Как правильно писать запрос поставщику на обрудование
Первое письмо поставщику
Чем более профессионально вы преподнесете себя поставщику при первом обращении, тем больше вероятность того, что он решит иметь с вами дело. Вот несколько советов для тех, кто выходит на первый контакт с поставщиком с помощью электронной почты.
Будьте честны
Ваши отношения с вашим поставщиком должны основываться на взаимном доверии и честности, поэтому важно не преувеличивать свое текущее состояние дел. Если у вас нет веб-сайта, это не имеет большого значения. Если вы в бизнесе не очень долго, не переживайте. Каждый успешный бизнес должен начинаться откуда-то.
Также нужно понимать, что есть большое разнообразие поставщиков, которые обслуживают различные классы потребителей. И очень важно выяснить, подходите ли вы и ваш поставщик друг другу, чтобы не тратить время.
Сделайте обоснованное предположение о ваших объемах
Когда вы уже определили, что компания поставляет товары, которые вы хотели бы продавать, выясните вопрос о минимальном объеме закупки в первую очередь.
Перед тем, как обратиться к поставщику, у вас уже должно быть представление о том, сколько вы готовы покупать и как часто. Хотя на этот вопрос трудно ответить не имея опыта, вам нужно сделать обоснованное предположение, а не относится к этому как к второстепенному.
Определитесь с доставкой
Как только вы определили, что ваша покупательная способность является подходящей, далее следует обозначить сроки и способы доставки. Если вы желаете работать по системе дропшиппинг, вы должны спросить о том, как скоро товар поставляется после размещения заказа. Также вам следует определить условия оплаты.
Вот некоторые другие вопросы, которые следует задать, в зависимости от того, что вы продаете и что еще связанно с вашей нишей.
- Как долго вы в бизнесе?
- Насколько велика ваша компания?
- На каких продуктах вы специализируетесь?
- Кто некоторые из существующих клиентов?
- Как вы справляетесь с вопросов качества продукции? Есть простой способ вернуть дефектный товар?
- Можете ли вы предоставить фотографии продукта?
- Можете ли вы предоставить образцы?
- Как вы предпочитаете общаться — телефон, электронная почта и т.д.
- Насколько легко с вами связаться?
- Готовы ли вы изготавливать товары на заказ в достаточном количестве?
Вот пример первого письма поставщику.
Меня зовут Михаил Иванов. Я — частный предприниматель. Мои деловые интересы — торговля одеждой и обувью для детей (магазин в Москве).
Я нашел информацию о Вашей компании на сайте «Поставщики.ру» (www.postavshhiki.ru).
Сразу хочу сказать спасибо за подробную информацию, которую Вы предоставляете на вашем сайте. Я нашел его весьма информационным и получил четкое представление о Вашей компании. Обращаюсь к Вам, чтобы предложить деловое сотрудничество.
Интересующие объемы поставок — от 1000 единиц в месяц.
Частота заказов — 1-2 в месяц
Доставка с помощью транспортной компании.
Да, и можете ли вы предоставить фотографии Ваших товаров?
Буду благодарен за ответ на мое предложение.
Если Вам потребуется дополнительная информация, то буду рад ответить на все Ваши вопросы.
С уважением, Михаил Иванов
e-mail: Этот адрес электронной почты защищён от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра.
Письмо-запрос. Правила написания
Статьи по теме
Письмо-запрос — документ деловой переписки между партнёрами на первоначальном этапе их взаимодействия, когда договор о сотрудничестве ещё не заключен.
Как правило, такие письма содержат официальный запрос на предоставление информации, разъясняющей характеристики товара, или спецификацию услуги, а также уточняющей условия будущих сделок и операций.
То есть, цель письма-запроса — получить недостающую информацию, и не только общего плана — описание товара, а, например, данные о сроках поставок, о ценах, системе бонусов, акциях, о доставке, специальных условиях продажи и т.д.
Стиль написания запроса официальный, лаконичный, максимально информативный.
Полезные документы для скачивания
Как написать письмо-запрос правильно
Как всякий документ деловой переписки, письмо-запрос составляется на фирменном бланке предприятия, и содержит:
- наименование организации-адресата, должность и ФИО ответственного лица, на имя которого отправляется письмо;
- номер письма (исходящий/входящий) и дата его получения/отправления;
- заголовок письма — запрос о. ; желателен, но не обязателен;
- обращение к адресату, желательно, по имени-отчеству;
- основная часть, в которой описывается причина оформления официального письма
- или его цель, а также суть запроса — чего конкретно вы хотите от адресата; стандартные фразы для этого: «В ответ на ваше коммерческое предложение. », «Для согласования спорных моментов просим вас. », «В связи с . просим предоставить информацию о. » и т.п.;
- если на письмо необходим ответ в определённые сроки, их обязательно указывают, как и номера телефонов или адрес, электронную почту, с помощью которых можно ответить;
- заключительная вежливая фраза, выражающая, например, надежду на дальнейшее сотрудничество;
- заверяющие письмо должность, подпись отправителя и её расшифровка (ФИО).
Согласно правилам документооборота, письмо-запрос, как и письмо-жалоба или письмо-требование, требует ответа.
Программа для розничных магазинов, оптовой торговли, интернет-магазинов и сферы услуг.
- Торговый и складской учет
- Интеграция с фискальными регистраторами
- CRM, заказы и сделки
- Печать первичных документов
- Банк и касса, взаиморасчеты
- Интеграция с интернет-магазинами
- Интеграция со службами доставки
- Интеграция с IP-телефонией
- Email и SMS рассылка
- КУДиР, налоговая декларация (УСН)
Как правильно написать письмо-запрос
В деловом документообороте достаточно распространенным является письмо-запрос. Его составляют в тех случаях, когда одно лицо желает получить определенные сведения от другого лица. Образец, готовые примеры и рекомендации по его написанию приводятся в статье.
Назначение и содержание
Основная задача – получить актуальную, достоверную информацию от какого-либо лица. Как правило, письмо составляет одно юридическое лицо в адрес другого. Но в целом он может быть оформлен любыми лицами:
- индивидуальными предпринимателями;
- частными гражданами;
- представителями органов власти;
- общественными деятелями и др.
Таким образом это разновидность деловой корреспонденции, единого образца которого не установлено. Тем не менее, на практике сложились определенные требования к содержанию документа. В нем обязательно отражаются такие сведения:
- Наименование отправителя.
- Наименование получателя (адресата).
- Номер и дата регистрации документа (в журнале исходящей корреспонденции).
- Название документа обычно содержит суть просьбы – например: «Запрос на предоставление копий документов».
- Основная часть – изложение обстоятельств, побудивших написать запрос.
- Просительная часть – собственно просьба о том, какие именно сведения необходимо получить.
- Иногда образец письма-запроса также сопровождают приложениями – документами, копии или оригиналы которых прикладывают к основной бумаге. Указывают название документа, и количество страниц.
- В конце можно дополнительно указать удобный способ ответа – по почте или на е-мэйл. В общем случае принято отправлять ответ таким же способом, как пришел сам запрос, однако в любом случае решение остается на усмотрение отправителя.
- Дата, подпись, расшифровка подписи, должность просителя, печать организации. В некоторых случаях компании не используют печать в документообороте – тогда достаточно поставить только собственноручную подпись.
Как правило, он составляется на фирменном бланке организации. Присутствуют отметки о реквизитах компании или ИП. Предпочтительно использовать печатный вариант оформления, хотя иногда письмо составляют и в рукописном виде.
Отправить можно разными способами:
- по обычной почте;
- по е-мэйл;
- передать по факсу;
- передать с курьером.
Если принципиально важно получить документальное подтверждение отправки письма, лучше передать его физически – по почте или с курьером. Тогда можно получить уведомление о вручении, которое послужит доказательством факта и даты доставки.
Разновидности и образцы составления: 5 вариантов
Поскольку информацию можно запрашивать у разных представителей и по разным поводам, разновидностей образца письма-запроса существует не менее 5. Они классифицируются по разным основаниям – в зависимости от адресата (налоговая, банк, орган власти) или в зависимости от сути просьбы (уточнение информации об условиях договора, запрос на получение копий документов и т.п.). Далее рассмотрены наиболее распространенные виды.
О предоставлении информации
Это один из самых популярных видов послания – организация просит предоставить не документы, а определенные сведения, например:
- прайс-лист;
- условия акции, предоставления скидок;
- технические характеристики товара и т.п.
В этом случае необходимо максимально конкретно сформулировать свою просьбу – например, если речь идет об уточнении сведений о товаре, подробно прописывают название, марку, артикул и другие реквизиты.
О подтверждении информации
В этом случае запрашивают выписки из разных документов (например, из приказов о приеме или увольнении с работы). Причина составления письма-запроса связана с необходимостью подтвердить те или иные сведения (например, работал ли сотрудник в тот или иной период, когда был уволен и т.п.).
О предоставлении документов
В этом случае компания нуждается в предоставлении документов (как правило, речь идет о копиях). Указывают конкретное название каждой бумаги. Если необходимо, дополнительно формируют просьбу о заверении копий (подпись и печать организации на каждой странице).
В этой же категории отдельно можно выделить письмо-запрос, в котором компании просит предоставить образец акта сверки. Документ нужен для проверки наличия/отсутствия задолженности или переплаты по конкретным платежам.
Запрос в налоговую инспекцию
Обычно такой документ составляется от имени главного бухгалтера. Необходимо получение пояснений по тем или иным нормам налогового законодательства, раскрытие персональных данных на основании исполнительного листа и др.
Запрос в банк
В банк составляют обращения с просьбой прояснения отдельных положений договора, возможности реструктурировать долг, оформить кредит на более выгодных условиях, пролонгировать договор и т.п.
Сроки ответа
Вне зависимости от того, какой именно образец используется, сроки ответа на запрос определяются исходя из традиций деловой этики. Поскольку в законодательстве подобный вопрос никак не регулируется, компании сами вправе решать, какое время им понадобится для ответа. Обычно срок составляет 10-15 рабочих дней.
Если это время неизбежно увеличивается (например, для получения необходимых сведений понадобится сделать запросы, которые также отнимут время), целесообразно уведомить об этом отправителя. Составляют ответное послание, в котором указывают, что письмо принято в работу и обозначают примерные сроки ответа.
В некоторых случаях сроки ответа регулируются на уровне законодательства или внутренних регламентов компании. Например, государственные органы и банковские организации, как правило, должны предоставить ответы в течение 30 календарных дней.
Видео комментарий по общим рекомендациям составления деловых писем: