Письмо о назначении встречи с руководителем для переговоров

5 главных реквизитов письма о встрече с клиентом

Ведение предпринимательской деятельности подразумевает постоянное взаимодействие с партнерами и клиентами. Один из видов оформления деловых встреч – обмен письмами. Каким образом они составляются – будет рассмотрено далее.

Понятие и цель применения письма о встрече

Существует две общераспространенные цели использования письма о встрече:

  • организация деловой беседы;
  • привлечение внимания клиента к выгодному предложению.

Первый вариант идеально подойдет для повторной встречи, т. е. когда «первое касание» уже произошло. Второй способ актуален для случаев, когда какие-либо договоренности между сторонами достигнуты не были. Результативность писем с предложением о торговой сделке идентична эффективности холодных звонков.

Во избежание игнорирования писем необходимо вызвать у потенциального клиента интерес. Для этого требуется разработка грамотного заголовка и темы документа. Все это должно отвечать потребностям и личностным чертам характера вашего потенциального потребителя.

Если эти аспекты опустить и не соблюсти – есть риск нарваться на игнорирование письма и потерять потенциального клиента, так и не обретя его внимание.

Правила составления электронных писем для клиентов – в этом видео:

Нюансы ведения деловой переписки

Итак, все этапы реализации пройдены, прибыль «подбита». Но есть еще один нюанс. Он заключается в проведении встречи с клиентом в целях оформления договоренности и обсуждения деталей сделки.

На первый взгляд, в этой процедуре нет абсолютно ничего сложного. Все, что требуется от создателя документа – написание делового письма о встрече. Но каким образом его оформить? С чего начать и как подвести к завершению?

Поэтому первое и на начальном этапе единственное, с чем следует провести ознакомление – правила ведения деловой переписки. Они включают в себя несколько важнейших моментов.

  1. Адрес электронной почты. Он должен выглядеть так, будто сторона, делающая обращение, действительно занимается бизнесом, а не развлекается. Имя должно быть серьезным и олицетворять суть деятельности организации. Комичные, веселые и ругательные названия под запретом.
  2. Личные обращения. Чтобы клиент лучше воспринимал информацию, которая ему адресована, следует называть его по имени. Это позволит ему понять, что он действительно важен, и настроит на долгосрочные доверительные отношения.
  3. Использование полного имени партнера при обращении. Если потенциального клиента зовут Саша или Женя, то обращаться к нему следует Александр и Евгений соответственно.
  4. Оформление приветствия. Не рекомендуется указывать в приветственной части время суток, ведь вероятно, клиент будет читать его через пару часов, когда наступит иной отрезок дня. Целесообразнее всего использовать слово «Здравствуйте» или «Приветствую», если речь идет о более неформальном тоне общения.
  5. Указание тематики. Первый вопрос, который записан в подсознание клиента – «что он/она от меня хочет». Так что в первом предложении письма должна прослеживаться четкая тема – то, о чем пойдет речь далее.
  6. Различение между полями «кому» и «копия». В части «кому» требуется указание получателя, от которого происходит ожидание ответа. В графе «копия» указывается лицо, которое должно пройти процедуру ознакомления с письмом.
  7. Лаконичность изложения материала. В соответствии с нормами деловой переписки длина обращения не должна превышать классический лист А4. Имеются лимиты и по объему: он не может переходить отметку в 3 Мб, иначе в ходе открытия есть вероятность «зависания».
  8. Понятность вступительной части. После того как клиент прочтет первых три предложения, он должен понять, о чем пойдет речь далее, т. е. получить ответ на вопрос «что от меня хотят». Не рекомендуется строить длинные предложения, т. к. они плохо воспринимаются в процессе чтения.
  9. Грамотность заключительной части. Она обязательно должна включать прощание и призыв к действию, чтобы клиент был заинтересован в продолжении диалога. Документ должен в обязательном порядке содержать подпись обращающейся стороны, а также контактные данные (электронные и фактические).

Соблюдая эти правила, можно создать четкое, емкое и лаконичное письмо с уникальным торговым предложением. Здесь вы узнаете, что представляет собой гарантийное письмо и с какой целью оно составляется.

Образец делового письма.

Результативность деловых писем о встрече

Эффективность от применения деловых писем зависит от нескольких факторов:

  • сфера деятельности хозяйствующего субъекта (например, деловые письма показывают наибольшую результативность в области крупного предпринимательства, в то время как малый бизнес может обойтись неформальным общением в социальных сетях или по электронной почте);
  • грамотность составленного документа (неправильно составленное письмо лишь оттолкнет потенциального клиента вместо того, чтобы привлечь его внимание, в то время как хорошо составленное письмо позволит заинтересовать потребителя и сохранить с ним теплые дружеские отношения);
  • время отправления (нужно направить письмо адресату в то самое время, когда он его ждет или когда, по мнению отправителя, он нуждается в данном документе, письмо ни в коем случае не должно «огорошивать», т. е. приходить «как снег на голову»).
Читать еще:  Как жить после развода с женой

Если все эти пункты соблюдены, вы составите эффективное письмо, которое однозначно привлечет внимание вашего клиента и позволит превратить его из заинтересованного лица в постоянного заказчика.

Содержание документа о встрече

Чтобы письмо было последовательным и содержало в себе актуальную информацию, преподносимую постепенно, необходимо строго следовать его структуре.

  1. Обращение. Оно нуждается в выделении отдельной строки. Здесь же указывается приветствие. Идеальное решение: «Здравствуйте, Федор Игоревичи!».
  2. Представление. Согласитесь, не очень приятно читать письмо, пришедшее неизвестно от кого. Сообщите адресату свое имя и то, кем вы являетесь (менеджер, предприниматель, оператор и т. д.).
  3. Причина обращения. Вероятно, вы уже договорились о встрече по телефону или электронной почте, или возникли какие-то заминки касательно заказа, или это вовсе первое обращение. В любом случае следует напомнить, чего вы ожидаете от клиента. Оптимальный пример: «мы вчера общались по телефону и договорились о…» или «мы изучили ваши претензии и хотим обсудить…» или «мы хотели бы сделать Вам деловое предложение…». Это далеко не исчерпывающий перечень вариантов.
  4. Назначение встречи. В этом отчасти и заключается целевая задача, стоящая перед отправителем письма. Нужно действовать поступательно и ни в коем случае не резко. К примеру: «я бы с удовольствием встретился с Вами и обсудил детали лично…» или «если вы желаете узнать подробности, можем встретиться (дата, время) и пообщаться насчет дальнейшего сотрудничества…».
  5. Контактные данные. Если хотите показать потенциальному клиенту свое уважение, нужно указать не только контакты, но и еще раз повторить должность, имя. Можно оформить эту часть по классическому шаблону или же использовать более-менее оригинальный подход: «для подтверждения встречи можете позвонить по телефону…» или «для уточнения деталей Вы можете написать мне по адресу…». На следующей строке пишется «С уважением», а строкой ниже – «Ирина Эдуардовна, Ваш личный консультант».

Все. На этом письмо можно считать полностью завершенным и оформленным. Осталось лишь перечитать его и направить клиенту. Тут вы узнаете, как правильно составить и направить благодарственное письмо.

Пример письма о встрече для переговоров.

Письмо после деловой встречи

Итак, все прошло как нельзя лучше: клиент дал согласие на то, чтобы встретиться в личном порядке, и это случилось. Но это не говорит, что деловая переписка подошла к концу. В торговой деятельности существует еще один этап – прощание с клиентом.

Классическое письмо имеет свою структуру.

  1. Обращение.
  2. Выражение благодарности «хочу выразить благодарность…» или «хочу Вас поблагодарить».
  3. Контактные данные с именем и должностью.

Таким образом, письмо о встрече – особый документ, требующий продуманного подхода к оформлению.

Как назначить встречу с клиентом с помощью письма и другими способами – смотрите тут:

Письмо о назначении встречи с руководителем для переговоров

Логика изложения поддерживается четким внешним делением документа на составные части.

  • Использовать только те языковые конструкции и средства, которые понятны адресату.

Предложение о встрече в деловом письме

В письме не должно быть завуалированных фраз.Несмотря на то, что в настоящее время большая часть переговоров проходит в электронном виде, соблюдение описанных выше рекомендаций актуальна и для них. Но деловые письма, оформленные «по старинке», на бумаге, тоже имеют свои преимущества. Их несколько.

  • При их использовании легче представить документальные доказательства в судебной инстанции. Взять сохраненную бумагу проще, чем копировать электронное письмо, распечатывать его, а потом – доказывать его подлинность.
  • Документацию нужно регистрировать в журналах учета.

Если вы не знаете его на должном уровне — то стоит поручить эту работу специализированному специалисту, а общие рекомендации выглядят так же, как для формирования обычной заявки (принцип тот же, и значимых особенностей нет).

Тем не менее начинаются они слегка иначе, и вместо стандартного приветствия за границей принято сразу обратиться к получателю (никаких «уважаемый», только мистер или миссис), например: «Mr. Baker… ». Также важным моментом является упоминание «связующего звена» между получателем и отправителем, так как их деятельность происходит слишком далеко для случайных писем.


Пример: «A mutual friend, Adam Ricky suggested that I contact you…» — «Наш общий друг, Адам Рикки посоветовал мне связаться с Вами…».

Письмо о назначении встречи с руководителем для переговоров

В современной деловой переписке принято указывать как имя и отчество адресата, так и его звание, и профессию. Отсутствие обращения истолковывается как оскорбление, нарушение норм делового этикета.

  • Уважаемый профессор Петр Иванович!
  • Достопочтенный господин ректор Сергей Федорович!
  • Высокопоставленный господин министр Алла Семеновна!

Если письмо о назначении встречи с клиентом является результатом договоренности или ответом на согласие, приглашение, запрос, то уместным будет после обращения к адресату выразить благодарность.

  • Прежде всего, благодарим Вас за…
  • Спасибо за предоставленную возможность…
  • Примите от нас искреннюю благодарность за…
Читать еще:  Работник инвалид 3 группы особенности кадрового учета

Данный пункт необходим лишь в случае задержки письма.

Письмо-просьба о встрече

Я взял на себя смелость написать Вам для того, чтобы попросить о встрече в любой удобный для Вас день. Я был бы признателен, если бы Вы могли уделить мне час или около того, чтобы обсудить.

Письмо-благодарность за оказанный прием с приглашением нанести ответный визит

Мы хотели бы выразить Вам признательность за дружеский прием, оказанный Вами сотруднику нашей компании господину. Мы убеждены, что соглашения, достигнутые в ходе этой встречи, дадут положительные результаты для обеих сторон.

Мы подтверждаем договоренность, согласно которой господин.

Мы назначаем встречу на 15 июня 2013 г. в 13:00. Пожалуйста, давайте обсудим ваши проблемы и пути их решения.

Благодарим за желание улучшить нашу организацию и за ваши честные высказывания. Мы надеемся встретиться с вами и выработать положительное решение.

Уважаемый Иван Иванович ,

Я был бы рад, если бы Вы присоединились к нашей компании.

Вы знаете, что я искал кого-то с вашими навыками в течение многих месяцев. Я думаю, что Вы были бы идеальным кандидатом для нашей организации.

Я хотел бы встретиться с Вами 10 июня 2013 г.
чтобы обсудить возможность вашего перехода к нам. Пожалуйста, позвоните мне, чтобы мы могли договориться о встрече.

Деловые встречи и визиты

Ведение деловой деятельности предполагает активные контакты с партнерами и клиентами, причем зачастую они носят характер личных встреч. Кроме того, в деловой деятельности практикуется обмен специалистами, их обучение и подготовка.

Договоренности о таких встречах и визитах обычно достигаются в результате обмена соответствующим письмами.

Примеры таких писем приведены в данном разделе.

Письмо-предложение о встрече для обсуждения делового сотрудничества. Необходим ответ

Информируем Вас о том, что господин.

может посетить офис Вашей фирмы днем после обеда (дата).

Этот визит позволил бы нам обсудить вопросы, представляющие взаимный интерес, и изучить возможности дальнейшего развития наших деловых отношений.

Если завяжется переписка либо будет принято решение о встрече, адресат должен точно знать, как именно обращаться к тому, с кем он хочет связаться.

Но это правило действует только в том случае, если раньше переписка между этими работниками организаций (или частным лицом и организацией) не велась. Причина У любого письменного обращения должна быть цель.

В письме о встрече для переговоров должны быть четко описаны причины, которые побудили одну из сторон пойти на контакт. Назначение встречи Для того чтобы письмо было направлено на конкретное действие, автор должен указать место и время встречи. Назначение даты – это щекотливый момент.

Деловое письмо образец.

Ведь деловая переписка подразумевает и мотивирующий на совершение действия партнером момент. А в последнем пункте вся инициатива в вопросе назначения даты перекладывается на адресата. Если есть уверенность в том, что встреча состоится, то можно так поступить.

Дополнительные части

В качестве необязательных (но применимых в частных случаях) элементов письма можно отметить:

  • Благодарность за возможность пригласить на встречу.
  • Кто еще приглашен принять участие во встрече.
  • Как действовать, если у адресата нет возможности явиться для переговоров в указанное время. Например, послать письмо, внести предложения и пр.
  • Контактное лицо (если этой информации не было в начале).

В принципе, письмо о встрече для переговоров составляется в свободной форме.

Главное – знать цель послания.

Итак, выложенный образец письма о встрече для переговоров содержит следующие сведения:

  • Данные организации.
  • Номер и дату документа.
  • Наименование адресата.
  • Обращение.
  • Представление.
  • Аргументацию обращения.
  • Назначение встречи.
  • Цель.
  • Подпись.

Реквизиты

Данные организации могут содержаться как в шапке письма, так и отдельно (могут печататься в самой верхней части листа). Но дать адресату знать, каким образом можно связаться с отправителем, надо обязательно. Если письмо составляется в электронном виде, то это могут быть просто телефоны в конце письма.

Номер и дата

Нумерация входящей и исходящей корреспонденции чрезвычайно важна, так как именно она впоследствии отображается в журналах регистрации.

Образец 1 Subject: Напоминание о смете на строительные работы для администрации г. ТверьData: 20. 06. 2016From: [email protected]: Андрей Петров Уважаемый господин Петров! Вторично напоминаем о необходимости предоставить смету на строительные работы по реконструкции и строительству жилого дома и плановых гаражей по Московскому шоссе Кировского района со всеми видами инженерных сетей в объеме пускового комплекса.
Ставим Вас в известность, что по истечении оговоренного договором срока наше предложение теряет силу.

С уважением, Елена Иващенко Менеджер службы работы с клиентамиЗАО «Сервис-стандарт» Тел.: 8-999-111-22-33 Клише для выражения просьбы не употреблять ненормативную лексику в переписке: • Пожалуйста, постарайтесь не употреблять некорректную лексику.

Создание лояльной атмосферы (благодарим Вас за использование наших услуг…).

  • Информация о просмотре заявки (мы детально проанализировали возможность слияния наших компаний…).
  • Похвала инициативы для создания имиджа (Ваше предложение, без сомнений, было бы выгодным для обеих сторон…).
  • И лаконичный отказ, с указанием возможности принятия заявки через неопределенный срок (к сожалению, в настоящий момент мы не можем принять данное предложение…)
  • А также описание причины (так как это не вписывается в установленный бизнес-план производства…).
  • Завершение (с уважением, Игорь Викторович генеральный директор ООО «Яблочки»).

Как правильно написать письмо на английском на деловую встречу?

Особого внимания достойны и иностранные бизнес-партнеры, для которых, без сомнений, потребуется формировать приглашение чисто на английском языке.

Письмо о назначение встречи с руководителем

Виды деловых писем

При первом знакомстве с деловой перепиской может сложиться впечатление, что это слишком сложная система. На самом деле, разные виды деловых писем органично соответствуют потребностям физического лица во взаимодействии.

Деловое письмо о сотрудничестве Первым мостиком между возможными будущими партнерами становится, как правило, деловое письмо о сотрудничестве.

Представители двух фирм могут уже познакомиться и провести предварительные переговоры, но официальным контактом станет именно письмо о сотрудничестве. Важные моменты для этого документа:

  1. краткое изложение по существу вопроса;
  2. обращение к конкретному лицу;
  3. упоминание о встрече или источнике информации об этой фирме;
  4. таблицы, прайсы и прочую дополнительную информацию лучше отправить в приложении.

Деловое письмо о встрече В случае успеха, следующим шагом станет деловое письмо о встрече.

Письмо о назначении встречи с руководителем для переговоров

Логика изложения поддерживается четким внешним делением документа на составные части.

  1. Использовать только те языковые конструкции и средства, которые понятны адресату.

В письме не должно быть завуалированных фраз.Несмотря на то, что в настоящее время большая часть переговоров проходит в электронном виде, соблюдение описанных выше рекомендаций актуальна и для них. Но деловые письма, оформленные «по старинке», на бумаге, тоже имеют свои преимущества. Их несколько.

  1. При их использовании легче представить документальные доказательства в судебной инстанции. Взять сохраненную бумагу проще, чем копировать электронное письмо, распечатывать его, а потом – доказывать его подлинность.
  2. Документацию нужно регистрировать в журналах учета.

Если вы не знаете его на должном уровне — то стоит поручить эту работу специализированному специалисту, а общие рекомендации выглядят так же, как для формирования обычной заявки (принцип тот же, и значимых особенностей нет).

Письмо о встрече для переговоров

3824 Сложно представить, какую роль в ведении бизнеса играют контакты. Посредником между контрагентами может стать письмо о встрече для переговоров. Этот документ информирует партнера о том, что имеется готовность к переговорам.

Чем лучше составлено письмо о встрече для переговоров, тем больше шансов есть для того, чтобы эта встреча состоялась. Итак, письмо должно: Быть составлено правильным языком, без грамматических и синтаксических ошибок.

Иметь официально-деловой стиль изложения.

Эффективное письмо-просьба за 5 шагов

05.06.2014 Письма-просьбы – это неотъемлемая, важная и необходимая часть деловой переписки. С одной стороны, это тактичные и дипломатичные запросы по текущим вопросам, с другой – инструмент для достижения определенных целей адресата.

Цель любого письма-просьбы – побудить адресата к определенным действиям, необходимым автору письма. Как составить письмо-просьбу, чтобы максимально приблизиться к положительному ответу?

О бизнесе

Письмо-приглашение – это частный случай письма-извещения, которое используется для приглашения на некоторое мероприятие (выставку, переговоры, встречи, семинары и т.п.) Отличается тем, что письмо-приглашение можно оформить не на фирменном бланке и иметь художественные украшения: рисунки, орнаменты и так далее.

Оглавление На мероприятиеК сотрудничествуНа работуНа выставкуНа совещаниеНа конференцию Содержание Текст приглашения должен содержать четкую и конкретную информацию о дате и месте проведения торжества. Письмо может быть адресовано как одному лицу, так и нескольким одновременно.

Отправляется письмо-приглашение, как правило, за несколько дней или даже недель до проведения мероприятия, чтобы приглашенный человек имел время и возможность принять решение и собраться на торжество. Желательно отправлять письмо-ответ на предложение, даже в случае отказа от предложения.

Письмо о назначении встречи

2 В письме о назначении встречи (letter arranging a meeting) указывается предполагаемая дата, время, место, вопросы для обсуждения или тема, список участников. Кроме того, могут быть даны инструкции, как добраться до места встречи, если оно не известно адресату. Составитель письма может попросить адресата выполнить какие-либо действия, необходимые для организации встречи, и поблагодарить его за беспокойство.

В конце письма содержится просьба подтвердить согласие присутствовать на встрече.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector