Как оформить уведомление об отпуске сотрудника

Время отправить работника отдохнуть. Поторопитесь у вас 2 недели для оформления уведомления об отпуске.

В общей череде документов, составляемых кадровой службой, имеются такие, от грамотного составления которых зависит взаимоотношение работника и работодателя.

Одним из таких документов является уведомление о предоставлении отпуска работнику.

Об этом вроде бы ничем не примечательном, но вместе с тем значимом документе мы и поговорим в статье.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (812) 467-44-78 . Это быстро и бесплатно !

Общая информация

Уведомление о начале отпуска работника – это документ, посредством которого работодатель доводит до сотрудника сведения, касаемые ежегодного оплачиваемого отпуска.

За сколько дней необходимо предоставить?

Оно необходимо для соблюдения требований статьи 123, где четко сказано, что о наступлении отпуска работнику нужно сообщить за 2 недели до его начала.

Иначе у работника вместо отдыха по графику отпусков, появится право требовать, чтобы отпуск ему был предоставлен в удобное для него время. Что, конечно же, может в целом сказаться на производственном процессе.

Заострить внимание следует еще на одном немаловажном факте: статья 123, о которой было сказано выше, требует уведомлять только о наступлении ежегодных оплачиваемых отпусков (основного и дополнительного). Что, конечно же, не подразумевает составление уведомления о предоставлении неоплачиваемого отпуска.

Оформляем грамотно

Как уведомить работника об отпуске? Как документ, создаваемый работниками кадровой службы, уведомление об отпуске (по графику отпусков) имеет постоянный набор реквизитов. Поскольку сам по себе документ – информационный, то и основу бланка составляет текст документа.

В череду реквизитов извещения, помимо текста, входит:

  1. Полное и сокращенное наименование организации.
  2. Адресат.
  3. Наименование вида документа.
  4. Дата и регистрационный номер.
  5. Заголовок текста уведомления.
  6. Текст.
  7. Подпись (отправителя и адресата, получившего уведомление).
  8. Отметка о направлении документа в дело (в левом нижнем углу).

Разберем элементы документа, которые часто вызывают вопросы относительно их присутствия/отсутствия на бланке.

Наименование работодателя

Если работодатель – физическое лицо, то указываются его инициалы с фамилией.

В случае же, если юридическое – полное наименование (а если в учредительных документах предусмотрено – то и сокращенное).

Приведем пример наименования работодателя – юридического лица (указывается в левом верхнем углу бланка):

Открытое акционерное общество «Акварельный мир» (ОАО «Акварельный мир»)

ФИО работника

Данный элемент указывается в правом верхнем углу бланка после должности сотрудника (в родительном падеже):

Экономисту по труду С.А. Белерофонтову

Текст

Типичный пример текста представлен ниже.

Уважаемый Степан Андреевич!

Согласно действующему графику отпусков на 2016 г. Вам будет предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск с 21.05.2016 по 17.05.2016.

Ознакомление: за сколько дней?

Для того, чтобы зафиксировать факт ознакомления с документом, обычно используют следующие строки:

Экономист по труду (подпись, дата) С.А. Белерофонтов

Этих строчек достаточно, чтобы, при возникновении необходимости, доказать факт ознакомления работника с текстом.

Скачать образец заполнения уведомления об отпуске (за 2 недели) вы можете здесь .

Отказ работника: как поступить?

В случаях, когда работник отказывается оставлять свой параф, грамотно выйти из затруднительной ситуации поможет акт.

Акт об отказе от ознакомления – решит проблему.

В этом случае работник не сможет при необходимости сослаться на то, что он не был ознакомлен с документом в срок.

Наличие акта об отказе от ознакомления с уведомлением – документ, который снимает с работодателя ответственность по доведению информации о грядущем отпуске.

Главное – составить его по всем правилам и в присутствии нескольких должностных лиц, которые при необходимости подтвердят событие.

Как документ, посредством которого можно предупредить сотрудника о приближающемся отпуске, уведомление незаменимо. Стоит лишь руководствоваться сроками, что прописаны в ТК РФ, и не ошибиться в оформлении. Тогда можно будет не беспокоится по части недовольства со стороны как работника, так и работодателя.

Читать еще:  Расчет пенсии мвд в 2020

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:
+7 (812) 467-44-78 (Санкт-Петербург)

Как оформить уведомление об отпуске сотрудника

Все сотрудники, которые трудоустроены в компании, имеют право на период отдыха. Время, когда каждый из них может воспользоваться своей привилегией, закреплено в специальном документе — графике отпусков, который составляется перед началом нового года. Если подходит время, указанное в графике, компания должна отправить этому работнику уведомление об отпуске.

В каком случае необходимо уведомлять работника об отпуске?

Работнику, в зависимости от характера его работы, могут предоставляться различные виды времени отдыха:

  • Ежегодный оплачиваемый отпуск.
  • Дополнительный оплачиваемый отпуск, в том числе из-за вредных условий деятельности, учебный, из-за беременности и родов и т. д.
  • Другие, установленные законодательно, либо в локальных актах фирмы.

Если по какой-либо причине работник в это время отсутствует на своем месте, то уведомление нужно отправить ему заказным письмом с уведомлением. Однако необходимо помнить, что датой события будет считаться дата вручения письма.

Если же это выполнено не было, то работник имеет право передвинуть период отдыха на другое время. Свое желание он закрепляет путем написания соответствующего заявления и подачи его руководителю. На основании этого должен быть издан приказ о внесении изменений в график отпусков.

Помимо переноса отпуска, за не уведомление работника может наступать и административная ответственность. Если трудинспекция при проведении проверки выявит такое нарушение, она может наложить на фирму и должностных лиц штраф согласно КОАП.

Нужно ли писать заявление на отпуск в случае уведомления?

Заявление на отпуск — это просьба предоставить время отдыха. Если работник использует его согласно графику, то составлять такой документ нет необходимости — приказ на отпуск будет составляться на основании информации из графика отпусков.

Но ситуации, в которых написания заявления необходимо, все же существуют:

  • Работник договорился с администрацией о предоставлении ему отпуска в иное время, чем указано в графике;
  • В графике отпусков проставлен только месяц, а не точная дата начала;
  • В отпуск идет новый работник, который не внесен в график.

В этих случаях подписанное руководителем заявление является подтверждением согласования времени отдыха с администрацией, а также служит основанием для оформления приказа и расчета отпускных выплат.

Порядок ознакомления с документом

Закон оставляет на усмотрение работодателя способ, которым он будет извещать сотрудника о предстоящем отдыхе.

Чаще всего используются:

  • Специальный журнал извещения об отпуске — отдельная книга, в которую заносится каждый факт уведомления, а работник должен поставить свою подпись и дату сообщения;
  • Отметка в приказе на отпуск — как известно, работник должен ознакомиться с оформленным приказом и поставить на нем свою роспись. Это может расцениваться как уведомление об отпуске. Однако следует помнить, что процедуру нужно выполнить не позднее двух недель до отдыха, а значит приказ также необходимо издать в эти сроки. Фактической датой уведомления в этом случае будет считаться не дата издания приказа, а день, когда сотрудник поставил свою подпись на нем.
  • Создание дополнительных граф в графике отпусков — закон не запрещает дорабатывать стандартные документы. Поэтому можно в график отпусков добавить еще две дополнительные графы, в которых сотрудник будет ставить подтверждающую подпись и дату ознакомления.
  • Письменное уведомление в виде отдельного документа — наиболее часто встречающееся уведомление работника об отпуске по графику отпусков. Документ составляется в двух копиях, одна из которых передается сотруднику, а на второй он ставит подпись и дату как факт ознакомления.

В том случае, когда работник не согласен со временем отпуска и отказывается подписывать уведомление, составляется акт об этом в присутствии минимум двух работников из других подразделений. В дальнейшем этот документ прикрепляется к графику и храниться вместе с ним.

Все уведомления должны храниться на протяжении 5 лет в архиве компании.

Скачать образец уведомления об отпуске

Уведомление об отпуске скачать образец в формате Word.

Читать еще:  Уход за пенсионерами на дому соцзащита

Как составить уведомление об отпуске сотрудника?

Законодательство не определяет форму уведомления, если оно составляется в виде отдельного документа. Каждая компания может разработать его на фирменном бланке исходя из собственных предпочтений. Уведомление может быть полностью быть набрано на компьютере, либо иметь вид печатного шаблона, в который от руки записываются необходимые сведения — Ф.И.О. работника, продолжительность и даты отпуска и т.д.

В верхней части документа указываются полное название фирмы, ее реквизиты. Чуть ниже записываются дата и номер составления.

После этого в правой части листа проставляются полные Ф.И.О. работника, которому направляется уведомление, и его должность.

Далее, посередине указывается наименование документа – «Уведомление», после чего записывается его порядковый номер. Под ним документ должен быть зарегистрирован в книге учета уведомлений.

Текст уведомления составляется в форме письма, и должен содержать обязательные сведения:

  • Ссылку на ТК о необходимости составления документа;
  • Информация о запланированных датах начала и завершения отпуска;
  • Продолжительность отпуска в днях;
  • Реквизиты графика отпусков, согласно которому утвержден этот период отдыха;
  • Необходимость подписать один из бланков и вернуть сотруднику кадрового отдела.

Уведомление об отпуске подписывает руководитель кадровой службы либо лицо, ответственное за кадровый учет в хозяйствующем субъекте. После чего необходимо оставить пустую графу, в которой работник сможет проставить личную подпись и дату ознакомления.

Уведомление об отпуске: как составить, за сколько времени направляется и как ознакомить

Каждый работник, кто отработал в компании отрезок не меньше 6 месяцев, наделен право получить время отдыха. Для определения очередности ухода в отпуск всех работников компании разрабатывается специальный документ – график отпусков. Администрации нужно произвести уведомление об отпуске за 2 недели до его приближения.

Когда работнику нужно отправлять уведомление об отпуске?

Сотрудникам в процессе выполнения ими трудовых обязанностей, могут оформляться разные периоды отдыха:

  • ежегодный оплачиваемый отпуск;
  • дополнительный оплачиваемый отпуск — в него входят ученический, декретный, из-за работы во вредных условиях и прочие;
  • Другие типы отпусков, предоставление которых указано в законах либо внутренних актах организации.

Уведомление об отпуске должно сообщать сотруднику, что уже совсем скоро предстоит период отдыха, запланированный в графике отпусков. ТК устанавливает, что сообщить об этом администрация обязана не позже 2-х недель до этого времени.

Если сотрудник в запланированный день на своем рабочем месте не находится, и потому не может ознакомиться и подписать уведомление, то документ нужно переслать ему по адресу проживания заказным отправлением с уведомлением о получении. При этом датой, когда сотруднику было сообщено об отпуске, станет дата фактической передачи письма (по отметке на уведомлении).

Когда уведомление не было предоставлено, то сотрудник имеет право перенести время отпуска на любой удобный для него месяц. Для этого ему необходимо оформить заявление, где указать новый период отпуска, и предоставить его руководству. На основе него кадровая служба должна подготовить приказ об изменении сведений в графике отпусков.

Важно!
Кроме этого, за не уведомление фирме и должностным лицам грозит административная ответственность. Если будет проведена проверка, которая выявит данный факт, то на всех виновных будут наложены штрафы в соответствии с КОАП.

В необходимости своевременно провести уведомление работника об отпуске есть лазейка для тех, кого не устраивает установленный для него период отдыха. Если сотрудника не предупредили письменно, то он имеет полное право не идти в отведенное для него время, а выбрать себе новое, которое его полностью устроит.

Нужно ли оформлять заявление на отпуск если получено уведомление?

Оформление заявления играет роль просьбы предоставить сотруднику время отдыха. Когда отпуск предоставляется согласно заранее составленному и согласованному графику, в составлении заявления нет необходимости.

Однако все же есть ситуации, при которых информация в графике есть, но заявление все же написать нужно:

  • Сотрудник получил согласие от руководства пойти в отпуск в другой день, чем записано в графике;
  • В график занесен только месяц, а конкретная дата там не записана;
  • Отпуск предоставляется новому сотруднику, который на момент составления документа еще не работал.
Читать еще:  Физик на инвалидной коляске

В указанных ситуациях заявление, где проставлена виза руководителя, служит подтверждением согласования периода отпуска, и является основанием для создания необходимого приказа и проведения расчета выплат.

Кадровики некоторых компаний все равно требуют оформления заявления на отпуск, даже когда работник идет в него согласно графику. Они обосновывают это тем, что составление приказа и расчет выплат могут быть проведены только на основании письменного запроса. Нормативными актами не запрещено это делать, хотя и влечет за собой лишний документооборот.

Как провести ознакомление

Законодательно не установлен обязательный к применению способ оповещения сотрудников об отпуске.

Как правило, используются следующие типы:

  • Заводится журнал уведомлений сотрудников об отпуске — в него по каждому факту сообщения об отпуске вписываются данные о работнике, типе и периоде отпуска, дате сообщения, а работник в подтверждение этого ставит свою подпись.
  • Проставление отметки в приказе на отпуск — закон определяет, что работник должен быть ознакомлен со своим приказом на отпуск, а в подтверждение этого расписаться там. Этот шаг может трактоваться как уведомление работника об отпуске по графику отпусков. Но нужно иметь в виду, что работнику необходимо сообщить о приближающемся отдыхе за 2 недели, а поэтому приказ также нужно оформлять в этот период. Датой уведомления будет выступать не день, в который издан приказ, а тот, когда работник фактически поставил отметку об ознакомлении.
  • Введение новой графы в график отпусков. Закон разрешает производить доработку типовых бланков под нужды организации. Поэтому, туда можно также добавить графу для того, чтобы работник в ней ставил дату и подпись подтверждения сообщения о приближающемся отпуске.
  • Уведомление в виде предоставления отдельного документа. Такой способ уведомления чаще всего встречается на предприятиях. Письменный документ должен содержать все необходимые сведения, и он печатается в двух копиях — одна выдается на руки работнику, а на второй он ставит подтверждающую подпись.

Работник может быть не согласен с периодом отпуска, а потому откажется подписывать уведомление. При возникновении этой ситуации в присутствии хотя бы двух независимых людей оформляется акт об отказе. После этого документ подкалывается к графику отпусков и хранится вместе с ним.

При составлении уведомлением отдельными бланками, желательно создать отдельный журнал регистрации, где фиксировать каждую выдачу уведомления работнику, а также дату подписания. Стандартной формы для него не существует, а потому можно разработать свою, на основе внутренних потребностей.

Скачать образец уведомления

Образец составления уведомления об отпуске

Закон нигде не указывает, какую именно форму должно иметь уведомление, если его оформляют как отдельный документ. В организации для его основы можно использовать фирменный бланк, а текст составить исходя из особенностей работы компании.

Весь текст уведомления можно целиком набрать на компьютере, или же использоваться в виде шаблона с незаполненными полями, в которые вручную вносятся сведения о сотруднике — его Ф.И.О., должность, период и начало отпуска и т. д.

В верхней части уведомления нужно указать название и реквизиты организации. После этого на отдельной строке записываются дата оформления и место.

Далее в правой части бланка указываются данные о сотруднике, кому передается документ — его Ф.И.О. и должность.

Затем посередине листа нужно записать название – «Уведомление», и проставить его номер. Под ним необходимо произвести регистрацию бланка в журнале.

Текст самого уведомления нужно составлять в форме письма в вежливой форме, там необходимо указать:

  • Статью ТК, где указана необходимость предоставить работнику уведомление;
  • Сведения о дате начала и завершения отпуска по графику;
  • Длительность периода в днях;
  • Сведения о графике отпусков, в котором был закреплен данный период предоставления отдыха;
  • Необходимость поставить подпись на бланке и вернуть его назад в кадровую службу.

Уведомление об отпуске должно подписывать лицо, ответственное за оформление документа, руководитель кадровой службы. В нижней части бланка обязательно должна находиться пустая графа, в которой работник может проставить дату ознакомления и свою подпись.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector