Акт приема передачи кассы на время отпуска образец простой
Как передать деньги при смене кассира — образец акта приема-передачи
Необходимость в оформлении акта о приеме-передаче денежных средств кассы при смене кассира возникает когда требуется одним из кассиров передать дела и материальные ценности другому во время увольнения, при замене или с целью контроля выполнения работником своих обязанностей.
Происходит такой процесс на основании приказа руководителя предприятия.
Процедура передачи денег кассы
Составляется акт проверки кассового аппарата, кассир – это материально-ответственное лицо, а значит, передавать денежные средств кассы средства он обязан на основании инвентаризационного акта.
Весь процесс пересчета наличности должен происходит при непосредственном участии кассира у него на глазах, и в его присутствии.
Важно: только после проведения инвентаризации денежных средств кассы и получения удовлетворительных результатов, составляется акт приема-передачи денег.
Образец акта приема-передачи денежных средств при смене кассира — скачать.
При выявлении недостачи или излишка составляется дополнительный акт с указанием суммы по факту, излишек изымается, и только после этого дела передаются другому кассиру.
В ходе выявления неточной денежной суммы, кассир, выполнявший обязанности должен составить объяснительную записку по поводу фактической суммы, при его отказе объяснятся, руководитель и об этом должен составить акт.
Во всем процессе должна участвовать комиссия минимум из 3-х человек, которая и подпишет все документы.
Часто передаточный бланк формируется при необходимость подтвердить передачу денег по договору (купли-продажи, аренды, займа) — скачать образец.
Когда необходимо составление акта приема-передачи кассы (образец)
Передаточный и инвентаризационный акты в отношении денежных средств кассы составляются когда:
- Происходит реорганизация предприятия, его продажа, аренда;
- Перед составлением бухгалтерского годового отчета;
- С целью выявления фактов хищения или злоупотребления своими обязанностями;
- В форс-мажорных ситуациях, последствия пожара, затопления;
- При передаче денежных ценностей кассы одним лицом другому.
Также такой документ, как результат проверки выполняется с целью усиления контроля на предприятии или по требованию ревизоров.
Содержание акта приема-передачи денег при смене кассира
Акт формируется в произвольной форме, но при этом он должен содержать основные моменты:
- Название организации;
- Дата и место составления – число имеет особое значение, без его наличия может в дальнейшем произойти путаница в бухгалтерском балансе и весь документ в целом будет считаться недействительным;
- Название документа с указанием повода – передача денежных средств кассы между кассирами;
- Данные кассира, передающего средства – ФИО, должность, место проживания, паспортные данные;
- Состав комиссии – ФИО, должности;
- Выявленная наличная денежная сумма в кассе, можно с покупюрным перечнем;
- Какая сумма должна быть согласно бухгалтерскому учету;
- Если были обнаружены излишки и недостачи необходимо указать их размер;
- Номера последних приходных и расходных кассовых ордеров;
- Подписи кассиров – сдающего и принимающего;
- Подписи членов комиссии.
Важно: акт приема-передачи денег должен составляться в нескольких экземплярах – для каждого кассира и для бухгалтерии, если кассир один и проводилась проверка наличности в кассе, то только два экземпляра для бухгалтера и материально-ответственного работника.
Оформление результатов
После окончания проверки для ее документального оформления используются форма ИНВ-15 инвентаризационный акт или ИНВ-16 инвентаризационная опись ценностей.
Если проверка была внезапной ее оформляют документом о проверке наличности в кассе по форме № КМ-9.
Акт приема-передачи между кассирами является важным документом для обеих сторон, что требует от них особого внимания и серьезного подхода ко всему процессу передачи остатка денежных средств по кассе.
Оформление акта приема-передачи кассы в случаях смены кассира
Работник кассы как лицо, несущее материальную ответственность (МОЛ), каждый день формирует первичные документы и отчеты. Но существуют формы, оформление которых актуально в исключительных ситуациях, среди них акт приема-передачи кассы.
Когда необходим
Бланк не обладает строгой, унифицированной формой и регламентами заполнения. Однако заполнять его придется в целом перечне случаев.
Потребность в формировании этой документации появляется в таких ситуациях:
В случае процедуры реорганизации предприятия, а также при его реализации либо сдачи в аренду.
- Непосредственно в преддверии формирования годовой отчетности.
- Для обнаружения фактов хищений, а также злоупотреблений обязанностями.
- При форс-мажоре (пожары, подтопления и иное).
- При передаче кассы и всего, что в ней находится между МОЛ.
Документация потребуется и для контроля на предприятие.
Процесс передачи средств
Процедура передачи кассовых денежных средств:
- Передача средств должна происходить на основании инвентаризационного акта. Объясняется это тем фактом, что это официальное МОЛ, с которым подписывается соглашение о мат.ответственности при приеме на работу. Потребуется оформить приказ о пересчете и инвентаризационном контроле. В нем же указывается комиссия, которая несет ответственность за корректность контроля.
Непосредственно пересчет денег производят непременно при кассире, с ним совместно. И только когда завершится инвентаризационный процесс в кассе, все результаты получены и удовлетворяют проверяющих лиц, инвентаризацию можно завершать.
- Когда по результатам инвентаризации выявлены недостачи либо излишки, то потребуется сформировать дополнительную форму акта. В ней указывается фактическая сумма, излишки приходуют и тогда можно начинать процедуру передачи.
- При некорректном сальдо, кассиру придется оформлять объяснительную записку. В ней необходимо прописать причины, по которым это случилась. При отказе руководство организации обязано составить акт об этом.
К процессу в обязательном порядке привлекается комиссия, как минимум из трех человек. Они также по завершению подписывают документы. Процесс передачи дел между кассирами – важная процедура, требующая тщательного контроля. Именно в таком случае предприятие застраховано от неточностей, ошибок и прочих неприятностей в учете.
Оформление акта
На сегодня не утверждено постановлений либо методик, которые бы регулировали оформление акта на официальном уровне. Этот бланк составляют в свободной форме. Однако есть сведения, которые обязательны для оформления такой документации:
- наименование предприятия
- перечисление сотрудников, находящихся в комиссионной группе
- сведения о сотруднике, передающем
- сведения о работнике, который их принимает
Старый и новый кассовый сотрудник осуществляют пересчет наличных денег, а затем в форме приема-передачи прописывают по пунктам, что передается:
- Сальдо по счету «Касса» по бухгалтерским сведениям.
- Количество наличных в помещении кассы на момент процедуры.
- Излишки, в случае выявления.
- Недостачи при выявлении.
- Номера ПКО и РКО, которые были выданы на момент передачи.
В завершении оба кассира заверяют документ своими подписями. Корректное оформление акта застрахует работников от вероятных проблем с учетом.
Кто составляет
На сегодня не регламентирован специальный нормативно-правовой документ, с помощью которого сотрудники кассы могли бы передавать ценности, находящиеся на хранении в кассе. Потому руководительский состав каждого предприятия решает самостоятельно на каких условиях проводить передачу. Ориентироваться при этом следует на существующие нормы законодательства.
Видео о процессе передачи кассы: