ГК РФ). Так, через суд компания может быть упразднена в следующих случаях:

  • при создании организации нарушено действующее законодательство, при условии, что имеющиеся нарушения носят неустранимый характер;
  • организация ведет деятельность без нужных разрешений или лицензий, при условии, что такая деятельность подлежит обязательному лицензированию;
  • организация ведет запрещенную деятельность.

Походит к концу срок предупреждения о ликвидации, не за горами увольнение.

При ликвидации ООО запись в трудовой книжке делается по каким правилам? Давайте разбираться. В связи с ликвидацией можно производить увольнения даже в тех случаях, когда, по общему правилу, увольнение запрещено (ч.

6 ст. 81 ТК РФ). Например, можно уволить сотрудников, в период их нетрудоспособности или во время отпуска (ежегодного оплачиваемого, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком). Также, возможно увольнение беременной при ликвидации организации («»).

При ликвидации организации запись в трудовой книжке делается в следующем порядке (п. 5.3 Инструкции, утв. постановлением Минтруда России от 10.10.2003 г. № 69):

  • запись в трудовой книжке вносится в раздел «Сведения о работе»;
  • указывается порядковый номер записи;
  • указывается дата увольнения работника при ликвидации;
  • делается запись в трудовой о ликвидации предприятия по п.1 ст. 81 ТК РФ;
  • запись заверяется подписями лица, ответственного за ведение трудовых книжек, самого работника и печатью организации (при ее наличии);
  • указывается дата и номер приказа об увольнении.

Нагляднее всего заполнение трудовой книжки при ликвидации продемонстрирует образец, подготовленный нашими специалистами.

Также вы можете образец заполнения трудовой книжки при ликвидации в формате Word. Добавим, что частным случаем прекращения деятельности является ликвидация филиала. Запись в трудовой книжке работника обособленного подразделения должна содержать название филиала и его адрес (абз.

2 ч. 2 ст. 57, ч. 4 ст. 81 ТК РФ, п. 3.1 Инструкции, утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 №69).

Рассмотрим на примере, как в такой ситуации заполняется трудовая книжка.

Что делать с невостребованной трудовой книжкой в 2019 году

Ситуации при которых увольняются работники могут быть совершенно разными. Например, в день увольнения работник на работу не пришел, а соответственно, не подписал приказ о своем увольнении, а также не получил трудовую книжку. Работодатель может связываться с работником по телефону, а также обращаться по месту его проживания указанному в личной карточке. Но не всегда удается найти работника. В статье разберемся как уволить работника в этой ситуации, а также что делать с невостребованной трудовой книжкой.

Порядок увольнения работника в случае его неявки на работу

Если работник не явился в свой последний рабочий день – он же день увольнения, то порядок увольнения должен быть следующим:

  • Зафиксировать неявку работника. Как правило заявление работник написать успевает. В этом заявлении стоит дата последнего рабочего дня, а значит и дата увольнения. Отозвано такое заявление работником не было. Зафиксировать неявку работникам нужно специальным актом. Нужен он для того, чтобы в последствии можно было подтвердить отсутствие работника документально, а также для того, чтобы снять вину с работодателя в том, что в последний рабочий день он не вручил работнику трудовую. Приведем образец такого документа.
  • Издать приказа. Приказ о прекращении трудового договора издать работодатель должен в любом случае, при этом не имеет значение присутствовал работник в свой последний рабочий день или нет. Если работник на работу не явился, в приказе нужно сделать соответствующую отметку о том, что возможности донести приказ до сведения работника нет (84.1 ТК РФ).
  • Внести запись в трудовую книжку. Такую запись в книжку вносят на основании изданного приказа. Запись в книжке вносит кадровый сотрудник, ответственный за ведение трудовых, после чего заверяет запись подписью и печатью. По правилам в трудовой книжке также должен расписаться работник, но так как он отсутствует сделать это невозможно (Читайте также статью ⇒ Запись в трудовой при увольнение ИП).
  • Внести запись в личную карточку. Личная карточка работника также закрывается. Для этого в разделе XI «Основания прекращения трудового договора (увольнения)» вносят основания для прекращения трудового соглашения с работникам, а также указываются реквизиты приказа об увольнении. В личную карточку также можно внести отметку о том, что ознакомится с записью работника не представляется возможным.
  • Направить работнику уведомление. Если связаться с работником по телефону не удается, то ему направляется уведомление о том, что необходимо явиться за трудовой или дать свое согласие на то, что книжка будет отправлена по почте. Отправить такое уведомление можно не только по одному адресу, но и по всем известным работодателю адресам. Отправить же книжку по почтой можно только в том случае, если он на то дал свое согласие (п.36 Правил ведения трудовых книжек №225). Приведем пример такого уведомления.
Читать еще:  Как обжаловать незаконную эвакуацию автомобиля

Что делать с невостребованной трудовой книжкой

Важно! Направлять трудовую книжку по почте без предварительного согласия работника нельзя.

Отправляя трудовую по почте важно проследить за сохранением всех подтверждающих документов. При возникновении трудового спора такие документы помогут доказать, что работодатель в данной ситуации действовал на основании трудового законодательства (Читайте также статью ⇒ Вкладыш в трудовую книжку).

Если уволенный сотрудник не дал свое согласие на отправку ему трудовой по почте, то работодатель обязан ее хранить у себя «до востребования».

Важно! Трудовая книжка, невостребованная уволенным работником должна храниться в организации 75 лет.

Порядок действий при отправке трудовой по почте

В том случае если работник дал письменное согласие на отправку трудовой по почте, работодатель должен действовать следующим образом:

  • Письмо с уведомлением отправить как заказное с описью вложения и уведомлением о вручении письма;
  • Получив от работника согласие в письменном виде с адресом для отправления, направить работнику трудовую книжку. Письмо с книжкой также отправляется с описью вложения, а также с уведомлением о вручении письма;
  • Полученное уведомление о вручении письма с трудовой работнику, а также опись и квитанции об отправлении необходимо сохранить.

Выводы

Работодателю важно соблюдать верный алгоритм действий в том случае, если работник не явился в последний рабочий день на работу. Для этого необходимо всеми возможными способами оповести работника о необходимости получить свою трудовую, либо дать свое согласие на отправку книжки по почте. Только в том случае, если согласие от работника получено и оно в письменном виде, работодатель имеет право направить трудовую книжку по почте. В противном случае хранить трудовую книжку в организации необходимо в течение 75 лет (Читайте также ⇒ Дубликат трудовой книжки).

Читать еще:  Чем отличается подрядчик от исполнителя в договоре

Невостребованные трудовые книжки хранятся в организации после увольнения

Это означает, что а) она имеет длительный срок хранения и б) она подлежит полному оформлению. То есть это – обычный документ, хранение которого нужно обеспечить в соответствии с общими правилами. Срок хранения невостребованных трудовых книжек – 50 лет, если они завершены в 2003 году и позже, и 75, если до 2003 года (ст. 22.1 ФЗ «Об архивном деле в РФ», ст. 664 Перечня от 2010 года). Ориентироваться при определении срока нужно на дату последней записи в трудовой книжке. Если на письменный запрос никто не отреагировал, невостребованные трудовые книжки оформляются на хранение. Как уже было сказано, они подлежат полному оформлению, но немного не так, как обычный документ. Трудовую книжку нужно положить в конверт (каждую в отдельный), и сшить эти конверты как положено. Нумеровать тоже нужно конверты.

Невостребованные трудовые книжки

Ответственные за хранение В каждой крупной компании ответственными за хранение трудовых книжек является один или несколько сотрудников отдела кадров. В небольших организациях эту должность могут совмещать специалисты других отделов, например, бухгалтеры или секретари. Директор организации самостоятельно назначает ответственного, оформив соответствующий приказ, который составляется в свободной форме.

Нормативы и регламент ведения, хранения и учета трудовых книжек

Как долго на предприятии должен храниться трудовая книжка, по увольнению?

Нюансы при оформлении и хранении трудовых книжек Бывают случаи, когда в компании отсутствует сургучная печать. В таком случае книгу учета желательно опломбировать. Процесс изготовления пломбы прост. Концы скрепляющей книгу нити следует вывести к внутренней стороне обложки.

Там оба конца склеивают между собой двумя бумажными квадратиками. Затем полученную пломбу закрепляют внутри книги к обложке и ставят на нее обычную печать компании. Также допускается проставление печати кадровой службы.

Сколько хранятся трудовые книжки не полученные работником?

Российским Трудовым кодексом предусмотрена следующая процедура. В день увольнения (он же является последним рабочим днем) сотрудник приходит в кадровую службу, подписывает приказ об увольнении и получает на руки свою трудовую книжку со всеми необходимыми записями. Если же он не появился либо пришел, но отказывается забирать трудовую, то кадровик должен отправить увольняющемуся письмо, чтобы тот приехал за документами или согласился на получение ТК по почте.
Не полученную вовремя трудовую организация отдает в течение трех дней после письменного обращения бывшего сотрудника. Все вышесказанное регламентируется статьей 84.1 Трудового кодекса. Если же уволенный работник так и не появляется за трудовой книжкой, то компания обязана ее хранить у себя 75 лет.

8.4 учет и хранение трудовых книжек

Наказание за подобные нарушения ждет не только директора предприятия, но и других уполномоченных лиц, которые имеют доступ к трудовым книжкам и занимаются их оформлением. Кроме того, работодатель будет нести ответственность и в случае кражи или уничтожения заполненных бланков книжек, если такое событие произошло по его вине или в связи с халатностью. Приказ об ответственности Передача трудовых книжек и дел, связанных с ними, происходит после подписания приказа об ответственности. В вопросе оформления и хранения трудовых книжек ответственный по ним отчитывается непосредственно начальству предприятия в случае каких-либо изменений.

Хранение копий трудовых книжек работников после увольнения

Форум кадровиков. Кадровое делопроизводство » Кадровое делопроизводство Приветствуем Вас на форуме кадровиков-профессионалов и новичков в кадровом деле, уважаемые коллеги! На нашем форуме уже более 250.000 сообщений, более 26.000 тем, а главное — у нас всегда отличный коллектив и дух взаимопомощи. Просьба к гостям-новичкам, пожалуйста, ПОЛЬЗУЙТЕСЬ ПОИСКОМ НА ФОРУМЕ! На большинство вопросов ответы уже даны. Пожалуйста, будьте взаимовежливы. Наш с Вами форум — для приятного профессионального общения, сотрудничества и взаимопомощи. И, пожалуйста, не оставляйте в форуме активных ссылок на другие ресурсы — это понижает рейтинг нашего сайта в поисковых системах яндекс и др. Также для Вас чат кадровиков Отписаться от сообщений с форума Мнение администрации форума может не совпадать с мнением участников форума.

Читать еще:  Сколько налогов платит работодатель за работника

Что делать с невостребованной трудовой книжкой?

Кроме того, руководитель, которого ранее уже привлекали к ответственности за подобное нарушение, может быть освобожден от занимаемой должности сроком от 1 до 3 лет. Хранение Такая важная документация, как трудовые книжки, должна в обязательном порядке храниться в несгораемом сейфе. Если такая возможность отсутствует, следует использовать надежный шкаф, запираемый на ключ.

Здесь же должны храниться и пустые бланки, которые выдаются ответственному за их ведение лицу по составленному в произвольной форме заявлению. В конце каждого месяца кадровик, ответственный за трудовые книжки, представляет отчет в бухгалтерию, в котором содержится информация о текущем наличии пустых бланков и суммах, которые были полученные за оформление, если оно осуществлялось. Это касается также вкладышей.

  • Как организовать передачу дел в архив при ликвидации организации?
  • Часто задаваемые вопросы
  • Запись в трудовой книжке при ликвидации
  • Правила ведения и хранения трудовых книжек
  • Невостребованные трудовые книжки при ликвидации организации

Как организовать передачу дел в архив при ликвидации организации? Внимание Форум портала «Архивы России» Нормативная база архивного дела Правила Учет трудовых книжек в архиве PDA Просмотр полной версии : Учет трудовых книжек в архиве Пароварка 07.10.2010, 11:32 Здравствуйте. Помогите, пожалуйста. :confused: Как вести учет невостребованных трудовых книжек, поступивших при ликвидации организации. 1. Какова форма описи для невостребованных трудовых книжек? 2. Если она стандартная, то что ставить в графе «Крайние даты»? 3.

Инструкции № 30). Запись об увольнении должна быть внесена в трудовую книжку в день увольнения (п. 15 Инструкции № 30). В этот же день трудовая книжка должна быть выдана работнику (часть седьмая ст. 50 ТК).Пункт 9.7 Основных правил работы архивов организаций9.7. При ликвидации организации ее документы подлежат передаче в организацию, являющуюся ее правопреемником.9.7.1.

При ликвидации организации, являющейся источником комплектования государственного архива, без правопреемника документы постоянного срока хранения и документы по личному составу передаются в архив вышестоящей организации. В случае невозможности передачи документов в вышестоящую организацию по решению комиссии, образованной для передачи дел и имущества (ликвидационной комиссии), согласованному с соответствующим органом управления архивным делом, эти документы передаются в государственный архив.9.7.2.
Исключением считается выдача оригинала трудовой в случае оформления работником пенсии в связи с достижением определенного возраста. Книжка выдается только под расписку ее владельца, который снимает всю ответственность за ее сохранность с кадровиков на период, указанный в просьбе о выдаче. Трудовую книжку могут потребовать и при оформлении досрочной пенсии. Но данная ситуация не предполагает выдачу оригинала бланка. Работнику обязаны выдать выписку из трудовой или ее копию в течение трех дней с момента подачи письменной просьбы. Подобные вопросы рассматриваются в Правилах ведения трудовых и такое вышеуказанные решения являются законными. Если же трудовую выдадут без составления расписки, всю ответственность за ее потерю будет нести кадровик. Следует отметить, что даже в случае подачи расписки данный работник отдела кадров понесет наказание, если причина выдачи книжки была неуважительной.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector