Выдача документов при увольнении Консультант Плюс

Какой пакет документов выдавать работнику при увольнении

При увольнении работодатель обязан выдать работнику целый пакет документов. Составим точный перечень обязательных к выдаче документов и расскажем, кто их готовит и как их правильно выдать.

Семь обязательных документов


1. Трудовая книжка

Чтобы доказать, что книжка была выдана вовремя, дату выдачи фиксируют в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Форма книги утверждена Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 (в ред. от 31.10.2016).

Если работник отсутствует на работе в день увольнения, нужно направить ему уведомление о необходимости прийти за трудовой книжкой или написать согласие на отправку ее по почте. В этом случае работодатель освобождается от ответственности за задержку трудовой книжки.

2. Расчетный листок

Трудовой кодекс РФ обязывает закрепить на локальном уровне (в приказе или в локальном акте) и форму листка, и порядок его выдачи.

При проверках государственные инспекторы труда требуют подтвердить получение работниками расчетных листков. Если вы рассылаете их по электронной почте, можно просто показать соответствующие сообщения. А выдачу обычных бумажных расчетных листков подтвердить может только расписка работника в его получении.

Заведите отдельный журнал учета выдачи листков или просите работников расписываться в отрывной части листка.

Напомним, что невыдача расчетных листков является нарушением трудового законодательства и наказывается по ч. 1 ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях (КоАП РФ): организациям грозит штраф до 50 тыс. руб., индивидуальным предпринимателям — до 5 тыс. руб.

3. Справка о сумме заработка за два года

Форма и правила заполнения справки установлены Приказом Минтруда России от 30.04.2013 № 182н (в ред. от 09.01.2017).

Готовит справку обычно бухгалтер, а вот выдать ее может и кадровый работник вместе с остальными документами. Пункт 3 ч. 2 ст. 4.1 Федерального закона № 255-ФЗ не содержит прямого требования о письменной фиксации факта выдачи справки. Но при проверках инспекторы смотрят, выполняет ли работодатель установленную обязанность, и могут оштрафовать его за отсутствие документов, подтверждающих выдачу работнику справки о заработной плате.

4. Форма СЗВ-М

Копировать весь отчет нельзя, иначе раскроете персональные данные других работников.

Форма приведена в Постановлении Правления Пенсионного фонда РФ от 01.02.2016 № 83п. Заполнить нужно все разделы, но в разделе 4 указать сведения по одному работнику. Готовит форму, как правило, бухгалтер. А вот выдать может любой специалист, главное — взять подтверждение, что работник получил документ при увольнении.

5. Форма СЗВ-СТАЖ

Форма документа и порядок заполнения установлены Постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 11.01.2017 № 3п. Форму СЗВ-СТАЖ выдавать нужно также под роспись.

Готовит этот документ тот, кто сдает отчеты в Пенсионный фонд РФ, чаще всего это бухгалтер. Выдать его работнику может и кадровик — в составе всего пакета.

6. Выписка из раздела 3 «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах» расчета по страховым взносам

Имейте в виду, что эта выписка выдается также гражданам, работающим по гражданско-правовым договорам.

7. Выписка из ДСВ-3 «Реестр застрахованных лиц, за которых перечислены дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию и уплачены взносы работодателя»

Как подтвердить, что работник получил документы

1. Взять с работника расписку, подтверждающую, что он получил все необходимые документы (пример 1).

2. Завести специальный журнал учета выдачи документов. Утвержденной формы такого журнала нет, вы можете разработать любую удобную для вас учетную форму (пример 2).

3. Оставлять в организации копии документов, на которых работники делают отметку о получении своего экземпляра. В этом случае будет возможность документально подтвердить, что документ был оформлен правильно и полно.

Читать еще:  Переход из одной налоговой инспекции в другую

Если работник отказывается получить документы в день увольнения, зафиксируйте это в отдельном акте при свидетелях. Если работник не забрал документы сам, а дал разрешение отправить их по почте, сохраняйте все почтовые документы, подтверждающие факт отправки.

Документы от работодателя при увольнении 2019

Статьи по теме

Если сотрудник увольняется, необходимо оформить и выдать ему документы в соответствии с требованиями трудового законодательства. Читайте о том, какие документы работодатель должен выдать при увольнении в 2019 году и как это сделать.

Документы от работодателя при увольнении в 2019 году

Порядок расторжения трудовых отношений и обязательной выдачи работнику всех необходимых документов определяет статья 84.1 ТК РФ. В день прекращения трудового договора наниматель обязан выдать работнику трудовую книжку и полностью рассчитать его в соответствии со статьей 140 ТК РФ. Кроме того, по письменному заявлению работника он также обязан передать заверенные копии документов, связанных с его работой.

При увольнении сотрудника в 2019 году надо выдать следующие документы:

  1. Трудовая книжка работника (а также медицинская книжка — при наличии);
  2. Справка о заработке за два последних календарных года;
  3. Копия СЗВ-СТАЖ;
  4. Копия СЗВ-М;
  5. Копия раздела 3 расчета по страховым взносам.
  6. Сведения из реестра застрахованных лиц по форме ДСВ-3 (в случае уплаты дополнительных взносов на накопительную часть пенсии)
  7. Документы по заявлению сотрудника: 2-НДФЛ, копии приказов о приеме на работу, о переводах на другую должность, приказа о расторжении договора, справка о зарплате для центра занятости.

Теперь подробно расскажем о каждом документе, который надо выдать работнику.

Основной документ от работодателя при увольнении 2019

Трудовая книжка основной документ, который наниматель выдает при уходе сотрудника. Запись в трудовую книжку об основании и о причине прекращения трудового договора надо вносить по формулировкам ТК РФ или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт.

При расчете в трудовой необходимо заполнить все четыре столбца, которые содержит книжка:

  1. Номер записи — номер определяют по количеству уже ранее внесенных в книжку записей, записывая порядковый номер текущей записи.
  2. Дата увольнения — число и год расторжения договора;
  3. Запись об увольнении с основанием по ТК РФ — необходимо указать основание, по которому расторгнуты трудовые отношения, прописать конкретную статью ТК РФ (без сокращений);
  4. Реквизиты приказа — здесь пишут реквизиты (номер и дату) приказа о расторжении трудового контракта.

Какие справки при увольнении должен выдать работодатель в 2019 году

Справка о заработке за два последних календарных года — основная информация. Форма утверждена приказом Минтруда России от 30.04.13 № 182н.

В форме четыре раздела:

  1. Об организации или ИП;
  2. О работнике;
  3. Обо всех выплатах работнику со страховыми отчислениями в фонды (зарплата и другие вознаграждения). Эти выплаты указываются по годам с занесением в отдельную строку информации за каждый год.
  4. О количестве дней нетрудоспособности (по каждому году в отдельной строке) с сохранением среднего заработка без страховых отчислений. Эти данные называются исключаемыми периодами.
  • заносится в отдельную строку;
  • должен иметь дату начала и дату конца;
  • количество календарных дней этого периода должно быть записано и цифрами, и прописью;
  • надо назвать каждый исключаемый период: «временная нетрудоспособность», «отпуск по беременности и родам», «отпуск по уходу за ребенком».

Справка 2-НДФЛ. Для получения 2-НДФЛ сотрудник должен написать заявление. Число обращений за справкой 2-НДФЛ к работодателю не ограничено. В случае ее утраты бывший сотрудник может повторно обратиться к бывшему работодателю. Отказать работнику в выдаче этой информации нельзя, возможен штраф.

Читать еще:  Получение ВНЖ в Болгарии для россиян

В 2019 году работодателям придется заполнять два бланка 2-НДФЛ: для инспекции и для сотрудников. Их потребуется уже оформлять при отчете за 2018 год. Подробнее смотрите в статье — 2-НДФЛ 2019>>

Есть и другие формы документов, копии которых сотрудник вправе получить по требованию: копии приказов о приеме на работу, о переводах на другую должность, приказа об увольнении, справка о зарплате для центра занятости.

Другие документы от работодателя при увольнении

Копия СЗВ-СТАЖ. В случае расторжения трудовых отношений всем работникам нужно выдавать копии СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ.

СЗВ-СТАЖ надо заполнять по-новому. Изменения вступили в силу в ноябре 2018 года.

Уволенному работнику надо выдать копию СЗВ-СТАЖ с типом «Исходная». Не имеет значения, вышел сотрудник на пенсию или нет. СЗВ-СТАЖ нужно выдать всем сотрудникам, которые покидают компанию. А также подрядчикам, с которыми прекратил действовать договор. Не важно, попросил сотрудник отчет или нет. Выдать документ нужно в день ухода или окончания договора.

Кстати, сотрудник в любое время вправе попросить, чтобы компания выдала ему индивидуальные сведения. В таком случае подготовьте их в течение 5 календарных дней с момента, когда получили заявление о выдаче.

СЗВ-СТАЖ на бумаге заполняйте чернилами или шариковой ручкой любых цветов, кроме красного и зеленого (п. 1.2 приложения 5 к постановлению Правления ПФР от 11.01.17 № 3п).

При уходе сотрудника надо подготовить и сдать в ПФР сведения о его страховом стаже. В 2019 году изменились форма и правила заполнения отчета (Постановление Правления ПФР от 06.12.2018 № 507п).

Срочно: Фонд требует корректировку в СЗВ‑СТАЖ, если вы не учли новые правила заполнения формы

Проверьте, как вы отразили отпуска сотрудников в отчетности.

Копия СЗВ-М. Когда сотрудник покидает компанию, надо подготовить индивидуальную копию отчета СЗВ-М — она может понадобиться работнику в дальнейшем. Форма СЗВ-М утверждена постановлением правления ПФР от 01.02.2016 № 83п.

Копию полного отчета СЗВ-М с данными обо всех работниках, который компания сдает в Пенсионный фонд, выдавать на руки работнику не нужно, так как это персональные данные, являющиеся тайной и разглашать их нельзя (ст. 7 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ).

Штрафов за невыдачу копии СЗВ-М не предусмотрено законом, но если работнику все же нужны эти справки, он может обратиться с жалобой в трудовую инспекцию, прокуратуру или суд. Такой риск существует, поэтому, если работник потребовал СЗВ-М на руки, надо выдать сведения. А чтобы после не возникло споров, лучше получить письменное подтверждение передачи сведений. Подробности в статье: СЗВ-М при увольнении сотрудника в 2019 году

Копия раздела 3 расчета по страховым взносам. Подготовьте копию раздела 3 расчет по страховым взносам на увольняющегося сотрудника. Укажите данные о работнике, которому начислялись выплаты (ИНН, СНИЛС, Ф.И.О., дату рождения, гражданство, пол, серию и номер паспорта), признак застрахованного лица.

Сведения из реестра застрахованных лиц по форме ДСВ-3. Форма утверждена постановлением Правления ПФР от 09.06.2016 № 482п. Выдать ее надо при уплате дополнительных взносов на накопительную часть пенсии.

Штрафы за нарушения работодателем порядка выдачи документов при увольнении в 2019 году

Если не выдать сотруднику положенное в расчетный день, то трудовая инспекция может оштрафовать и организацию, и руководителя. Штраф по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ составит:

  • для организации — от 30 000 до 50 000 рублей
  • для должностных лиц — от 1 000 до 5 000 рублей;
  • для ИП — от 1 000 до 5 000 рублей.
Читать еще:  В каком году заканчивается приватизация земли

За повторное нарушение сумма штрафа увеличивается:

  • для организации — от 50 000 до 70 000 рублей;
  • для должностных лиц — от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификация на срок от 1 года до 3 лет (статья 5.27 КоАП РФ);
  • для ИП — от 10 000 до 20 000 рублей.

Полный список документов при увольнении работника

Обязательные и необязательные формы документации

На основании ст. 84.1 ТК РФ в день увольнения производят окончательный расчет с работником, а также выдают ему бумаги, отражающие сведения о деятельности человека в этой компании. Перечислим, какие документы нужны при увольнении (их выдают обязательно):

  1. Трудовая книжка. Оформлять можно накануне дня расторжения договора, выдавать надо лично в руки сотруднику под подпись в последний день работы. Если нет такой возможности, получить согласие на отправление почтой либо хранить в организации до обращения владельца.
  2. Медицинская книжка (при наличии). Никаких записей в ней делать работодателю нельзя.
  3. Расчетный лист. В нем перечисляют суммы, заработанные за отработанные в текущем месяце дни, компенсационные выплаты (например, за непредоставленный отпуск), удержанные суммы на основании закона, решений суда, исполнительных листов, прочих оснований.
  4. Справка о зарплате (форма 182н) за текущий год и 2 предшествующих. Выдается лицом, отвечающим за ведение бухгалтерии в организации, для предоставления новому работодателю или в органы ФСС для начисления пособий по временной нетрудоспособности, в том числе в связи с беременностью и родами.
  5. Заполненный персональными данными сотрудника раздел 3 расчета по страховым взносам. Оформляется с начала квартала до даты расторжения трудового договора.
  6. Выписка из формы СЗВ-СТАЖ. Заполнять в ней графу 14 необходимо только в том случае, если расторжение трудового договора производится 31 декабря. В остальных случаях этот столбец остается пустым. Разделы 4 и 5 формы не заполняют, если расторжение контракта не связано с выходом на пенсию.
  7. Выписка из формы СЗВ-М, составленная на уходящего работника, за текущий месяц.

По заявлению увольняющегося работодатель должен предоставить:

  • форму 2-НДФЛ, где указывают сведения о доходах с начала года по дату его увольнения;
  • справку о среднем заработке, если человек планирует в ближайшее время обращаться за пособием по безработице;
  • копию формы СПВ-2 (сведения о застрахованном стаже для установления пенсии), если работник уходит на пенсию по возрасту, по инвалидности, по иным основаниям. Оригинал в 10-дневный срок после получения заявления об уходе на пенсию направляют в ПФР;
  • копии приказов о приеме, увольнении, переводах, несчастных случаях на производстве, иных распоряжениях и актах, касающихся деятельности сотрудника.

Обратите внимание: документы при увольнении по соглашению сторон или по иным причинам выдаются на общих основаниях. Чтобы избежать конфликтов и споров, необходимо все бумаги подписать у руководства, а при наличии печати — проштамповать их. Если выдаются копии, их необходимо заверять в общепринятом порядке.

Как подтвердить выдачу: несколько рекомендаций

Нередко бывает, что работник теряет документы, а потом обвиняет работодателя в том, что их не получил. Чтобы избежать таких ситуаций, рекомендуем составить некую справку-подтверждение, в которой дать список документов при увольнении: перечислить все формы и копии бумаг, выдаваемых на руки работнику. Такой импровизированный отчет обязательно должен подписать работник с указанием даты ознакомления и получения документов. Кроме того, не забудьте попросить работника расписаться за получение трудовой и санитарной книжек в журналах их учета, а в отношении формы СЗВ-М закон обязывает получить с сотрудника расписку о получении этого документа.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector