Обязательна ли спецификация к договору поставки

Спецификация на поставку товара

Формирование спецификации на поставку товара происходит только после заключения договора поставки. Документ не является самостоятельным, а служит приложением к договору, являясь его неотъемлемой частью. Спецификации имеют довольно широкое распространение (особенно в торговых компаниях), даже несмотря на то, что они не являются обязательными к применению.

Зачем нужна спецификация

Любой договор, в том числе и договор поставки, включает в себя ряд определенных данных:

• наименование субъектов, между которыми он заключается;
• объект договора (т.е. обозначается поставка каких-то конкретных товаров или материалов);
• стоимость;
• условия по которым он должен исполняться;
• права, обязанности и ответственность сторон за его нарушение.

Как правило, договоры стандартны и в них не всегда прописываются конкретные наименования продукции, что чаще всего связано с тем, что ее объем может быть достаточно внушительным. И здесь на помощь приходит специальное приложение к договору – спецификация.

Спецификация также составляется в письменном виде и дает полное представление о перечне товаров или материалов, их единице измерении, количестве, сортности, виде, назначении, а также прочих характеристиках и особенностях.

Наиболее актуальна спецификация, когда речь идет о договоре длительного периода действия, на основании которого товарно-материальные ценности будут поставляться от поставщика к потребителю не один раз.

Сколько спецификаций может быть к одному договору

Количество спецификаций к одному договору поставки ничем не ограничивается.

На каждую партию товара может составляться отдельный документ. Каждый раз, после подписания его сторонами, он становится еще одной неотъемлемой частью основного договора.

Кто формирует спецификацию

Непосредственная обязанность по составлению документа лежит на работнике предприятия, которое является поставщиком – это может быть менеджер/руководитель отдела, в ведении которого находится договор поставки, юрисконсульт или другой сотрудник. Главное условие, чтобы этот человек знал все тонкости основного документа, имел точные сведения о поставке и знал, как правильно оформить спецификацию.

Как составить спецификацию, образец

На сегодня нет унифицированной формы спецификации, так что сотрудники организаций и предприятий могут составлять ее в произвольной форме или, если в компании есть разработанный и утвержденный шаблон документа – по его образцу. Главное, соблюсти всего два основных условия: по своей структуре она должна отвечать некоторым стандартам делопроизводства, а по содержанию – включать в себя ряд определенных данных.

В «шапку» спецификации следует внести:

• номер и дату заключения договора, к которому она является приложением;
• номер спецификации, как приложения;
• обозначить название документа.

Вторая часть бланка является основной. Выглядит она практически всегда в виде таблицы, куда включаются следующие сведения:

• наименование товаров или материалов;
• единица их измерения;
• количество;
• цена за штуку;
• общая стоимость.

При необходимости таблицу можно дополнить и другими дополнительными данными.

Затем под таблицей не лишним будет вписать условия оплаты продукции по данной спецификации (они могут соответствовать условиям договора, а могут быть измененными – в зависимости от обстоятельств).

На что обратить внимание при оформлении спецификации

Спецификацию можно оформлять на фирменном бланке организации или же на простом чистом листе бумаги любого удобного формата, причем как в рукописном виде, так и напечатав ее на компьютере.

Только одно условие требуется соблюдать неукоснительно: бланк должен содержать подпись руководителя компании-поставщика или его ответственного представителя, а также подпись сотрудника организации – потребителя.

При этом, их автографы должны быть только «живыми» — использование факсимильных подписей, т.е. отпечатанных каким-либо методом не разрешается, за исключением ситуаций, когда договор заключается «удаленно, а предприятия имеют официально зарегистрированные электронные цифровые подписи.

Заверять спецификацию с помощью печатей, сейчас строгой необходимости нет — проштамповывать ее нужно только в том случае, если применение штемпельных изделий прописано в нормативно-правовых актах организаций.

Спецификация оформляется в количестве двух идентичных по тексту и равнозначных по праву экземплярах – по одному для каждой заинтересованной стороны. После формирования и визирования информация о документе вносится в специальный журнал учета договоров.

Можно ли вносить изменения

К спецификации по закону применяются те же нормы и требования, которые устанавливаются к договорам (поскольку они являются их частью).

Это значит, что при необходимости, на любом этапе, готовую спецификацию при взаимном согласии сторон можно отредактировать. Допускается также расторгать ранее составленные и завизированные спецификации и формировать новые.

Как, где и сколько времени хранить документ

Спецификация весь период актуальности должна лежать в отдельной папке, вместе с договором, неотъемлемым приложением к которому она является. Срок хранения документа определяется либо законодательством РФ, либо локальными актами фирмы.

Как передать спецификацию партнеру

Способ передачи спецификаций устанавливается обычно такой же, какой используется для договоров:

1. через обычную Почту России заказным письмом с уведомлением о вручении;
2. через курьерскую службу;
3. если организации имеют электронную цифровую подпись – через электронные средства связи;
4. в некоторых случаях, когда условия договора это допускают, документ можно передать и через факс.

Обязательно ли подписывать спецификацию к договору поставки?

Давайте разберем ответ на вопрос: нужно ли подписывать спецификацию к договору поставки, и зачем она нужна?

Как известно из курса гражданского и хозяйственного права, по договору поставки одна сторона (поставщик) обязуется доставить и передать другой стороне (покупателю) товар, а последний должен принять его и оплатить. Как правило, к договору поставки прилагаются следующие документы:

• счет-фактура;
• спецификация;
• расходная накладная (одна или несколько);
• товарно-транспортная накладная (при необходимости, все зависит от того, осуществляет ли покупатель само-вывоз со склада продавца или доставка осуществляется к месту, указанному покупателем).

Подробнее остановимся на спецификациях, ведь далеко не все поставщики по ним работают. Почему?

Зачем подписывать спецификацию?

Спецификация, безусловно, нужный документ при заключении договора поставки, ведь в нем указываются количество товара, наименование товара, сорт, вид, тип товара, иными словами, его количественные и качественные характеристики. Но спецификации удобно заключать только в том случае, когда отгружается и оплачивается сразу весь товар.

А вот как быть, если, во-первых, идет отгрузка товара по частям, а не всего сразу, а во-вторых, в договоре и спецификации указана привязка к курсу иностранной валюты, например, к доллару, который действует на момент оплаты? Ведь курс валют в наше кризисное время очень нестабилен, постоянно скачет то вверх, то вниз. Все это чревато постоянным пересчетом стоимости товара (полностью или частично) в национальной валюте, что, в свою очередь, влечет за собой неоднократное переподписание спецификации или заключение не одного дополнительного соглашения к договору, которым меняется стоимость. Более того, иногда в связи с пересчетом изменяется даже порядок оплаты товара.

Возникает вопрос: а зачем сторонам лишняя головная боль?

И вот здесь находится ответ. В случае, если отгрузка товара происходит по частям и невозможно наперед предусмотреть его стоимость в национальной валюте из-за привязки к курсу иностранной, вполне допустимо отказаться от подписания спецификаций и ограничиться. Да-да, расходными накладными!

Именно расходная накладная — это тот документ, который точнее всего подтверждает фактическую отгрузку товара. А главное — расходная накладная содержит, по сути, те же данные, что и спецификация. Вот только данный документ относится не к юридической документации, а к первичным документам бухгалтерского учета. Но согласитесь, как же часто случается, что стороны работают не по договору, а по счету. Потому, что счет, в свою очередь, иногда можно рассматривать как … сокращенную форму договора. Как говорится, все взаимозаменяемо.

Конечно, все сказанное выше, вовсе не означает, что стоит отказаться от спецификаций совсем. Просто необходимо иметь в виду, что разные бывают ситуации и под каждую из них может быть принято кардинально противоположное решение.

Далее о подписании дарственной на квартиру.

Спецификация к договору поставки

Краткое содержание

• Приложение к договору поставки и Спецификация к договору это одно и то же?
• Спецификация к договору купли продажи
• Допсоглашение к договору поставки
• Соглашение к договору поставки
• Дополнительное соглашение к договору поставки
• Протокол к договору поставки

Вопросы

1. Приложение к договору поставки и Спецификация к договору это одно и то же?

1.1. да, это равнозначные документы

2. Как правильно прописать в договоре предпоставки (спецификации к нему) условие о сроке поставки товара? Договор может заключаться неделями и за этот срок товара может не остаться на складе, а это значит нарушение обязательств. Резерв товара возможен не более, чем на 5 дней.

2.1. Добрый день.
В данном случае нужно либо укладываться с подписанием договора в 5-дневный срок, либо указать срок поставки «в течении ___ дней с момента подписания договора» с учетом, что в этот срок Вы успеете доставить на склад новую партию товара.

2.2. «Как правильно прописать в договоре предпоставки (спецификации к нему) условие о сроке поставки товара?» — ваш вопрос касается бизнеса, К тому же, Если вы хотите иметь серьезные договор, Который будет учитывать все ваши интересы– Наймите юриста, Не скупитесь.

3. Наше учреждение по итогам запроса цен подписало договор на поставку товаров. Сегодня последний день опубликования договора на сайте закупок, а спецификацию товаров поставщик не довез (она подписана с его стороны), можем ли мы опубликовать договор подписанный с обеих сторон, опубликовать без спецификации к нему? Спасибо.

3.1. Доброго времени суток. Все вопросы коммерческого характера являются платными. Заказать консультацию можете оформив вип-вопрос либо обратившись к любому юристу на сайте. Всего доброго.

3.2. Добрый день, если в договоре указано что спецификация является неотъемлемой частью договора, то договор нужно публиковать вместе со спецификацией.

4. Если меняются цены, указанные в спецификации к договору поставки, то каким документом оформлять? Спецификацией или доп соглашением? И можно образец.

4.1. Вам нужно заключить дополнительное соглашение. Спецификация есть приложение к договору, её можно поменять. Ст.450 ГК РФ. удачи Вам.

4.2. Поставщик менять цены в заключенном договоре поставки не имеет права, поэтому ему необходимо предъявить письменную претензию на основе норм ГК.

4.3. Дополнительным соглашением, поскольку клиент может и отказаться от оплаты, а суд потом может не принять спецификацию, дополнительное соглашение также составляйте как и основной договор — образцы не даем, все ищите в интернете или к юристу очно.

5. Если в договоре поставки срок оплаты указан 7 дней, а в спецификации к договору 15, какой срок применим в данном случае? Договор не содержит условие о том, что сроки оплаты указаны в спецификации или могут быть изменены ей.

5.1. Доброго времени суток! Применяется тот срок поставки, который указан непосредственно в договоре. Удачи вам и всего доброго.

5.2. Условия в договоре и в спецификации должны соответствовать. Спецификация — неотъемлемая часть договора. Суд будет давать оценку данным разночтениям.

5.3. Посмотрите в договоре, может быть указано, с какого момента этот срок считается и в течение каких дней — банковских, календарных. Сравните договор и приложения к нему.

5.4. Здравствуйте!
Вообще, спецификация к договору устанавливает такие усовия, как ассортимент, колличество и стоимость товара.
Если в договоре нет отсылочной нормы к спецификации по срокам. Применяется условие договора, т.е. семь дней.

5.5. Яна, по общему правилу, документы, подписанные сторонами в более поздний срок могут изменять ранее подписанные. Я думаю это следует рассматривать так, что в договоре Вы оговорили общие условия поставки всех товаров, а в спецификации — конкретный срок данного конкретного товара.
Или что спецификацией изменили установленные ранее договором сроки (что-то вроде доп. соглашения)

6. В спецификации к договору поставки есть противоречия по срокам и условиям поставки, то есть есть пункт — окончательный расчет производится в день поставки, и есть пункт — отгрузка осуществляется после оплаты 100%. На какой пункт опираться? И можно ли признать такой договор недействительным?

6.1. Здравствуйте.
Договором признается соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей.

Ст. 506 ГК РФ. Нужно смотреть договор. Есть необратимые риски.

7. С клиентом заключен договор на поставку, на условиях оплаты 70/30. 70% клиент оплатил, оставшиеся 30% по условиям спецификации подлежат к оплате после факта уведомления об отгрузке. Клиент дважды уведомлен, оплаты нет. Можем ли мы подать иск в суд?

7.1. Здравствуйте! Если уведомили, значит имеете право взыскать недополученную сумму по договору поставки.

7.2. Да вы можете обратиться с иском в суд т.к. данные условия должны быть предусмотрены в вашем договоре поставки.

8. Если у нас есть к договору поставки спецификация, в которой указана цена и ассортимент товара, то нужен ли будет протокол согласования цены и ассортимента к этому договору?