Замена молока денежной компенсацией в 2020 году как оформить

О выплате денежной компенсации взамен выдачи молока

Автор: Чернов С. А., эксперт журнала

В учреждении работают сотрудники, работа которых связана с вредными условиями труда. По их заявлениям взамен выдачи молока им выплачивается денежная компенсация. Для определения размера компенсации учреждение ежемесячно запрашивает прайс-лист у розничных магазинов, торгующих молоком. Как часто необходимо запрашивать такой прайс-лист (ежемесячно или реже)? В каком порядке определяется стоимость 0,5 л молока с учетом того, что в настоящее время молоко реализуется, как правило, объемом 0,45 и 0,9 л? Облагаются ли страховыми взносами и НДФЛ суммы компенсации, превышающие установленные нормы, в случае, если учреждение приняло решение компенсировать стоимость 0,9 л молока вместо выдачи 0,5 л за смену? В какие сроки должна выплачиваться данная компенсация?

В соответствии со ст. 222 ТК РФ на работах с вредными условиями труда работникам выдаются бесплатно по установленным нормам молоко или другие равноценные пищевые продукты.

Выдача работникам по установленным нормам молока или других равноценных пищевых продуктов по письменным заявлениям работников может быть заменена компенсационной выплатой в размере, эквивалентном стоимости молока или других равноценных пищевых продуктов, если это предусмотрено коллективным и (или) трудовым договорами.

Таким образом, в первую очередь нужно учитывать, что денежная компенсация может выплачиваться взамен выдачи молока только в случае:

если это прописано в коллективном и (или) трудовом договорах;

если работник обратился к работодателю с просьбой произвести такую замену (должно быть письменное заявление работника).

Согласно Порядку осуществления компенсационной выплаты в размере, эквивалентном стоимости молока или других равноценных пищевых продуктов, утвержденному Приказом Минздравсоцразвития РФ от 16.02.2009 № 45н (далее – Порядок осуществления компенсационной выплаты), размер компенсационной выплаты эквивалентен стоимости молока жирностью не менее 2,5 % (п. 2). Компенсационная выплата должна производиться не реже одного раза в месяц (п. 3). Конкретный размер компенсационной выплаты и порядок его индексации устанавливаются работодателем с учетом мнения первичной профсоюзной организации или иного представительного органа работников и включаются в коллективный договор. При отсутствии у работодателя представительного органа работников указанные положения включаются в заключаемые с работниками трудовые договоры (п. 4). Индексация размера компенсационной выплаты производится пропорционально росту цен на молоко в розничной торговле по месту расположения работодателя на территории административной единицы субъекта РФ на основе данных компетентного структурного подразделения органа исполнительной власти субъекта РФ (п. 5).

Таким образом, законодатель дал работодателям право устанавливать размер компенсационной выплаты и порядок его индексации самостоятельно.

Из вопроса следует, что размер компенсационной выплаты учреждение определяет ежемесячно исходя из данных о ценах на молоко, полученных от розничных магазинов. Полагаем, оно вправе так поступать. При этом порядок определения размера компенсационной выплаты (откуда и с какой периодичностью берутся данные для расчета) должен быть закреплен каким‑либо распорядительным документом организации.

По нашему мнению, данные могут запрашиваться и реже, однако в этом случае учреждение должно своевременно производить индексацию компенсационных выплат пропорционально росту цен на молоко в розничной торговле. Учитывая, что в настоящее время молоко продается расфасованным преимущественно в тару по 0,45 и 0,9 л, для определения размера компенсации нужно осуществить математический расчет (компенсация должна выплачиваться эквивалентно стоимости 0,5 л молока, расчет должен подтверждаться бухгалтерской справкой).

Для определения стоимости молока можно пользоваться официальными статистическими данными, размещенными на сайте Федеральной службы государственной статистики (www.gks.ru). Для этого в разделе «Официальная статистика» нужно выбрать подраздел «Цены» – «Потребительские цены» – «Средние потребительские цены на отдельные виды товаров и услуг по городам», загрузить базу данных, в частности Единую межведомственную информационно-статистическую систему (ЕМИСС), и в ней, применив соответствующие фильтры, выбрать:

период (год, месяц).

Приведем пример определения средней стоимости 1 л молока по Нижегородской области в 2019 году по месяцам.

Субъект РФ по классификатору объектов административно-территориального деления (ОКАТО)

Вид товаров, услуг

Стоимость в 2019 году, руб.

Молоко питьевое цельное пастеризованное 2,5 – 3,2 % жирности, л

Молоко питьевое цельное стерилизованное 2,5 – 3,2 % жирности, л

Обратите внимание, что в таблице приведены цены по двум позициям. Обе они соответствуют требованию, установленному п. 2 Порядка осуществления компенсационной выплаты (молоко жирностью не менее 2,5 %). Таким образом, решение о том, какую из этих цен применять в качестве базы для расчета размера компенсационной выплаты, должно быть принято на уровне организации (прописано в коллективном договоре, ином локальном нормативном акте и (или) трудовом договоре). Следует учесть, что на данном ресурсе указана стоимость 1 л молока, то есть для определения базового размера компенсации за день нужно применять к указанной цене коэффициент 0,5.

Компенсация должна выплачиваться не реже одного раза в месяц. Конкретные сроки выплаты компенсации можно прописать в локальном нормативном акте (в правилах внутреннего трудового распорядка и (или) положении по оплате труда).

Читать еще: Как правильно заполнить в анкете пункт вероисповедание

Страховые взносы. В соответствии с пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ не подлежат обложению страховыми взносами (имеются в виду взносы на ОПС, ОМС и ОСС на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством) все виды предусмотренных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах установленных норм), связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей, за исключением выплат в денежной форме за работу с тяжелыми, вредными и (или) опасными условиями труда, кроме компенсационных выплат в размере, эквивалентном стоимости молока.

Аналогичные положения содержатся в пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 № 125‑ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» в части порядка установления и взимания страховых взносов на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

Таким образом, компенсационные выплаты:

в пределах установленных норм (в размере, эквивалентном стоимости 0,5 л молока за каждый день) – освобождаются от обложения страховыми взносами;

в размере, превышающем установленные нормы, – облагаются страховыми взносами в общеустановленном порядке.

НДФЛ. В силу п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат обложению НДФЛ определенные действующим законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационные выплаты (в пределах установленных норм). В перечне освобождаемых от обложения НДФЛ компенсационных выплат, поименованных в ст. 217 НК РФ, нет прямого указания на выплаты, осуществляемые взамен выдачи молока (как, например, в ст. 422 НК РФ в части обложения страховыми взносами). Вместе с тем официальная позиция контролирующих органов на этот счет такова: денежная компенсация, выплачиваемая сотрудникам, работающим во вредных условиях труда, взамен выдачи молока, не облагается НДФЛ в пределах установленных норм.

Компенсационная выплата, предусмотренная коллективным договором и (или) трудовым договором и выплачиваемая в размере, эквивалентном стоимости молока или других равноценных пищевых продуктов, в соответствии с действующим законодательством работникам, занятым на работах с вредными условиями труда, на основании п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежит обложению НДФЛ (Письмо ФНС РФ от 14.02.2012 № ЕД-3-3/433@).

Вероятно, в данном случае чиновники применяют норму, в соответствии с которой освобождаются от обложения НДФЛ денежные средства, выплачиваемые взамен полагающегося натурального довольствия. Арбитражная практика по вопросу обложения НДФЛ названных компенсационных выплат не сложилась, что косвенно подтверждает наш вывод.

В случае если компенсация выплачивается сверх установленных норм (например, за 0,9 л молока вместо 0,5 л), суммы компенсации в размере, превышающем установленные нормы, облагаются НДФЛ.

По заявлению сотрудника, работающего на работах с вредными условиями труда, взамен выдачи молока ему может выплачиваться денежная компенсация (при условии, что это предусмотрено коллективным и (или) трудовым договорами). Конкретный размер компенсационной выплаты и порядок его индексации устанавливаются работодателем самостоятельно.

Для определения размера компенсационной выплаты можно пользоваться официальными статистическими данными о стоимости молока, размещенными на сайте Федеральной службы государственной статистики (www.gks.ru) (размер компенсации определяется расчетным методом – эквивалентно стоимости 0,5 л молока).

Компенсационные выплаты в пределах установленных норм не облагаются страховыми взносами и НДФЛ. В случае если в учреждении компенсация выплачивается по стоимости 0,9 л молока вместо 0,5 л (то есть сверх установленных норм), с излишней суммы компенсации уплачиваются НДФЛ и страховые взносы в общеустановленном порядке.

Выплата компенсации должна осуществляться не реже одного раза в месяц. Конкретные сроки выплаты компенсации можно прописать в локальном нормативном акте (это могут быть правила внутреннего трудового распорядка и (или) положение по оплате труда).

Как Заменить Молоко Денежной Компенсацией?

Вопрос от Надежды

Антон, пожалуйста, поясните как заменить молоко на денежную компенсацию? Какие документы необходимо оформить. Заранее благодарна, с Уважением Надежда.

Ответ для Надежды

Статья 222. Выдача молока и лечебно-профилактического питания

На работах с вредными условиями труда работникам выдаются бесплатно по установленным нормам молоко или другие равноценные пищевые продукты. Выдача работникам по установленным нормам молока или других равноценных пищевых продуктов по письменным заявлениям работников может быть заменена компенсационной выплатой в размере, эквивалентном стоимости молока или других равноценных пищевых продуктов, если это предусмотрено коллективным договором и (или) трудовым договором.

Приложение № 2
к Приказу Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации от 16 февраля 2009 г. № 45н

ПОРЯДОК ОСУЩЕСТВЛЕНИЯ КОМПЕНСАЦИОННОЙ ВЫПЛАТЫ В РАЗМЕРЕ, ЭКВИВАЛЕНТНОМ СТОИМОСТИ МОЛОКА ИЛИ ДРУГИХ РАВНОЦЕННЫХ ПИЩЕВЫХ ПРОДУКТОВ

1. В соответствии со статьёй 222 Трудового кодекса Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, № 1 (ч. I), ст. 3; 2006, № 27, ст. 2878; 2007, № 41, ст. 4844) выдача работникам по установленным нормам молока или других равноценных пищевых продуктов может быть заменена по письменным заявлениям работников компенсационной выплатой в размере, эквивалентном стоимости молока или других равноценных пищевых продуктов, если это предусмотрено коллективным договором и (или) трудовым договором.

Читать еще: Как написать претензию — образец претензионного письма

2. Размер компенсационной выплаты принимается эквивалентным стоимости молока жирностью не менее 2,5% или равноценных пищевых продуктов в розничной торговле по месту расположения работодателя на территории административной единицы субъекта Российской Федерации.

Работникам, получающим вместо молока равноценные пищевые продукты, размер компенсационной выплаты устанавливается исходя из стоимости равноценных пищевых продуктов.

3. Компенсационная выплата должна производиться не реже 1 раза в месяц.

4. Конкретный размер компенсационной выплаты и порядок ее индексации устанавливаются работодателем с учетом мнения первичной профсоюзной организации или иного представительного органа работников и включаются в коллективный договор. При отсутствии у работодателя представительного органа работников указанные положения включаются в заключаемые с работниками трудовые договоры.

5. Индексация компенсационной выплаты производится пропорционально росту цен на молоко и другие равноценные пищевые продукты в розничной торговле по месту расположения работодателя на территории административной единицы субъекта Российской Федерации на основе данных компетентного структурного подразделения органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации.

Итого ваши действия:

1. Прописать возможность такой замены в коллективном договоре и (или) в трудовом договоре с работниками (обязательно) или дополнительном соглашении к трудовому договору.

2. Получить от работников, желающих заменить выдачу молока денежной компенсацией, письменное заявление с соответствующей просьбой.

Как оформить замену молока денежной компенсацией?

Вопрос-ответ по теме

Вопрос

подскажите, пожалуйста:как правильно выплатить и оформить денежную компенсацию вместо молока? Какие нужно издать кадровые документы?Как часто производить индексацию компенсационной выплаты?

Ответ

На работах с вредными условиями труда работникам выдают бесплатно по установленным нормам молоко или другие равноценные пищевые продукты. По письменным заявлениям работников выдача молока может быть заменена денежной компенсацией в размере, эквивалентном стоимости молока, при условии, что такая замена предусмотрена коллективным или трудовым договором.

Следовательно, для замены молока денежной компенсацией необходимо:

получить от работников письменные заявления;
заключить с работниками дополнительные соглашения к трудовым договорам;
издать приказ (в произвольной форме) в отношении конкретных работников о замене молока денежной компенсацией.

Условия предоставления и размер компенсационных выплат определяются в соответствии с Порядком, утвержденным приказом Минздравсоцразвития России от 16 февраля 2009 г. № 45н.

Интересная информация о замене молока денежной компенсацией размещена здесь.

Пунктом 2 Порядка предусмотрено, что размер компенсационной выплаты принимается эквивалентным стоимости молока жирностью не менее 2,5% или равноценных пищевых продуктов в розничной торговле по месту расположения работодателя на территории административной единицы субъекта РФ.

Компенсационная выплата должна производиться не реже 1 раза в месяц (п. 3 Порядка).

В соответствии с п. 4 Порядка конкретный размер компенсационной выплаты и порядок ее индексации устанавливаются работодателем с учетом мнения первичной профсоюзной организации или иного представительного органа работников и включаются в коллективный договор. При отсутствии у работодателя представительного органа работников указанные положения включаются в заключаемые с работниками трудовые договоры.

Также необходимо отметить, что индексация компенсационной выплаты производится пропорционально росту цен на молоко и другие равноценные пищевые продукты в розничной торговле по месту расположения работодателя на территории административной единицы субъекта РФ на основе данных компетентного структурного подразделения органа исполнительной власти субъекта РФ (п. 5 Порядка).

Таким образом, денежную компенсацию за молоко работодатель рассчитывает исходя из данных территориального органа Федеральной службы государственной статистики по соответствующему региону.

Подробности в материалах Системы Кадры:

1. Ответ: Какие компенсации положены сотруднику за работу во вредных и опасных условиях труда

Нина Ковязина, заместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России

В настоящее время компенсации за работу во вредных и (или) опасных условиях труда установлены в следующем виде:

Сокращенная продолжительность рабочего времени в общем случае составляет не более 36 часов в неделю и 8 часов в день (или 6 часов при 30-часовой рабочей неделе) при условии, что по результатам специальной оценки условия труда на рабочих местах сотрудников отнесены к вредным условиям труда 3 или 4 степени или опасным условиям труда. В виде исключения продолжительность рабочего времени может быть увеличена до 40 часов в неделю при наличии соответствующих условий в отраслевом, межотраслевом соглашениях или коллективных договорах, а также письменного согласия самого работника. Согласие следует оформить в виде отдельного соглашения к трудовому договору. И в этом случае работнику дополнительно выплачивают денежную компенсацию в порядке, размерах и на условиях, которые установлены отраслевыми соглашениями или коллективными договорами. Ежедневная продолжительность рабочего дня в виде исключения также может быть увеличена до 12 часов – при 36-часовой рабочей неделе и 8 часов – при 30-часовой с письменного согласия работника и при наличии соответствующих условий в отраслевых и коллективных соглашениях. При этом денежная компенсация за увеличенный рабочий день с сохранением недельной нормы рабочего времени не выплачивается, если иной порядок не предусмотрен в указанных выше соглашениях. В результате конкретную продолжительность рабочего времени работника устанавливают трудовым договором на основании отраслевого (межотраслевого) соглашения и коллективного договора с учетом результатов специальной оценки.

Читать еще: Оценка имущества организации в целях налогообложения

Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск составляет не менее семи календарных дней при условии, что по результатам специальной оценки условия труда на рабочих местах работников отнесены к вредным условиям 2, 3 или 4 степени либо опасным условиям труда. Конкретную продолжительность дополнительного отпуска для работника устанавливают трудовым договором на основании отраслевого (межотраслевого) соглашения или коллективного договора с учетом результатов специальной оценки. Если дополнительный отпуск превышает минимальную продолжительность в семь календарных дней, то дни превышения могут быть заменены денежной компенсацией в порядке, размерах и на условиях, которые установлены отраслевыми и межотраслевыми соглашениями, а также коллективными договорами.

Оплату труда работников, занятых на работах с вредными или опасными условиями труда, устанавливают в повышенном размере. Минимальный размер повышения составляет 4 процента тарифной ставки (оклада), установленной для различных видов работ с нормальными условиями труда. Конкретный порядок повышения работодатель устанавливает самостоятельно с учетом представительного органа работников в трудовом или коллективном договоре или в локальном акте в порядке, предусмотренном в статье 372 Трудового кодекса РФ.

Помимо прочего, на работах с вредными условиями труда работникам выдают бесплатно по установленным нормам молоко или другие равноценные пищевые продукты. По письменным заявлениям работников выдача молока может быть заменена денежной компенсацией в размере, эквивалентном стоимости молока, при условии, что такая замена предусмотрена коллективным или трудовым договором. На работах с особо вредными условиями предоставляют бесплатно лечебно-профилактическое питание. Нормы молока утверждены в приложении 1 к приказу Минздравсоцразвития России от 16 февраля 2009 г. № 45н, нормы профилактического питания – в приложении 2 к приказу Минздравсоцразвития России от 16 февраля 2009 г. № 46н.*

Это следует из статьи 92, части 3 статьи 94, статей 117, 146, 147, 222 Трудового кодекса РФ.

2. Книги: 1001 вопрос: Выплаты персоналу

№ 481. Можно ли заменить выдачу молока сотрудникам, работающим во вредных условиях, денежной компенсацией?

Выдачу молока (других равноценных продуктов) можно заменить денежной компенсацией по письменному заявлению сотрудника (ч. 1 ст. 222 ТК РФ, п. 10 Норм и условий, утвержденных приказом Минздравсоцразвития России от 16 февраля 2009 г. № 45н). Такая возможность должна быть предусмотрена трудовым (коллективным) договором. Об этом сказано в части 1 статьи 222 Трудового кодекса РФ. Условия предоставления и размер компенсационных выплат определяются в соответствии с Порядком, утвержденным приказом Минздравсоцразвития России от 16 февраля 2009 г. № 45н.

Конкретный размер компенсации укажите в коллективном договоре после согласования с профсоюзом (представительным органом сотрудников). При отсутствии в организации профсоюза (представительного органа сотрудников) размер компенсации укажите в трудовых договорах.

Компенсацию выплачивайте не реже одного раза в месяц. Ее нужно индексировать пропорционально росту цен на молоко (другие равноценные продукты).

3. Нормативная база: Приказ Минздравсоцразвития России от 16.02.2009 N 45н (ред. от 20.02.2014) «Об утверждении норм и условий бесплатной выдачи работникам, занятым на работах с вредными условиями труда, молока или других равноценных пищевых продуктов, Порядка осуществления компенсационной выплаты в размере, эквивалентном стоимости молока или других равноценных пищевых продуктов, и Перечня вредных производственных факторов, при воздействии которых в профилактических целях рекомендуется употребление молока или других равноценных пищевых продуктов» (Зарегистрировано в Минюсте России 20.04.2009 N 13795)

к Приказу Министерства

здравоохранения и социального

развития Российской Федерации

от 16 февраля 2009 г. N 45н

ОСУЩЕСТВЛЕНИЯ КОМПЕНСАЦИОННОЙ ВЫПЛАТЫ В РАЗМЕРЕ,

ЭКВИВАЛЕНТНОМ СТОИМОСТИ МОЛОКА ИЛИ ДРУГИХ РАВНОЦЕННЫХ

1. В соответствии со статьей 222 Трудового кодекса Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, N 1 (ч. I), ст. 3; 2006, N 27, ст. 2878; 2007, N 41, ст. 4844) выдача работникам по установленным нормам молока или других равноценных пищевых продуктов может быть заменена по письменным заявлениям работников компенсационной выплатой в размере, эквивалентном стоимости молока или других равноценных пищевых продуктов, если это предусмотрено коллективным договором и (или) трудовым договором.

3. Компенсационная выплата должна производиться не реже 1 раза в месяц.

С уважением и пожеланием комфортной работы, Юлия Месхия,