Работник захотел остаться на выходные в командировке

В командировке остался на выходной согласие руководителя

При этом действующим законодательством не предусмотрено, что для оплаты и учета расходов на проезд обязательно должна совпадать дата прибытия в место командировки, указанная в командировочном удостоверении, с датой фактического прибытия сотрудника в место командировки (по билету). Таким образом, дата окончания командировки в командировочном удостоверении может быть раньше даты фактического выезда из нее, например, если работник решил задержаться и выехать позже, чтобы провести в месте командирования выходные или нерабочие праздничные дни по своим делам. При этом работник обязан согласовать более поздний выезд из командировки и получить письменное разрешение работодателя (например, это может быть соответствующая отметка в приказе на командировку).

Оформление документов, если сотрудник задержался в командировке

Служебная записка Ситуация: обязательно ли оформлять служебную записку о направлении сотрудника в командировку Нет, не обязательно. Однако служебную записку необходимо оформить, если:

В такой ситуации фактический срок пребывания в месте командирования необходимо указать в служебной записке, которую сотрудник по возвращении из командировки представляет работодателю вместе с оправдательными документами, подтверждающими использование транспорта: путевым листом, счетами, квитанциями, кассовыми чеками и т. д.;

по возвращении из командировки у сотрудника нет вообще никаких документов, подтверждающих проезд и проживание в поездке.

Сотрудник остался в месте командировки на выходные или отпуск

Работник задержался в командировке, особенности налогообложения

Календарь событий

Однако, если сотрудник возвращается из командировки позднее даты, которая установлена в приказе о направлении в командировку, оплата его проезда в некоторых случаях не может рассматриваться как компенсация расходов, связанных со служебной командировкой. Так, если сотрудник возвращается из командировки значительно позже установленной даты (в т.

ч. если он проводит в месте командировки отпуск), со стоимости обратного билета удержите

НДФЛ. В этом случае организация оплачивает за сотрудника проезд от места отдыха (отпуска) до места работы. Следовательно, оплата стоимости проезда не может рассматриваться как компенсация расходов, которые связаны со служебной командировкой.

В такой ситуации у сотрудника возникает экономическая выгода, а значит, со стоимости обратного билета нужно удержать НДФЛ (ст. 41, подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ).

Имеет ли право сотрудник остаться на выходные в командировке

Ведь в письме речь идет не о продлении командировки, а о случае, когда работник решил остаться в городе по своим делам. А про приказ чиновники упомянули как бы вдогонку, напомнив, что если компания решит продлить командировку, то приказ необходим.

Поэтому, если ваш работник решил остаться в месте командировки по-своему усмотрении, то приказ о продлении не нужен. Расходы на обратный билет можно подтвердить авансовым отчетом, который подпишет руководитель фирмы.

Что делать Тем не менее, существует вероятность, что Инспекторы на местах сочтут такие расходы необоснованными, утверждая что работодатель в этом случае оплачивает возвращение работника не из служебной командировки, а с места отдыха. Но у организации в этом случае есть возможность отстоять спорные расходы в суде – постановление ФАС Уральского округа от 19 июня 2007 г.

№ А50-17977/06.
До отъезда в командировку он подал работодателю заявление с просьбой разрешить по личным обстоятельствам провести в месте командирования «длинные выходные» с 12 до 15 июня 2014 года. С согласия работодателя он вернется из командировки в понедельник, 16 июня 2014 года.Может ли компания учесть расходы на оплату стоимости проезда командированного работника из г. Санкт-Петербурга в г. Москву? Признается ли оплата проезда в место постоянной работы доходом работника, облагаемым НДФЛ? Решение Сотрудник задержался в месте командировки на выходные с разрешения руководителя. Поэтому расходы на приобретение проездного билета для проезда П.Р.

В командировке остался на выходной согласие руководителя

При этом соответствующее разрешение руководителя следует оформить письменно (например, приказом). Причиной задержки может стать, например, и то обстоятельство, что сразу после командировки сотрудник уходит в отпуск и проводит его в месте командировки или просто остается на выходные.

По этому поводу представители Минфина России отмечают следующее. При оценке целесообразности аналогичных затрат нужно исходить из того, что расходы человека на проезд из места командировки были бы понесены в любом случае, независимо от срока, проведенного сотрудником в месте назначения.
А значит, расходы на обратный билет можно учесть при налогообложении прибыли, даже если сотрудник задержался в месте командировки по причине отпуска или выходного (при условии, что они произведены с разрешения руководителя, подтверждающего целесообразность этих расходов).
Аналогичные выводы следуют из писем Минфина России от 8 ноября 2013 г. № 03-03-06/1/47813 и от 3 сентября 2012 г. № 03-03-06/1/456. Если же сотрудник остается в месте командировки непродолжительное время (например, на выходные или праздничные нерабочие дни), то оплата проезда от места проведения командировки (отдыха) до места работы к возникновению экономической выгоды не приводит.

В этом случае удерживать НДФЛ со стоимости билета не нужно. Такие же правила применяются и в случае, когда сотрудник убывает в командировку ранее даты, указанной в приказе.

Например, для того, чтобы подготовиться к выполнению задания в месте командировки. Аналогичные выводы следуют из писем Минфина России от 20 июня 2014 г. № 03-03-РЗ/29687, от 7 августа 2012 г. № 03-04-06/6-221, от 16 августа 2010 г. № 03-03-06/1/545, от 10 июня 2010 г. № 03-04-06/6-111.

Читать еще: Жалоба в пенсионный фонд – образец

Финансисты не дают однозначного ответа, утверждая, что если работник возвращается из места командирования позднее установленной даты, указанной в приказе о командировании, оплата его проезда в некоторых случаях не может рассматриваться как компенсация расходов, связанных со служебной командировкой. В качестве критерия для оценки целевого характера расходов на проезд из командировки, предлагается использовать длительность периода времени на который задержался работник в месте командирования.

В частности, если срок пребывания в месте командирования значительно превышает срок, установленный приказом о командировании (например, в случае, если сразу после окончания командировки работнику предоставляется отпуск, который он проводит в месте командирования), имеет место получение работником экономической выгоды, предусмотренной ст.

Командировка совместителя Порядок оплаты труда совместителей, направленных в командировку, имеет ряд особенностей. Средний заработок совместителей определите в том же порядке, что и для основных сотрудников (п.

19 Порядка, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922). Если в командировку направлен внутренний совместитель с обоих мест работы, то средний заработок ему сохраните как на основной работе, так и на работе по совместительству.
Если в командировку направлен внешний совместитель, ему также сохраните средний заработок (по совмещаемой должности). Причем по месту основной работы он должен быть освобожден от исполнения трудовых обязанностей (например, взять отпуск за свой счет).
Если сотрудник направлен в командировку одновременно по основному и по совмещаемому месту работы, средний заработок за ним сохраняется по обеим должностям.

Работник задержался в командировке, особенности налогообложения

Случаются ситуации, когда командированный работник, с разрешения руководителя организации задерживается в месте командирования на выходные, нерабочие праздничные дни или на время отпуска. По прибытии, к составленному работником авансовому отчету по командировке, наряду с другими оправдательными документами, приложен обратный билет с датой приезда позднее окончания срока командировки, указанного в приказе о направлении работника в командировку. Подлежат ли налогообложению НДФЛ суммы возмещения расходов работнику по проезду из места командировки к месту постоянной работы в том случае, если он задержался в месте командирования на выходные дни, нерабочие праздничные дни или на время отпуска? Можно ли учесть в составе расходов при исчислении налога на прибыль, суммы возмещения расходов работнику на обратную дорогу в вышеуказанной ситуации? Попытаемся ответить на эти вопросы.

В соответствии со ст. 166 ТК РФ служебная командировка представляет собой поездку работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. При этом работнику гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой, в частности расходов, связанные с проездом к месту командирования и обратно (ст. 167 и 168 ТК РФ). Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом. Данная норма также закреплена в ст. 168 ТК РФ и п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее — Положение).

На основании решения работодателя о направлении в командировку работника, оформляется распоряжение, определяющее срок для выполнения служебного поручения и командировочное удостоверение, подтверждающее срок его пребывания в командировке (дата приезда в пункт (пункты) назначения и дата выезда из него (из них)) (ст. 166 ТК РФ, п. п. 3 и 7 Положения).

Налоговый кодекс РФ п. 3 ст. 217 предусматривает освобождение от обложения НДФЛ всех видов, установленных действующим законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей, включая возмещение командировочных расходов. В свою очередь при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы, в доход, подлежащий налогообложению, не включаются фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно.

В письмах Минфина России от 03.09.2012 N 03-03-06/1/456, от 10.08.2012 N 03-04-06/6-234, от 07.08.2012 N 03-04-06/6-221, от 10.06.2010 N 03-04-06/6-111 был рассмотрен порядок налогообложения НДФЛ в ситуациях, когда работник задержался в месте командирования на выходные, нерабочие праздничные дни или на время отпуска.

В этом случае оплата организацией за сотрудника билета со сроком приезда позднее окончания срока командировки, обозначенного в приказе о командировании, в соответствии с пп. 1 п. 2 ст. 211 Кодекса, признается его доходом, полученным в натуральной форме. Стоимость указанного билета подлежит обложению налогом на доходы физических лиц в соответствии с положениями ст. 211 Кодекса.

Читать еще: Оформление декретного отпуска в 2020 году: как оформить, документы, порядок

Если же, например, работник остается в месте командирования, используя выходные или нерабочие праздничные дни, оплата организацией проезда от места проведения свободного от работы времени до места работы не приведет к возникновению у него экономической выгоды.

Отметим, что в письмах Минфина РФ не приведен критерий значительности превышения срока командирования. Вед в отдельных случаях отпуск может быть предоставлен, например на один или два дня. Поэтому данный вопрос налогоплательщику придется решать самостоятельно.

Хотелось бы отметить, что существует противоположное мнение судов. В Постановлении ФАС Уральского округа от 19.06.2007 N Ф09-3838/07-С2 сделан вывод о том, что в рассматриваемой ситуации возмещение стоимости билета работнику производится в интересах работодателя и является компенсацией расходов, а не полученным работником доходом, соответственно, НДФЛ не облагается. Аналогичные выводы содержит Постановление ФАС Уральского округа от 04.05.2007 N Ф09-3119/07-С2.

Таким образом, в случае если сотрудник задержался в месте командирования на длительный срок чтобы провести отпуск, во избежание споров с налоговыми органами, а так же учитывая отсутствие обширной положительной арбитражной практики по данному вопросу, организации безопаснее будет обложить стоимость обратного проезда НДФЛ.

Далее рассмотрим вопрос правомерности включения в составе расходов при исчислении налога на прибыль, суммы возмещения расходов работнику на проезд, в случае если она задержался в командировке.

В соответствии с пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на командировки, в том числе расходы на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы.

Для того что бы признать командировочные расходам в целях налогообложения налогом на прибыль применяются общие для всех расходов требования, предусмотренные п. 1 ст. 252 НК РФ, таким образом главное чтобы расходы были экономически обоснованы и документально подтверждены.

В частности Минфин России в своих письмах от 03.09.2012 N 03-03-06/1/456 (п. 1), от 20.09.2011 N 03-03-06/1/558, от 16.08.2010 N 03-03-06/1/545 (п. 2), от 01.04.2009 N 03-04-06-01/74 (п. 2), от 26.03.2009 N 03-03-06/1/191 разъясняет, что при отнесении затрат на оплату проезда работника к месту командировки и обратно к расходам, учитываемым в целях налогообложения прибыли организаций, необходимо принимать во внимание, что указанные затраты были бы понесены в любом случае вне зависимости от срока пребывания работника в месте назначения. Таким образом, вне зависимости от времени, проведенного в месте назначения, расходы на приобретение проездного документа для проезда работника из места командировки к месту постоянной работы могут учитываться в расходах для целей налогообложения прибыли организаций, если дата выбытия работника из места командировки к месту постоянной работы совпадает с датой, на которую приобретен вышеуказанный проездной билет, а также если задержка выезда командированного из места командировки произошла с разрешения руководителя, подтверждающего в соответствии с установленным порядком целесообразность произведенных расходов. Соответственно, если работник планирует задержаться в месте командирования, предположим на выходные дни, ему необходимо сообщить об этом руководителю организации и получить его разрешение, например представить руководителю служебную записку, в которой изложены намерения провести выходные в месте командирования и получить на ней разрешительную резолюцию или же руководитель может издать отдельное разрешительное распоряжение на основании служебной записки работника. Данные документы необходимо приложить к авансовому отчету командированного сотрудника наряду с другими оправдательными документами.

Работник попросил отгул в командировке: как пересчитать выплаты

«Зарплата», 2015, N 9

Возможен ли отгул в командировке.
Кому можно отказать в дне отдыха.
Придется ли удерживать с работника суммы командировочных.

Сотрудник уехал в командировку. Неожиданно он сообщил, что хочет там взять отгул. Можно ли пойти навстречу работнику?

Трудовое законодательство не запрещает предоставлять командированному работнику день, свободный от выполнения служебного задания. Однако прежде чем это сделать, нужно правильно оценить права работника и компании.

Как правильно назвать день отдыха

Такого понятия, как отгул, в трудовом законодательстве нет. Работник может попросить предоставить:

дополнительный день отдыха в связи со сверхурочной работой, работой в праздник и т.д.;
отпуск без сохранения заработной платы.

Когда работнику можно предоставить заработанный день отдыха

Право на дни отдыха у работника появляется в следующих случаях:

за сверхурочную работу (ст. 152 ТК РФ);
работу в выходные или праздничные дни (ч. 3 ст. 153 ТК РФ);
донорам после дня сдачи крови, за работу в день сдачи крови, за сдачу крови в период ежегодного оплачиваемого отпуска, в выходной или нерабочий праздничный день (ч. 3 и 4 ст. 186 ТК РФ, Письмо Роструда от 11.04.2012 N ПГ/2181-6-1).

Когда работнику предоставляют отпуск за свой счет

Если у работника нет сверхурочных часов, он не работал в выходной или праздник, не сдавал кровь, ему придется оформлять отпуск без сохранения заработной платы.

В большинстве случаев компания не обязана предоставлять отпуск за свой счет. Есть только несколько категорий работников, которым в таком отпуске отказать нельзя (ч. 2 ст. 128 ТК РФ), например:

работникам, у которых родился ребенок либо у которых умер близкий родственник;
работающим пенсионерам по старости (возрасту);
работающим инвалидам и др.

Обязан ли руководитель предоставлять день отдыха или отпуск за свой счет командированному работнику

Еще до начала командировки работник знает, куда и на сколько дней он едет.

Читать еще: Иск к банку по ипотеке

Перед поездкой сотрудника знакомят с решением руководителя — приказом о направлении в командировку (п. 3 Положения, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749, далее — Положение о командировках). В приказе указан срок командировки и ее цель. Работник расписывается в приказе.

В командировке работник выполняет служебное поручение. Возможно, что заменить работника в командировке некому. В связи с этим нужно правильно оценить, когда можно отказать в дне отдыха в командировке, а когда нельзя.

Заработанный день отдыха.

. можно отложить. Вопрос о предоставлении заработанного дня отдыха, как правило, решается не в период пребывания в командировке. Более того, Трудовой кодекс не обязывает компанию предоставлять сотруднику заработанный день.

. но можно и предоставить. Но если у сотрудника имеется заработанное (но не использованное) право на другой день отдыха и его предоставление не отразится на выполнении служебного задания, работодатель может пойти ему навстречу.

Но было бы нелишним согласовать этот момент с руководством принимающей стороны.

Незапланированный отпуск за свой счет

Отпуск за свой счет компания обязана предоставить только в отдельных случаях. Из них лишь рождение ребенка или смерть близкого родственника не могут быть запланированными с точностью до дня.

В этих ситуациях руководитель компании обязан предоставить отпуск за свой счет до пяти календарных дней (абз. 6 ч. 2 ст. 128 ТК РФ). Отказать работнику в таком отпуске руководитель не может.

Если речь идет о рождении ребенка, можно договориться с работником о переносе отпуска за свой счет на дни после окончания командировки. Если же работник вынужден срочно ехать на похороны, придется его отпустить и направить другого работника для завершения служебного задания.

Как оформить дни отпуска за свой счет в командировке

Заявление. Для того чтобы взять день отпуска за свой счет в период командировки, работник должен написать заявление.

В заявлении он указывает причину отпуска. Это позволит руководителю оценить, есть ли у работника право на отпуск и можно ли его отложить до окончания командировки (образец 1 на с. 67). К заявлению работник может приложить копии документов, которые подтверждают необходимость ухода в отпуск.

Заявление об отпуске за свой счет в период командировки

Документы можно направить по электронной почте, факсу или любым другим способом.

Примечание. Читайте на сайте электронного журнала «Зарплата» e.zarp.ru

Десять вопросов про отпуск за свой счет (2013, N 7)

Приказ. Для бухгалтера недостаточно заявления работника.

Еще потребуется приказ директора компании о предоставлении отпуска за свой счет в период командировки.

Приказ оформляется в произвольной форме. Образец приведен на с. 68.

Приказ о предоставлении отпуска за свой счет

Записи в табеле. Дни командировки обозначают в табеле кодом «К», если его ведут по унифицированной форме N Т-12 или N Т-13. А вот продолжительность отработанного времени в командировке в табеле не указывают (абз. 7 разд. 2 Указаний, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1).

Отпуск за свой счет обозначают другим кодом — «ДО».

Что делать с командировочными расходами, если предоставлен отпуск за свой счет

Перед отъездом в командировку бухгалтер на основании заявления работника выдает ему денежный аванс на оплату следующих расходов (п. 10 Положения о командировках, п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У):

на проезд;
по найму жилого помещения;
дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные).

Сколько платить командированному работнику, если он взял отпуск за свой счет

В дни отпуска за свой счет работник не выполняет служебное задание руководителя. Следовательно, за эти дни работодатель не обязан оплачивать работнику командировочные расходы. Излишне выплаченные суммы после возвращения из командировки можно удержать (абз. 3 ч. 2 ст. 137 ТК РФ).

Но прежде чем решать вопрос об удержании, проверьте итоговую сумму за весь период командировки. Возможно, она окажется больше аванса. Так как перед командировкой средний заработок не выдают.

Пример. Перерасчет командировочных расходов

Е.В. Шубин направлен в командировку с 1 по 21 сентября 2015 г. на 21 календарный день. Перед отъездом бухгалтер перечислил ему аванс на следующие виды расходов:

суточные — 14 700 руб. (700 руб. x 21 календ. дн.);
на оплату проезда — 8750 руб.;
на оплату жилья — 29 400 руб. (1400 руб. x 21 календ. дн.).

Выплата аванса оформлена проводкой:

Дебет 71 Кредит 51

52 850 руб. (14 700 руб. + 8750 руб. + 29 400 руб.).

В период командировки работник попросил отпуск за свой счет на два дня (с 15 по 16 сентября). Руководитель счел причину неожиданного отпуска уважительной и согласился его предоставить.

Е.В. Шубину был предоставлен отпуск за свой счет с 15 по 16 сентября. После отпуска работник завершил в месте командировки служебное поручение.

В связи с тем что два дня в командировке сотрудник не выполнял служебное поручение, директор распорядился удержать при необходимости часть командировочных расходов.

Оклад работника — 45 000 руб. Средний дневной заработок для оплаты командировки — 2100 руб. Табель рабочего времени за сентябрь приведен на с. 70.

Фрагмент табеля учета рабочего времени (сентябрь)

Номер по порядку

Фамилия, инициалы, должность (специальность, профессия)

Отметки о явках и неявках на работу по числам месяца