Приказ об отмене командировки — образец

Приказ об отмене командировки

Сотрудникам организаций нередко приходится выезжать в различные служебные поездки. Но иногда запланированные командировки по разным причинам отменяются. Для того, чтобы грамотно провести отмену рабочей поездки, необходимо создать специальный приказ.

По каким причинам может быть отменена командировка

Поводов, по которым заранее назначенная командировка впоследствии отменяется, может найтись довольно много. Наиболее распространенные:

  • отсутствие актуальности поездки;
  • перенос ее сроков;
  • уход работника на больничный, незапланированный отпуск или отгулы (например, по семейным обстоятельствам);
  • непредвиденные или чрезвычайные ситуации и т.п.

Зачем нужен приказ

Казалось бы, чего проще: отменить командировку. Некоторые работники предприятий действительно полагают, что для этого достаточно устного распоряжения руководителя организации, но это не совсем так. Дело в том, что любое действие, происходящее внутри компании, всегда строго регламентируется различного рода документацией. Служебные поездки – не исключение.

Если высшее должностное лицо организации решает направить в командировку кого-либо из подчиненных, об этом издается соответствующий приказ. На основе него в дальнейшем оформляются всевозможные командировочные бумаги, проводятся бухгалтерские и кадровые операции и т.п. Точно также, в случае, если внезапно принимается решение об отмене поездки, должно быть выпущено новое распоряжение, которое запустит внутри предприятия нужный процесс.

Последствием приказа обычно становится аннулирование ранее выписанных документов (командировочных удостоверений, пропусков, направлений и т.п.), сдача билетов, выданных на командировку денежных средств и пр.

Надо ли указывать в документе причину отказа от командировки

Поскольку ключевым условием создания приказа является внесение в него обоснования и основания, указание в нем реальной причины отказа от командировки (она рассматривается как обоснование) становится обязательным.

Также в приказ следует внести и основание, т.е. ссылку на пункт закона или внутреннюю бумагу предприятия (служебную записку, акт и т.п.), имеющую прямое отношение к данному распоряжению.

Формат приказа

Приказ об отмене командировки, как любой другой такой документ можно писать в произвольной форме. Связано это с тем, что на сегодня унифицированного образца для создания приказа нет. Исключение составляют ситуации, когда в организации имеется разработанный и утвержденный руководством шаблон документа – тогда, конечно, распоряжение надо делать по его типу.

Оформление документа

Оформление документа также может быть свободным. Приказ можно делать рукописным или печатным, только во втором случае подготовленное распоряжение надо обязательно распечатать. Для распечатки подойдет обычный лист бумаги или же специальный бланк с напечатанными реквизитами организации и логотипом.

Приказ следует делать в одном оригинальном экземпляре, но если надо, можно сделать дополнительные копии, которые также следует заверить надлежащим образом.

Кто должен подписать приказ об отмене командировки

Любой приказ всегда исходит от главного лица предприятия – директора (или сотрудника, временно исполняющего его обязанности), соответственно, под документом в первую очередь должна стоять именно его подпись.

Также в распоряжении должны расписаться все работники, которые в нем указаны (т.е. те, кого распоряжение касается напрямую и те, кто ответственны за исполнение приказа).

Удостоверять готовый приказ печатью надо только тогда, когда это является условием, высказанным руководством организации.

Регистрация распоряжения

Информацию о выпущенном приказе надо внести в специальный журнал учета – он имеется в каждой организации и лежит обычно у секретаря. В журнал вполне достаточно вписать название и номер распоряжения, дату его выпуска. В случае необходимости, сведения, взятые из журнала, позволят не только подтвердить факт создания документа, но и без труда найти нужный приказ.

Читать еще:  Как получить ветерана труда в московской области без наград

Хранение приказа

К распорядительной документации предъявляются определенные требования по хранению. В частности, после создания приказа и ознакомления с ним всех заинтересованных лиц, документ следует подшить в папку с другими такими же актами. В ней он должен находиться в течение срока, прописанного в локальных бумагах фирмы или же период, установленный российским законодательством.

После того, как актуальность данного документа закончится, его можно передать в архив или же уничтожить (также с соблюдением указанной в законе процедуры).

Образец приказа об отмене командировки

Если перед вами встала задача по формированию приказа об отмене командировки, который вы раньше не делали, ознакомьтесь с приведенными здесь пояснениями и посмотрите пример документа – он наверняка поможет вам создать собственный бланк. Сложностей возникнуть не должно, особенно если вы будет придерживаться структуры и стиля, присущих распорядительной документации.

Первым делом впишите в приказ посередине строки:

  • название организации (полное или сокращенное – неважно);
  • наименование самого документа;
  • его номер, дату и место его формирования.

Далее переходите к основной части. Тут напишите:

  • обоснование и основание для создания распоряжения
  • должность и ФИО работника, в отношении которого выпускается приказ об отмене командировки
  • указание об аннулировании предшествующего распорядительного акта
  • ответственного за исполнение данного приказа сотрудника

В заключение соберите все нужные подписи.

При необходимости вы можете внести в документ любую дополнительную информацию, которую считаете важной в вашем конкретном случае. Также укажите в приказе все прилагающиеся к нему бумаги.

Порядок оформления приказа об отмене командировки

Направление работника в командировку требует от руководства организации издания приказа и служебной записки. Иногда вследствие обстоятельств поездку нужно отменить. Это тоже оформляется с изданием соответствующих документов.

Основания для отмены командировки

Согласно ст. 166 Трудового Кодекса, командировки – это поездки работников предприятия для выполнения служебных задач в другие населенные пункты. Для их оформления необходимо распоряжение работодателя.

Нередко возникают ситуации, когда требуется отмена командировки или изменение ее даты. Для этого также понадобится приказ руководства.

ВАЖНО! Распоряжение о переносе или аннулировании издается только тогда, когда отправка сотрудника оформлена документально. При устной договоренности дополнительные документы не нужны.

Нужно ли указывать в приказе причине отмены командировки

Причинами переноса оформленной служебной поездки могут служить:

  • отсутствие актуальности или срочной необходимости;
  • перенос дат;
  • болезнь работника, незапланированный отпуск или отгул;
  • чрезвычайные ситуации;
  • другие непредвиденные обстоятельства.

В приказе обязательно приводится ссылка на документ, на основании которого отменяется поездка, а также кратко описывается причина.

Оформление приказа об отмене командировки

Для составления приказа об аннулировании или переносе служебной поездки не предусмотрено унифицированного бланка. Используется свободная форма или внутренний бланк организации. В нем указывается:

  • полное наименование предприятия с указанием формы;
  • название документа, регистрационный номер и дата составления;
  • причина издания;
  • наименование должности и Ф. И. О. сотрудника, в отношении которого оформляется распоряжение;
  • ссылка на отменяемый акт (реквизиты и дата составления);
  • назначение ответственного за ознакомление работника и исполнение;
  • подпись лица, издавшего документ, и руководителя компании.

Сотрудника обязательно ознакомить с приказом под подпись.

Возврат выданных денежных средств

Перед отправкой работника в служебную поездку ему выдаются авансовые денежные средства на расходы. При ее аннулировании все финансы должны быть возвращены в кассу организации. Пункт 11 письма ЦБ РФ регламентирует срок – 3 рабочих дня с даты распоряжения.

Читать еще:  Исковое заявление по неисполнению договорных обязательств

Однако возможна ситуация, когда с момента издания указа о служебной поездке до распоряжения об отмене прошло несколько дней, в течение которых часть выданного аванса была потрачена (например, на бронь гостиницы, покупку билетов и т.д). Тогда нужно следовать правилам оформления возврата подотчетных денежных средств, аналогичных применяемым при прибытии сотрудника в штатный срок.

Сотрудник будет обязан в течение трех рабочих дней с даты издания составить и предоставить авансовый отчет с описанием всех совершенных трат. К нему прикладываются чеки и квитанции, подтверждающие целевое расходование денежных средств.

Траты суточных не требуют документального подтверждения. Суточные начисляются за каждый день поездки, до момента возвращения работника.

Если распоряжение об отмене было издано в день назначения поездки, работник возвращает сумму полученных суточных в полном объеме. Если же прошло несколько дней, возврату подлежит только сумма за отмененные дни.

Образец

Образец приказа об отмене командировки:

Оба распоряжения (об отправке и об аннулировании или переносе) после издания должны храниться в архиве организации в течение установленного законом срока. Для документов, оформленных по краткосрочным направлениям (до 2 месяцев), он составляет 50 лет, для долгосрочных (больше 2 месяцев) – 75.

Приказ об отмене командировки — образец

Приказ об отмене командировки — образец его вы сможете загрузить на нашем сайте — обязателен при отказе организации от намерения направить работника в поездку. Изучим нюансы подготовки и составления такого приказа работодателем.

Для чего нужен приказ об отмене командировки?

На основании данного приказа бухгалтерия организации осуществляет финансовые операции, обратные тем, что были проведены в соответствии с предшествующим приказом — об отправке сотрудника в командировку. При этом содержание таких операций зависит от того, в какой момент издан приказ об отмене поездки.

Так, он может быть подписан:

1. До выплаты командируемому аванса и суточных.

В этом случае бухгалтерии не потребуется осуществлять каких-либо операций, поскольку выплата аванса и суточных — первая операция, что отражается в регистрах и рассматривается в качестве предмета учета.

2. После выплаты аванса и суточных, но до совершения командируемым тех или иных расходов в поездке.

В таком сценарии предполагается возврат аванса и суточных в полном объеме. На основании приказа об отмене командировки и дополняющих его документов (например, служебной записки, в которой содержится адресованное командированному предписание выйти на работу вместо поездки) бухгалтерия отражает в регистрах факт возврата денежных средств в кассу или на расчетный счет работодателя.

3. После совершения командируемым тех или иных расходов в поездке.

В этом случае на основании приказа бухгалтерия вправе потребовать от работника вернуть часть выданных ранее в порядке аванса денежных средств, а именно суммы, которые:

  • не включены в подтвержденные расходы на проезд и проживание;
  • превышают установленный лимит суточных расходов за дни, проведенные в командировке.

Рассмотрим, в какой структуре может быть представлен рассматриваемый приказ.

Приказ об отмене командировки: структура документа

Приказ об отмене командировки включает:

1. Наименование фирмы-работодателя.

2. Наименование документа («Приказ об отмене командировки»), его номер, дату и место составления.

3. Текстовый блок с формулировками мотивировочного характера, обосновывающими издание приказа.

Здесь можно сослаться на документы, на основании которых командировка отменяется. Например, это может быть справка о болезни сотрудника или письмо от контрагента (к которому едет командируемый) о невозможности встречи по тем или иными причинам.

4. Текстовый блок с формулировками резолютивного характера («приказываю»).

Читать еще:  Сроки Давности Привлечения К Дисциплинарной Ответственности В Мвд

Здесь отражается суть распоряжения руководства:

  • об отмене командировки сотрудника с указанием его Ф.И.О.;
  • об отмене предыдущих приказов и иных распорядительных актов, касающихся направления работника в командировку;
  • о возложении ответственности за исполнение приказа с указанием Ф.И.О. ответственного (это может быть работник бухгалтерии, если отмена командировки предполагает осуществление финансовых операций, или руководитель кадровой службы, если речь идет об определении дальнейшего графика работы командированного).

5. Ссылки на приложения, которые могут быть представлены:

  • документами, на основании которых издается приказ (их копиями);
  • документами, которые аннулируются приказом (их копиями).

Распорядительный акт подписывается директором. Подписи об ознакомлении с приказом ставят:

  • командированный сотрудник;
  • ответственные за исполнение документа.

Скачать образец приказа вы можете на нашем сайте.

Приказ об отмене командировки: порядок принятия документа

Порядок, по которому осуществляется принятие рассматриваемого приказа, равно как и осуществление иных действий при отмене командировок сотрудников, устанавливается на уровне локальных актах работодателя. Например, в Положении о командировках.

Это положение может регламентировать:

  • порядок принятия всех распорядительных документов организации, имеющих отношение к командировкам (включая приказы о назначении командируемых);
  • порядок отчетности сотрудников (например, в части предоставления отчетов, которые необязательны по закону, но желательны в силу сложившейся схемы документооборота в организации);
  • действия сотрудников, отвечающих за подготовку различных документов при оформлении командировок (или их отмене) в пределах своей компетенции.

Узнать больше о специфике применения Положения о служебных командировках вы можете в статье «Положение о служебных командировках — образец-2017».

Важно, чтобы приказ об отмене командировки был обоснованным. Поэтому его составлению может предшествовать сбор документов, удостоверяющих отсутствие необходимости или возможности отправить работника в поездку. Данная процедура входит в число тех, что могут регламентироваться на уровне локальных нормативов.

Документы, отражающие причину отмены командировки (их примеры мы привели выше), становятся приложениями к приказу и хранятся в архиве организации столько же, сколько и сам распорядительный акт руководства.

Какой срок хранения установлен для приказов об отмене командировки?

Срок хранения приказов (и соответственно, приложений к ним, которые рассматриваются как часть документа) в архиве фирмы длительный — 75 лет (приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

Можно отметить, что срок хранения ряда иных документов, связанных с командировкой, существенно меньше. Например, служебное задание и отчет о командировке (во многих случаях они представляют собой один документ — по унифицированной форме № Т-10а), если их использование предусмотрено локальными нормативами предприятия, должны находиться в архивах фирмы 5 лет, а если командировка зарубежная — 10 лет.

Узнать больше о применении служебного задания и отчета о командировке вы можете в статье «Примеры указываемых в кратком отчете целей командировки».

Следует иметь в виду, что нормы, зафиксированные в приказе № 558, распространяются не только на учреждения, которые подведомственны Министерству культуры, но и на другие государственные и частные организации (решение ВАС РФ от 06.09.2011 № 7889/11).

Итоги

В случае, если командировка работника по каким-либо причинам отменяется, руководство издает приказ об этом. На основании него бухгалтерия получает от работника не понадобившиеся ему аванс и суточные, корректируется при необходимости график работы командированного. В приказе отражаются причины отмены командировки, назначаются ответственные за его исполнение. Приказ и приложения к нему хранятся в архиве фирмы в течение 75 лет.

Узнать больше об особенностях документального оформления командировок сотрудников вы можете в статьях:

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector