Образец листа ознакомления с приказом

Лист ознакомления с приказом

Если на предприятии издается приказ, касающийся его работников (а такие приказы – это большая часть распорядительной документации организаций), то каждый прямо или косвенно упомянутый в нем сотрудник должен быть с ним ознакомлен. При этом информация о прочтении приказа и подпись работника вносятся в специальный лист.

Функция и роль приказа

Приказ – это распоряжение руководителя, которое оформляется в письменном виде и содержит сведения о том или ином принятом решении.

Приказы могут касаться любых правовых аспектов отношений между работодателем и подчиненным:

Издаются приказы всегда от лица директора предприятия, легитимны только внутри фирмы, имеют длительный период действия и, при необходимости, могут подвергаться изменениям.

Приказы ни в коей мере не должны нарушать ни гражданских, ни трудовых прав работников, которые, в свою очередь, в обязательном порядке должны с ними ознакомляться.

Зачем нужна подпись работника

Сотрудник предприятия не просто должен прочесть приказ, но и поставить свою подпись либо на самом документе, либо в специальном бланке: листе ознакомления с приказом.

Это правило является требованием законодательства, которое обязывает руководство фирмы знакомить сотрудников со всеми издаваемыми на предприятии локальными нормативными бумагами.

Автограф работника на приказе будет свидетельствовать о том, что он согласен с распоряжением и готов приступить к его исполнению.

В каких случаях используется лист ознакомления с приказом

Лист ознакомления с приказом используется в тех случаях, когда распоряжение касается большого количества сотрудников, например, целого структурного подразделения или какой-то конкретной группы работников. Понятно, что он не является самостоятельным документом, а служит своего рода приложением к приказу.

В случае возникновения каких-либо спорных и конфликтных ситуаций между работодателем и подчиненным, в дальнейшем этот документ может стать доказательством в трудовой инспекции или судебной инстанции, причем как с одной, так и с другой стороны, поэтому подписи следует собирать тщательно и скрупулезно.

Недопустимо пропускать кого-либо из работников предприятия, упомянутых в приказе, а тем более подделывать их автографы. Если кто-либо из сотрудников отсутствует на рабочем месте в момент сбора подписей, например, по причине болезни, отпуска или командировки, надо дождаться его возвращения и только тогда взять подпись об ознакомлении с приказом.

Что будет, если не поставить подпись об ознакомлении с приказом

Заставить сотрудника подписать и выполнить приказ руководителя нельзя.

Однако по факту отказа от подписи распоряжения, представитель работодателя вправе составить специальный акт, а за отказ от выполнения приказа работодатель имеет право подвергнуть сотрудника дисциплинарному взысканию или даже уволить.

Конечно, такие меры возможны только при условии, что приказ полностью соответствует всем нормам законодательства РФ, а подчиненный не предоставил никаких веских и уважительных причин для подобного поведения.

На каком этапе происходит ознакомление

Как правило, знакомство с приказом происходит непосредственно сразу после его выпуска или в течение нескольких дней после этого – обычно предельная дата указывается директором в самом документе. В любом случае, свою подпись работник должен поставить до того, как приступит к выполнению распоряжения.

Кто формирует лист

Непосредственно составление и заполнение листа ознакомления с приказом обычно лежит на специалисте отдела кадров предприятия, юрисконсульте или секретаре — т.е. любом том сотруднике, в должностную инструкцию которого вписана данная функция. Также формировать лист и знакомить с приказом коллег может работник, назначенный на это в самом тексте распоряжения директором.

Как составить лист ознакомления с приказом

Практически все стандартные унифицированные формы первичных кадровых и бухгалтерских документов с 2013 года отменены, поэтому лист может составляться работниками фирмы в произвольном виде или по внутреннему шаблону организации.

Единственное, что при формировании бланка необходимо соблюдать определенную структуру и правила русского языка.

В «шапке» листа следует обозначить:

  • название предприятия;
  • наименование документа;
  • номер, дату и суть приказа.

Далее рекомендуется сделать таблицу, в которую нужно внести:

  • порядковый номер работника;
  • фамилию-имя-отчество работника;
  • должность;
  • дату ознакомления с приказом;
  • подпись.

При необходимости сюда можно добавить и другие столбцы (например о структурном подразделении, в котором трудится работник или примечания).

Если сотрудников, которых касается приказ, много, то для их подписей может потребоваться несколько листов. Все их нужно скрепить (можно при помощи степлера, но лучше суровой нитью) и пронумеровать.

Читать еще:  Берутся ли налоги с договора дарения

Как оформить лист

Документ обычно составляется в единственном экземпляре, на листе формата А4 или на фирменном бланке компании. Формировать его можно как от руки, так и в печатном виде. Главное – наличие подлинных автографов работников.

Удостоверять бланк при помощи печати строгой необходимости нет, т.к. с 2016 года юридические лица имеют право не использовать при визировании документов штемпельные изделия (если только эта норма не закреплена во внутренних локальных актах фирмы).

После создания лист надо завизировать в журнале учета внутренних документов.

Сроки и способы хранения бланка

Лист ознакомления с приказом должен лежать в отделе кадров предприятия в отдельной папке вместе с тем распоряжением, которого он касается. Срок его хранения законодательно не ограничен, но, как минимум, весь период действия приказа он должен быть в целости и сохранности.

Как подписывается лист ознакомления с приказом: образец

Приказы являются значимыми нормативными актами компании, на основании которых вносятся разные изменения в процесс работы сотрудников предприятия. Поэтому с определенными приказами работники должны знакомиться под роспись.

Для этого подпись может ставиться непосредственно на приказе. Если требуется ознакомить с документом большое количество сотрудников, то используется для этого лист ознакомления.

Когда нужен документ

Применяется листок, подтверждающий, что работники были ознакомлены с приказом, только при необходимости получения подписи от многих граждан. Например, если распоряжение относится к крупному отделу или значительной группы сотрудников.

Листок ознакомления выступает приложением к приказу.

Если между руководителем компании и работниками в будущем возникнут какие-либо трудовые споры, то именно данный документ выступает доказательством, что были выполнены работодателем все требования законодательства.

Для этого выбираются работники, упомянутые в приказе. Если по разным основаниям граждане отсутствуют на работе, то надо дождаться их возвращения, после чего они ставят подпись на документе.

Что будет, если лист не подписан

Если работодатель не сможет доказать, что работник фирмы был оповещен о содержании какого-либо приказа, то это может привести в будущем к негативным последствиям для руководителя фирмы.

Распоряжения могут легко оспариваться в суде или отменяться трудовой инспекцией. Нередко сами сотрудники отказываются от подписания листка ознакомления с содержанием приказа.

Как оформить, то что работник ознакомлен с приказом? Ответ в видео:

В этом случае руководитель может привлечь работника к дисциплинарной ответственности или вовсе принудительно уволить. Но это возможно только при отсутствии веских оснований у сотрудника, так как если приказ нарушает требования законодательства, то гражданин может отказаться от его подписания.

Правила ознакомления работников с приказом

Приказ представлен официальным распоряжением руководителя компании.

К правилам его составления относится:

  • оформляется исключительно в письменной форме;
  • содержит основные сведения о вносимых изменениях в работу сотрудников;
  • может относиться к разным сферам работы компании;
  • формируется от лица руководителя фирмы;
  • в него могут вноситься изменения;
  • не допускается, чтобы в документе нарушались требования законодательства или права работников.

Дополнительно работодатель может пользоваться листком ознакомления. Необходимость ознакомления работников с содержанием распоряжения обусловлено требованиям законодательства.

Наличие подписи подтверждает, что работодатель выполнил все требования закона.

Когда ставится подпись

Сразу после издания приказа директор предприятия должен предъявить его для изучения лицам, к которым относится данное распоряжение. Если рассчитан документ на неопределенное количество работников, то ознакомить с ним нужно весь штат.

Обычно секретарь назначается исполнителем данного процесса, поэтому им формируется лист ознакомления, подписываемый всеми работниками предприятия. Руководитель должен убедиться, что на документе имеются все нужные подписи.

Нюансы ознакомления

Работодатели должны передавать для изучения приказ сразу после издания. Обычно это выполняется непосредственно в день его составления или в течение ближайших нескольких дней.

Кем составляется лист ознакомления с приказом

Ответственное лицо, в обязанности которого входит составление и заполнение листка ознакомления, назначается путем издания соответствующего приказа руководителем компании. Обычно для этого выбирается специалист из отдела кадров или секретарь.

Бланк листа ознакомления.

Обязательно в должностную инструкцию выбранного специалиста вносятся сведения о данной функции.

Читать еще:  Медицинское обеспечение военных пенсионеров фсб

Образец

Если надо ознакомить с документом нескольких сотрудников предприятия, то для этого формируется лист ознакомления. Допускается пользоваться произвольной формой. В некоторых компаниях составляется специальный шаблон, по которому работник должен составлять этот документ.

Хотя отсутствует точная форма данного документа, при его составлении надо учитывать правильную структуру.

В него обязательно вносятся следующие сведения:

  • полное наименование компании;
  • название документа;
  • дата его формирования;
  • номер и содержание приказа;
  • номера всех сотрудников;
  • ФИО работников предприятия;
  • занимаемые ими должности;
  • дата, когда сотрудники компании знакомятся с содержанием распоряжения;
  • подписи всех наемных специалистов.

Как заполнить штатную расстановку? Смотрите тут.

Если в компании работает много сотрудников, которые должны ознакомиться с приказом, то может понадобиться несколько листков. Все они скрепляются суровой нитью или степлером, а также нумеруются.

Правила оформления

При оформлении этой документации учитываются следующие правила:

  • листок делается исключительно в одном экземпляре;
  • для его создания используется лист формата А4, а также может использоваться фирменный бланк организации;
  • вносится информация от руки или с помощью компьютера;
  • требуется наличие оригинальных подписей всех сотрудников, указанных в приказе;
  • отсутствует обязательное требование к наличию печати компании, так как с 2016 года не требуется визирование документации печатью, если иное не предусматривается в локальных нормативных документах;
  • листок обязательно фиксируется в специальном журнале, предназначенном для учета внутренней документации компании.

Обязательно ли работник должен бытька ознакомлен с приказом? Смотрите видео:

Обо всех таких правилах должен знать специалист, назначенный ответственным лицом. Скачать образец листа ознакомления можно ниже.

Как хранятся бланки

Листки, подписанные сотрудникам, находятся в кадровой службе компании. Для этого создается отдельная папка, куда дополнительно вкладывается непосредственный приказ.

Срок хранения данного документа не ограничен законодательством, поэтому в течение срока действия распоряжения листок должен находиться в компании в сохранности.

Когда не требуется составлять

По закону работодатель может не составлять листок ознакомления, но при этом он выступает доказательством, что все сотрудники, которые были затронуты в распоряжении, были оповещены об изменениях.

В некоторых ситуациях не требуется составлять данный документ.

К ним относится:

  • в приказе указан один сотрудник или несколько работников, поэтому они расписываются непосредственно на распоряжении;
  • используется другая документация, являющаяся доказательством оповещения работников о вносимых изменениях с помощью распоряжения;
  • оповещаются сотрудники путем отправки копии приказа почтой с уведомлением о вручении;
  • на камеру фиксируется факт того, что сотрудники изучили распоряжение.

Образец листа ознакомления с приказом.

Листок ознакомления может заменяться другими доказательствами того, что работодатель исполнил свои обязательства перед наемными специалистами.

Заключение

Листок ознакомления с приказом используется, если распоряжение затрагивает большое количество работников. Его составлением занимается ответственное лицо, наделенное необходимыми полномочиями.

Зачем составлять соглашение по охране труда? Узнаете здесь.

Составлять документ можно в свободной форме, но при этом обязательно включаются в него определенные обязательные сведения. В некоторых ситуациях допускается обходиться без листка.

Лист ознакомления с приказом: образец

Статьи по теме

Лист ознакомления с приказом содержит информацию о прочтении текста документа сотрудником и его подпись. В статье излагаются правила оформления листа и дается ссылка, по которой можно скачать образец листа ознакомления с приказом.

Если в организации издается приказ, в котором прямо или косвенно упоминаются сотрудники компании, то упомянутые в документе лица должны быть с ним ознакомлены.

Работники не просто читают документ, но и расписываются в специальном бланке. Такой бланк называется листом ознакомления с приказом.

Этот порядок закреплен законодательно. Руководство компании обязано знакомить сотрудников с приказами, в которых они упоминаются.

Подпись работника на приказе свидетельствует о том, что он не имеет возражений по содержанию документа и готов его исполнять.

В каких случаях используется лист ознакомления с приказом?

Лист ознакомления с приказом оформляется в тех случаях, когда распоряжение имеет отношение к большому количеству работников (отдел или конкретная группа сотрудников). Лист ознакомления служит приложением к деловой бумаге и не является самостоятельным документом.

К сбору подписей сотрудников следует отнестись ответственно. В случае возникновения спора между работником и работодателем этот лист будет служить доказательством в трудовой инспекции или в суде.

Читать еще:  Справка мэс инвалид

Нельзя пропускать в листе ни одного сотрудника, упомянутого в приказе. Нельзя подделывать его подпись. Если в момент сбора подписей сотрудник отсутствует, то вам придется его дождаться и получить подпись.

Как ознакомить работника с документом: есть ли четкие правила?

Ознакомление работника с документом нужно фиксировать в том же документе или могут быть другие варианты? Как это действие оформляют? Есть ли четкие правила?

Кого нужно ознакомить с приказом?

В первую очередь с приказом нужно ознакомить его главных героев: работников, которые получают в документе какое-либо задание. Например, если в приказе Иванов получает одно задание, Петров другое, а на Сидорова возлагают контроль за исполнением распоряжения, то ознакомить с документом нужно всех троих.

Исполнители задания могут быть указаны в документе обобщенно, например: «Начальникам структурных подразделений представить информацию до 01.09.2018». Тогда в лист ознакомления с приказом нужно включить всех начальников структурных подразделений без исключения.

Приказ может быть рассчитан и на неопределенный круг лиц. Например, если документом утверждается локальный нормативный акт (ЛНА), который касается всех, ознакомить нужно всех работников. В таких случаях кто-то из работников административного сектора, например, вы, как секретарь, получает задание ознакомить работников с этим распоряжением. Тогда на документе под словами «С приказом ознакомлен» распишетесь только вы, а затем вам нужно создать лист ознакомления с приказом и либо подойти лично к каждому из коллег, либо действовать через начальников отделов.

В любом случае, если в документе есть задание, то у него должен быть исполнитель и срок выполнения: не просто «Довести приказ до руководителей подразделений в части их касающейся», а «Секретарю Кузнецовой П. А. довести приказ до руководителей подразделений в части их касающейся в срок до 01.09.2018».

Ознакомление работника с документом оформляют по аналогии с реквизитом «виза». Виза ознакомления содержит слова «С приказом ознакомлены», должность работника, его личную подпись, инициалы, фамилию и дату ознакомления.

Читайте также

  • Издание приказов: важные нюансы
    Чем поможет: разобраться в таких понятиях, как «отмена приказа», «аннулирование приказа» и «издание совместного приказа».
  • Как работать с приказами в организации: по материалам вебинара
    Чем поможет: познакомит с ответами спикера на самые интересные вопросы участников вебинара.

Как составить лист ознакомления с приказом?

Стандартной унифицированной формы листа ознакомления с приказом не существует. Лист составляется секретарем в произвольной форме или по шаблону, принятому в делопроизводстве компании.

Во избежание проблем в суде или трудовой инспекции рекомендуем придерживаться стандартной структуры документа.

«Шапка» листа содержит:

  • наименование организации;
  • название деловой бумаги (лист ознакомления с приказом);
  • информацию о приказе, его номер и дату подписания.

Основная часть листа оформляется в виде таблицы со следующими графами:

  • номер сотрудника по порядку;
  • ФИО сотрудника;
  • должность сотрудника;
  • дату ознакомления с приказом;
  • подпись сотрудника.

В случае необходимости добавьте в таблицу информацию о структурном подразделении, к которому принадлежит сотрудник и примечания.

Если работников, упомянутых в приказе, много, то для оформления их ознакомления и подписей используйте несколько листов. Листы пронумеруйте и скрепите степлером или суровой нитью.

Образец заполненного листа ознакомления с приказом

Как оформить лист?

Лист ознакомления работников с приказом оформляется либо на фирменном бланке организации, либо на пустом листе формата А4. Лист составляется в одном экземпляре. Бланк документа распечатайте на принтере или напишите от руки. Главное условие легитимности листа — наличие подлинных подписей сотрудников.

Если локальным нормативным актом организации не закреплен порядок удостоверения документов печатью или штампом, то оттиск печати не нужен. Напомним, что с 2016 года юридические лица имеют право не использовать печати и штампы для визирования документации.

После сбора всех подписей и оформления листа, зарегистрируйте его в Журнале учета внутренней документации компании.

Лист ознакомления с приказом является подтверждением того, что сотрудник, упомянутый в распоряжении, знаком с его содержанием и готов его выполнять. В случае возникновения трудовых споров лист ознакомления будет служить доказательством в суде или трудовой инспекции. Форма листа является свободной, но содержит ряд обязательных элементов: название предприятия, информацию о приказе, фамилии и подписи сотрудников, упомянутых в распоряжении.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector