Если работник ушел в отпуск не по графику отпусков

График отпусков. Какие нюансы помогут избежать нарушений трудового законодательства

Чем для компаний опасен формальный подход к графику отпусков
Нужно ли заявление об отпуске, если работник отдыхает по графику
Как правильно оформить предоставление отпуска не по графику

Декабрь традиционное время составления графиков ежегодных оплачиваемых отпусков на следующий календарный год. Форма этого документа (№ Т-7) утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1 Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты и является обязательной для всех компаний независимо от форм собственности. На практике к оформлению графика отпусков многие относятся как к простой формальности, считая, что важен лишь сам факт его наличия на случай проверки трудовой инспекции. В результате компания рискует допустить целый ряд ошибок, которые грозят как претензиями со стороны проверяющих и штрафом за нарушение законодательства о труде (ст. 5.27 КоАП РФ), так и претензиями со стороны работников.

Процедура составления графика

Согласно статье 122 Трудового кодекса, оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно в соответствии с очередностью, установленной у конкретного работодателя. Эту очередность определяет график отпусков. Он должен быть утвержден не позднее чем за две недели до наступления календарного года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ).

Утверждение графика. График отпусков подписывает руководитель кадровой службы и утверждает руководитель компании (директор, генеральный директор и т.д.) или уполномоченное им лицо. Это установлено в Указаниях по применению и составлению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (приложение к приказу постановления Госкомстата России от 05.01.04 № 1). Если в компании есть профсоюзный орган, то график утверждается с учетом его мнения (ст. 123 ТК РФ).

Извещение работников. Закон не обязывает работодателя согласовывать время отпусков с работниками. Есть исключения, о которых будет сказано ниже. Но по общему правилу очередность отпусков устанавливает работодатель, а работника необходимо лишь известить о времени начала отпуска не позднее чем за две недели до его начала (ч. 3 ст. 123 ТК РФ). Для извещения работников можно использовать сам график отпусков. Для этого в последней графе формы № Т-7 Примечание можно добавить надпись о времени начала отпуска работник извещен, а напротив своей фамилии работник проставит дату извещения и подпись.

Отпуска по желанию работников. Отдельным категориям работников в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом и иными федеральными законами, отпуск предоставляется по их желанию. В частности, работодатель обязан предоставить ежегодный отпуск по желанию работника в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам (ч. 4 ст. 123 ТК РФ), по желанию работницы перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него либо по окончании отпуска по уходу за ребенком (ст. 260 ТК РФ). Супругам военнослужащих отпуск по их желанию предоставляется одновременно с отпуском военнослужащих (п. 11 ст. 11 Федерального закона от 27.05.98 № 76-ФЗ О статусе военнослужащих), ветеранам боевых действий в любое удобное для них время (ст. 16 Федерального закона от 12.01.95 № 5-ФЗ О ветеранах). В таких случаях в график отпусков вносятся соответствующие изменения на основании заявления работника.

ВОПРОС В ТЕМУ

Как предоставить отпуск работнику, который на момент утверждения графика еще не работал в компании и не попал в график?

В этом случае отпуск предоставляется данному работнику по его заявлению без отражения в графике. Если заявление подано по истечении шести месяцев непрерывной работы у данного работодателя, то работодатель не может отказать в отпуске (ч. 2 ст. 122 ТК РФ). А отпуск до истечения шести месяцев работы возможен только с согласия работодателя.

Предоставление отпуска по графику

После утверждения графика работодателем он становится обязательным как для самого работодателя, так и для работников (ст.123 ТК РФ). То есть работники должны идти в отпуск именно в те периоды, которые установлены в графике. Никаких заявлений от них о предоставлении отпуска в таком случае не требуется.

Процедура оформления отпуска. На основании утвержденного графика в течение года руководитель компании ежемесячно издает приказы о предоставлении отпусков. Для этого можно использовать как унифицированную форму № Т-6* (она применяется для оформления отпуска одного работника), так и форму № Т-6а (применяется для оформления отпусков сразу нескольких работников). С приказом необходимо ознакомить работников под роспись. На основании приказа нужно сделать отметки об отпуске в специальных разделах личной карточки работника (форма № Т-2) и его лицевом счете (форма № Т-54 или № Т-54а) и рассчитать отпускные по форме № T-60 Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику. В соответствующей графе графика отпусков надо проставить отметку о фактической дате отпуска.

Частая ошибка при предоставлении отпуска. Иногда график отпусков выполняет чисто формальную функцию: несмотря на его наличие, фактически отпуска предоставляются в другое время на основании заявлений работников. Такой подход может обернуться проблемами для компании. Во-первых, несоответствие в графике запланированной и фактической дат отпуска при отсутствии основания перенесения отпуска или внесения изменений в график само по себе нарушение трудового законодательства. Во-вторых, если компания ориентируется не на график отпусков, а лишь на заявления работников, может сложиться ситуация, когда некоторые работники в течение года не подали заявления об отпусках и соответственно не использовали свой отпуск. При такой системе отдельные работники не имеют отпуска несколько лет подряд. Это уже грубое нарушение трудового законодательства. Трудовой кодекс обязывает работодателя предоставлять отпуск работнику каждый год независимо от того, изъявил он желание отдохнуть или нет. Для соблюдения этой обязанности и служит ежегодный график отпусков. В исключительных случаях возможно перенесение отпуска на следующий год, но даже в этих ситуациях непредоставление отпуска в течение двух лет подряд запрещается (ч. 4 ст. 124 ТК РФ).

Читать еще:  С какой группой инвалидности можно работать

Даже при разделении отпуска на части работник должен использовать все 28 дней

Встречаются случаи некорректного толкования положений трудового законодательства о разделении отпуска на части. Некоторые компании, ссылаясь на статью 124 Трудового кодекса, из года в год предоставляют работникам лишь часть ежегодного оплачиваемого отпуска продолжительностью 14 календарных дней, а оставшаяся часть остается неиспользованной. При этом работодатели полагают, что они не нарушают запрет на непредоставление отпуска больше двух лет подряд, поскольку хотя бы одну часть отпуска сотрудник отгулял. Это неправильный подход. Дело в том, что законодательством не предусмотрен ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью менее 28 календарных дней. Даже с учетом разделения отпуска на части эти 28 дней должны быть использованы полностью.

Перенесение запланированного отпуска на другое время

Статья 124 Трудового кодекса предусматривает случаи, когда запланированный в графике отпуск должен быть перенесен на другое время. При этом перенесение отпуска на следующий год возможно лишь в исключительных случаях, когда предоставление отпуска в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы компании (ч. 3 ст. 124 ТК РФ). Такое перенесение отпуска лишь с согласия работника.

Перенесение отпуска из-за болезни работника. Если работник заболел в период, который пришелся на запланированный отпуск, то уже начавшийся отпуск продлевается на соответствующее количество дней временной нетрудоспособности или переносится на другой срок (то есть работник использует эту часть отпуска позднее). Этот срок определяется работодателем с учетом пожеланий работника. Законодательством не установлен документ, на основании которого оформляется перенесение отпуска, поэтому его можно составить в произвольной форме. Например, работник подает заявление о перенесении отпуска, а руководитель компании проставляет положительную резолюцию на заявлении. Новую дату отпуска и основание его перенесения необходимо отразить в графике отпусков в специальной графе перенесение отпуска.

Другие случаи перенесения отпуска. Есть случаи, когда работодатель обязан перенести запланированный отпуск по желанию работника. Это когда работнику своевременно (за три дня до начала отпуска ст. 136 ТК РФ) не выплатили отпускные либо предупредили его о дне начала отпуска позже чем за две недели. В этих ситуациях работник может подать заявление о перенесении отпуска на другой срок, и работодатель обязан это заявление удовлетворить. Кроме того, запланированный отпуск переносится по заявлению работника, если на момент составления графика еще не было известно о наличии у него предусмотренных законом обстоятельств, при которых он имеет право уйти в отпуск не в порядке очередности, установленной работодателем, а по своему желанию.

Локальные нормативные акты компании могут предусматривать и другие основания для перенесения отпуска.

Внесение изменений в график. На практике возникает вопрос:, как быть, если работник по каким-либо другим обстоятельствам (не установленным законом) хочет изменить запланированную в графике дату отпуска и работодатель согласен пойти ему навстречу? В этом случае можно внести изменения в график отпусков на основании заявления работника. Новая дата отпуска отражается в графе перенесение отпуска, а в качестве основания указывается заявление работника.

ВОПРОС В ТЕМУ

Можно ли по соглашению работника и работодателя разделить ежегодный отпуск так, чтобы одна часть была 14 календарных дней, а оставшиеся по одному дню?

Можно. Законодательство не содержит никаких ограничений относительно порядка использования оставшегося отпуска сверх обязательной части продолжительностью 14 календарных дней.

Разделение ежегодного отпуска на части

Согласно статье 115 Трудового кодекса, продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней (для отдельных категорий работников она может быть больше). По соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части так, чтобы хотя бы одна из частей была не менее 14 календарных дней (ч. 1 ст. 115 ТК РФ).

Разделение ежегодного отпуска на части возможно лишь по соглашению между работником и работодателем. Поскольку график отпусков утверждается работодателем в одностороннем порядке, в нем на момент утверждения не может отражаться отпуск, разделенный на части. В графике надо отметить единый период в 28 календарных дней. Представляется, что впоследствии разбить отпуск на части можно по заявлению работника. После проставления положительной резолюции руководителя компании на этом заявлении в график вносятся изменения с указанием количества календарных дней и даты каждой части отпуска. Но если в трудовом договоре есть условие о том, что отпуск работника всегда делится на определенные части, то эти части сразу отражаются в графике при его составлении.

Работник идет в отпуск не по графику

График отпусков обязателен для работодателя и сотрудников. Однако часто случаются ситуации, когда работники просят перенести отпускные дни на другой период. Решение о переносе принимает руководитель.

График ежегодных оплачиваемых отпусков утверждается заранее, при этом работодатель учитывает пожелания сотрудников и выбранные ими даты для отдыха. Однако иногда работники по личным причинам в силу возникших обстоятельств хотят изменить запланированный период отпуска. Как быть в такой ситуации работодателю и какие документы нужно оформить, рассказали эксперты журнала «Актуальная бухгалтерия».

Решение принимает работодатель

Чтобы пойти в отпуск не по графику, сотрудник должен написать заявление в произвольной форме (пример заявления см. на рис. 1). В нем нужно указать новую дату начала отпуска и причины его переноса.

Работодатель подтверждает свое согласие на перенос отпуска, проставляя на заявлении сотрудника резолюцию «Не возражаю» и свою подпись. Если в компании есть структурные подразделения, заявление должен подписать сначала руководитель подразделения, а затем руководитель компании (Указания, утв. пост. Госкомстата России от 05.04.2001 № 1).

Читать еще:  Ненадлежащий ответчик возражение на исковое заявление

Оформляем кадровые документы

Далее издается приказ по внесению изменений в график отпусков (см. рис. 2).

Формой графика отпусков Т-7 (утв. пост. Госкомстата России от 05.04.2001 № 1) предусмотрена возможность переноса отпуска на другие даты. Если период отпуска сотрудника меняется, кадровик (или ответственный за ведение кадровых документов) заполняет графы 8 и 9 «Перенесение отпуска». В графе 8 нужно указать название документа, на основании которого меняется период отдыха. Как правило, это заявление работника с указанием причины переноса (состояние здоровья, положение в семье и т. д.) с приложением необходимых документов: листка нетрудоспособности, вызова или приглашения из суда или других документов, подтверждающих наличие особых обстоятельств. В графе 9 нужно указать дату предполагаемого отпуска. Причину, по которой отдых переносится, можно указать в графе 10 «Примечание».

Пример внесения данных о переносе отпуска см. на рис. 3 (использованы данные рис. 1 и 2).

В личной карточке по форме Т-2 в записи об отпуске, который переносится, следует указать, какое количество дней отпуска использовано. В качестве основания для внесения такой записи необходимо отразить реквизиты приказа о переносе отпуска. Пример см. на рис. 4 (использованы данные рисунков 1 и 2).

Экспертиза статьи: Иван Шкловец, заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

Мнение 1:

Ирина Щербинина, начальник отдела правового сопровождения деятельности ДЗО юридического управления компании «Газпром Нефтехим Салават»

Работодатель может отказать в переносе

Предположим, работник написал заявление, в котором изъявил желание пойти в отпуск не по графику, но не встретил при этом понимания со стороны работодателя. Как быть при этом работодателю? Обязан ли он объяснять сотруднику причины своего несогласия?

Отвечая на данные вопросы, необходимо исходить из следующего.

Во-первых, при составлении графика учитывались как производственные возможности работодателя, так и пожелания самих работников, то есть график — это результат достигнутого соглашения обеих сторон трудовых отношений.

Во-вторых, и что более важно, после его утверждения в качестве локального акта график приобретает силу документа, обязательного как для работника, так и для работодателя.

Если человек хочет пойти в отпуск не по графику, но работодатель не признает причину переноса уважительной или не имеет производственной возможности отпустить в данный период сотрудника, считаем, что в таком случае работодатель не связан какими-либо обязательствами и не должен объяснять причину своего несогласия, давать письменный отказ.

Представителю работодателя (руководителю или его заместителю) на заявление работника достаточно будет наложить лаконичную резолюцию «Не согласен», не вдаваясь в иные производственные моменты. Работникам же при этом необходимо помнить, что самовольное использование отпуска, равно как и его перенесение без согласования с работодателем, законодательно квалифицируется как прогул и может стать для работодателя основанием для применения к работнику дисциплинарного взыскания.

Мнение 2:

Ирина Сидорова, финансовый консультант юридической компании «Налоговик»

Если работник пришел в середине года

График отпусков составляется заранее, поэтому если сотрудник начал работать в компании не с начала года, данных о его отпуске в графике на текущий год не будет. Однако это не может стать причиной отказа новому работнику в отпуске. Он вправе написать заявление на отпуск и, если работодатель даст свое согласие, отгулять его в удобное для себя и работодателя время. Виза руководителя предприятия на заявлении будет подтверждением достигнутой договоренности о периоде отпуска.

Необходимость и порядок внесения изменений в график отпусков законодательно не определены. Если работодатель примет решение об изменении графика отпусков, то делать это следует в том же порядке, в каком утверждался основной график. Целесообразно с определенной периодичностью составлять к основному утвержденному графику отпусков дополнительный график по той же форме Т-7 с включением в него вновь принятых сотрудников, которые начали работать в компании не с начала года.

Порядок предоставления отпуска вне графика

Предоставить отпуск сотруднику не по утвержденному ранее графику отпусков руководству предприятий не запрещено. При этом необходимо принять во внимание пожелание самого работника. Инициатива об изменении времени отдыха может исходить и от сотрудника, и от администрации предприятия. График составляется почти за год до их наступления, поэтому не получается предугадать все возникающие события. Для внесения в него изменений работнику и руководителю предприятия нужно лишь достигнуть соглашения по поводу новой даты, длительности отпуска и документально его оформить.

Необходимость соблюдения графика отпусков

График отпусков является локальным нормативным документом предприятия. Это не просто перечень с пожеланиями работников, согласованный директором. В соответствии с графиком определяется численность работников на каждый месяц, и, следовательно, объем выпускаемой продукции. Отсутствие на рабочем месте одного специалиста может негативно сказаться на организации всего производственного процесса. Поэтому на время неявки работника всегда планируется замещение должностей, переводы между отдельными подразделениями. Кроме этого, необходимо предусмотреть запас денежных средств на расчетном счете в банке на выплату отпускных, так как они выдаются до наступления отпуска в отличие от обычной зарплаты.

Перенос по желанию работника
Чаще всего желание перенести время отдыха у работника появляется в связи с какими-то изменившимися обстоятельствами в жизни. Иногда нужно организовать отдых одновременно с другими членами семьи или друзьями, может быть незапланированная путевка, необходимость ухода за больным, а также болезнь самого сотрудника. Начинать оформлять документы нужно с написания заявления на имя руководителя, в котором следует подробно изложить причину изменений, новую дату и продолжительность отдыха. Лучше обратиться к работодателю заранее, чтобы тот успел уточнить, могут ли распределить обязанности отпускника и не допустить сбоев в работе. Если сотрудник работает в бригаде, цехе или другом подразделении, нужно получить согласие на отдых в другие дни от непосредственного начальника. Просьбу работника руководство предприятия рассматривает отдельно по каждому случаю, принимая во внимание производственные возможности. И если изменение очередности предоставления дней отдыха признается нецелесообразным, работодатель не отпускает в отпуск без объяснения причин.

Важно! При этом сотрудник должен продолжать работать. Если на заявлении нет согласования с руководителем, самостоятельное прекращение работы не допускается. И отсутствие человека на рабочем месте будет расценено как прогул.

Перенос отпуска по инициативе работодателя

Необходимость внесения изменений в график отпусков может появиться и у работодателя. На предприятиях, где объем производства зависит от количества заключенных договоров и полученных заказов, иногда требуется вовлечь в работу максимальное число сотрудников, чтобы не упустить возможность получить дополнительную прибыль. Может быть и такое, что возникают трудности с заказами, и работодатель не в состоянии обеспечить всех необходимым объемом работы. По закону в случае простоя производства предприятие обязано выплачивать рабочим компенсацию, которая составляет две трети зарплаты. Но начальству выгоднее отправлять людей в очередные отпуска.

Читать еще:  Федеральные программы по улучшению жилищных условий

Сделать это можно только по их желанию. При первоначальном составлении графика к мнению работников только прислушиваются. А если документ уже утвержден и с ним ознакомлен весь коллектив, внесение изменений допускается только с письменного согласия конкретного сотрудника. И он имеет право выбирать между отдыхом в период, который предлагает руководитель и компенсацией за простой.

Документальное оформление

При изменении периода отпуска необходимо составить приказ и внести уточнения в график и личную карточку работника.

Составление приказа

Приказ об изменении срока отпуска может быть оформлен в произвольной форме. Его удобно применять в случае, если отдых переносится на несколько недель или даже месяцев. Если отклонение от графика составляет небольшой срок, целесообразно сразу сделать приказ о предоставлении отпуска по типовой форме Т-6 и отдать его в бухгалтерию для начисления выплат. Если отпуск переносится по инициативе работника, основанием для издания приказа является его письменное заявление, на котором стоит согласительная виза руководителя. Если инициатива исходит от работодателя, приказ оформляют без заявления. Кроме нового периода должно быть указано, по какой причине происходят изменения. Работника обязательно знакомят с приказом под роспись. После этого вносят изменения в график отпусков.

Изменение графика

Документ разрабатывают и утверждают за две недели до начала нового года на унифицированном бланке Т-7. При корректировке графика информацию об изменениях вносят в отдельные графы:

  1. В графе 8 указывают основание для переноса срока отдыха. Им будет заявление с разрешительной резолюцией руководителя.
  2. В графе 9 отмечают новую дату начала отпуска
  3. В графе 10 в качестве примечания записывают причину переноса.

В случае, если у перенесенного ранее отпуска опять нужно изменить период, запись вносится в новой строке без зачеркиваний и исправлений.

Отдых вне графика по законодательству

Существуют категории граждан, которые могут выбрать время отдыха в удобное для них время. Работодатель не отпустить в отпуск таких сотрудников не имеет права. Перечень их довольно большой, но чаше всего такими льготами на предприятии пользуются:

  • несовершеннолетние работники;
  • женщины, перед началом отпуска по беременности и родам, или сразу после его окончания;
  • мужчины в период, когда жена находится в отпуске по беременности и родам;
  • сотрудники, отозванные ранее из очередного отпуска.

Кроме этого могут возникнуть ситуации, когда время отдыха может быть перенесено по вине работодателя. Это происходит в случаях если:

  • работник не был предупрежден о начале отпуска за две недели;
  • отпускные деньги не были выплачены за три дня до наступления отпуска.

При этом инициатива должна исходить от работника. Для изменения дней начала отдыха ему нужно написать заявление на имя руководителя. Отсутствие такого заявления будет считаться согласием с первоначальным решением администрации.

Автоматически изменяется время окончания отпуска, если он попадает на время:

  • болезни работника, подтвержденной листком нетрудоспособности;
  • исполнения государственных обязанностей;
  • военных сборов;
  • вызовов в следственные органы и прокуратуру в качестве потерпевшего или свидетеля.

На этот период отдых прерывается, и день выхода на работу переносится на более поздний срок.

Отпуск нового сотрудника

В первый год работы у сотрудников отпуск бывает вне графика. Согласно законодательству, человек может получить его уже через шесть месяцев после приема на работу. Для отдельных людей этот срок может быть уменьшен по их желанию. Естественно, в графике для новичка не предусмотрено время отдыха. Поэтому вопрос можно решить, только договорившись с начальством об отдыхе в дни, удобные для каждой из сторон. Если сотрудник принят на место уволенного, руководство может согласиться предоставить отпуск в дни, в которые его планировали для предыдущего работника. Тогда не нужно будет дополнительно производить кадровые перемещения.

Жалобы

Если работника не отпускают в отпуск или переносят дни отдыха без его согласия, он имеет право написать жалобу и потребовать восстановить нарушенные права. Для этого он может обратиться:

  • в профсоюзный комитет предприятия (если такой имеется);
  • в государственную инспекцию по труду;
  • в прокуратуру;
  • в суд.

Надзорные органы проверят, имеет ли право работодатель не предоставить дни отдыха по желанию работника. В случае выявления нарушений трудового законодательства руководство могут привлечь к административной ответственности. Но прежде чем идти на открытый конфликт, можно попытаться переговорить с руководителем и постараться найти такой выход из ситуации, который был бы удобен для каждой из сторон.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector