Протокол заседания комиссии по установлению трудового стажа срок хранения

Изменился срок хранения документов по личному составу

Изменился срок хранения документов по личному составу

Федеральным законом от 02.03.2016 № 43-ФЗ внесены изменения в срок хранения документов по личному составу http://archives.ru/documents/fz43-2016.shtml

75-летний срок хранения документов по личному составу стал относиться к документам, созданным до 2003 года. Для документов, созданных с 2003 года, срок хранения документов по личному составу составляет 50 лет ЭПК.

Что произойдет после изменения сроков хранения по личному составу?

Прежде всего, кадровикам и делопроизводителям необходимо понять и разграничить какие виды документов попадают под 43-ФЗ.

Видов документов по личному составу множество. Закон об архивном деле (125-ФЗ от 22.10.2004) дает определение документов по личному составу, как архивные документы, отражающие трудовые отношения работника и работодателя, тем самым указывая на объемность этого понятия.

Срок их хранения установлен в Перечне, 2010

1) Приказы, распоряжения; записки, заменяющие приказы, постановления и документы к ним по личному составу о приеме, переводе, перемещении, увольнении, об аттестации, повышении квалификации, присвоении званий, о поощрении, премировании, награждении, об отпусках с тяжелыми условиями труда, об уходе за ребенком, об отпуске без сохранения заработной платы, о перемене фамилии, о длительных внутрироссийских и зарубежных командировках; о командировках с вредными и тяжелыми условиями труда.

2) Протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет; аттестационных, квалификационных комиссий.

3) Трудовые договоры (служебные контракты), трудовые соглашения, договоры подряда и журналы по их регистрации.

4) Личные карточки работников, в том числе временных работников и журналы по их регистрации.

5) Личные дела работников.

6) Выездные дела специалистов, командированных на работу за рубежом.

7) Переписка по вопросам реабилитации (политической, профессиональной, медицинской) работников.

8) Документы (заявление работника о согласии на обработку персональных данных, сведения, уведомления) о субъекте персональных данных.

9) Акты приема-передачи личных дел государственных гражданских и муниципальных служащих при переходе на другую работу.

10) Документы (акты, заключения, справки и др.), подтверждающие тяжелые, вредные, опасные условия труда.

11) Списки лиц, работающих на производстве с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда

12) Табели и наряды работников тяжелых, вредных, опасных профессий.

13) Тарификационные ведомости

14) Уведомления работодателя, не вошедшие в состав личных дел.

15) Лицевые счета работников по заработной плате (расчетные ведомости по зарплате)

16) Книги, журналы, карточки учета:

а) приема, перемещения (перевода), увольнения работников

б) личных дел, личных карточек, трудовых договоров (контрактов) трудовых соглашений
в) выдачи (учета движения) трудовых книжек и вкладышей к ним.

г) списки личного состава, алфавитные книги персонала и т.п..

Исключение составляли и составляют:

1) акты о несчастных случаях, связанных с производством — 45 лет;

2) тарификационные ведомости — 25 лет;

3) протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет — 15 лет;

4) протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий — 15 лет;

5) списки работников, уходящих на льготную пенсию, — 50 лет;

В течение установленных сроков организация обязана обеспечивать их сохранность и предоставлять гражданам в установленном законодательством порядке информацию и сведения, содержащиеся в этих документах.

Как правило, юридическое лицо документы по личному составу хранит отдельно от других документов (в специализированном хранилище или в металлических шкафах, сейфах). Это объясняется прежде всего тем, что документы по личному составу носят конфиденциальный характер, доступ к ним должен быть строго ограничен.

Читать еще:  Раздел земельного участка при разводе

Протокол заседания комиссии по установлению трудового стажа срок хранения

Личные дела работников. 6) Выездные дела специалистов, командированных на работу за рубежом. 7) Переписка по вопросам реабилитации (политической, профессиональной, медицинской) работников. 8) Документы (заявление работника о согласии на обработку персональных данных, сведения, уведомления) о субъекте персональных данных. 9) Акты приема-передачи личных дел государственных гражданских и муниципальных служащих при переходе на другую работу. 10) Документы (акты, заключения, справки и др.), подтверждающие тяжелые, вредные, опасные условия труда. 11) Списки лиц, работающих на производстве с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда 12) Табели и наряды работников тяжелых, вредных, опасных профессий. 13) Тарификационные ведомости 14) Уведомления работодателя, не вошедшие в состав личных дел.

Подготовка документов по личному составу к архивному хранению

К документам по личному составу, имеющим 75-летний срок хранения, относятся приказы и распоряжения: о приеме, об увольнении, о перемещении, премировании, поощрении, длительных отпусках по уходу, длительных командировках. К приказам и распоряжениям, имеющим 5-летний срок хранения, относятся приказы и распоряжения: о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках. На государственное (муниципальное) хранение отбираются приказы и распоряжения, имеющие 75-летний срок хранения.

Приказы и распоряжения, имеющие 5-летний срок хранения, включают в акт на уничтожение при условии истечения сроков хранения по перечню. Приказы, распоряжения и другие распорядительные документы формируются в дела в пределах одного календарного года в хронологическом порядке и с относящимися к ним приложениями.

Каков срок хранения протоколов?

Председатель ликвидационной комиссии или конкурсный управляющий может заключить договор с соответствующим государственным или муниципальным архивом на оказание услуг по экспертизе ценности и упорядочению документов. При ликвидации организации, являющейся источником комплектования государственного (муниципального) архива, описи дел постоянного хранения, описи дел по личному составу временного хранения (75 лет), описи дел временного хранения (до 10 лет включительно), сроки хранения которых не истекли, а также акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, представляются на утверждение и согласование эксперт-но-проверочной комиссии соответствующего архивного органа, а затем утверждаются председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим.

Изменился срок хранения документов по личному составу

Определение сроков хранения документов При проведении экспертизы ценности документов http://xn 8kchjdbbyabbeogtkpor3a1aeam4fho2b.xn p1ai/uslugi/ekspertiza-davnosti-dokumenta сроки их хранения определяются в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.00 (далее — Перечень). К документам по личному составу, имеющим долговременный срок хранения, относятся:

  • распорядительные документы (приказы, распоряжения, записки, заменяющие приказы по личному составу, постановления и др.);
  • списки личного состава, в т. ч. списки работающих на производстве с вредными условиями труда;
  • карточки по учету личного состава, в т. ч.

В соответствии с Основными правилами работы архивов организаций распорядительные документы группируются в дела по видам, не допускается формировать в одно дело приказы и распоряжения с единой нумерацией. То есть приказы, распоряжения, указания группируются в самостоятельные дела со своей нумерацией. Лицевые счета по заработной плате сотрудников формируются в самостоятельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий.

Читать еще:  Как узнать владельца по номеру машины


Документы в личных делах располагаются по мере их поступления. Личные карточки работников также формируются в дела по алфавиту фамилий. По истечении одного года после завершения формирования дел в делопроизводстве проводится работа по их подготовке к передаче на хранение в архив учреждения.

Протокол заседания комиссии по установлению трудового стажа срок хранения

Федеральным законом от 02.03.2016 № 43-ФЗ внесены изменения в срок хранения документов по личному составу http://archives.ru/documents/fz43-2016.shtml 75-летний срок хранения документов по личному составу стал относиться к документам, созданным до 2003 года. Для документов, созданных с 2003 года, срок хранения документов по личному составу составляет 50 лет ЭПК. Что произойдет после изменения сроков хранения по личному составу? Прежде всего, кадровикам и делопроизводителям необходимо понять и разграничить какие виды документов попадают под 43-ФЗ.
Видов документов по личному составу множество. Закон об архивном деле (125-ФЗ от 22.10.2004) дает определение документов по личному составу, как архивные документы, отражающие трудовые отношения работника и работодателя, тем самым указывая на объемность этого понятия.

Обратите внимание!На дела, подлежащие уничтожению, оформляется приемо-сдаточная накладная с указанием даты и веса бумажной макулатуры Описи дел и акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, представляются на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии соответствующего архивного органа для утверждения и согласования. Дела, подлежащие уничтожению, после утверждения и согласования описей дел с архивным органом передаются на переработку (утилизацию) с соответствующим оформлением приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата и вес бумажной макулатуры. Оплата услуг по передаче дел. Акт приема-передачи Государственные органы и организации, в т.

ч. унитарные, передают свои документы в государственные архивы без оплаты услуг за хранение. То же касается органов местного самоуправления и муниципальных организаций.
Ликвидированные негосударственные организации — как являющиеся, так и не являющиеся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов — передают свои документы на государственное (муниципальное) хранения по договору. Если в ликвидируемой негосударственной организации имеются документы, образованные в делопроизводстве организации-предшественника с государственной формой собственности, плата за хранение этих документов не взимается. Документы передаются в государственные (муниципальные) архивы в упорядоченном состоянии по описям, утвержденным или согласованным экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного органа.
Прием-передача документов на хранение проводится сотрудниками государственного (муниципального) архива и представителем ликвидируемой организации. В процессе приема-передачи проводится проверка наличия дел, указанных в описях.
лицевые счета работников (расчетные ведомости по оплате труда);

  • акты о несчастных случаях, связанных с производством;
  • тарификационные ведомости;
  • табели и наряды работников вредных профессий;
  • трудовые договоры, не вошедшие в состав личных дел;
  • протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа;
  • протоколы заседаний, постановлений аттестационных, квалификационных комиссий;
  • документ о представлении работников организации к награждению государственными и ведомственными наградами, присвоению званий, присуждению премий;
  • штатные расстановки;
  • книги (карточки) учета приема, перемещения (перевода), увольнения работников.

Прочитайте полезные статьи по теме:

  • Организация экспертизы ценности документов

Большинство приказов по личному составу имеют длительный срок хранения – 75 лет.
По хронологическому принципу проводится также систематизация документов в делах, содержащих акты о несчастных случаях, протоколы заседаний комиссий, документы о представлении к награждению, трудовые договоры (соглашения), тарификационные ведомости, табели и наряды работников вредных профессий. Лицевые счета по заработной плате сотрудников формируются в самостоятельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий. Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
Личные карточки работников также формируются в дела по алфавиту фамилий. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, листы-заверители в делах не оставлять.

Читать еще:  Характеристика на адвоката с места работы образец

Номенклатура дел: сроки хранения документов и статьи

Нормативная база

  1. Трудовой кодекс РФ, статьи 230 , 230.1
  2. Закон «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ, который обязывает сохранять определенную документацию в течение сроков, установленных в нормативных актах.
  3. Приказ Минкультуры «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» от 25.08.2010 № 558 (далее — Перечень), определяющий обязательства для всех организаций по срокам хранения документации, включая бухгалтерскую, налоговую и кадровую.
  4. «Основные Правила работы архивов организаций», одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (носят методический и информативный характер).

Не стоит забывать, о том, что нормативные акты носят рекомендательный характер.

Следует обратить внимание на последние изменения в федеральном законодательстве, внесенные в марте 2016 года в статью 22.1 закона 125-ФЗ, которые устанавливают новые сроки хранения номенклатуры дел в организации — в частности, для приказов по личному составу, созданных после 2003 года, вместо периода 75 лет указан новый срок — 50 лет.

Следует обратить внимание на возникшую в связи с этими изменениями коллизию. Согласно ст. 3 указанного выше Закона, абсолютно вся информация по личному составу относится к архивным документам, отражающим трудовые отношения работника с работодателем. Тем не менее, в Перечень, утвержденный приказом № 558, новые изменения не попали. В связи с этим возникли разногласия. По мнению одних экспертов, срок хранения меняется с 75 до 50 только для документов по номенклатуре дел с установленным периодом хранения 75 лет. По мнению других – новые сроки распространяются на весь архив.

При возникновении споров рекомендуем руководствоваться Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», т.к. он будет иметь большую юридическую силу.

Правила хранения

Работник, ответственный за ведение кадрового делопроизводства и хранение информации, назначается приказом руководителя организации, его функциональные обязанности закрепляются в должностной инструкции.

Кадровая информация формируется в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой.

Под формированием дел следует понимать группировку исполненных документов в дела (папки) в соответствии с номенклатурой дел.

Ниже приведен порядок формирования дел

1. На обложке дела необходимо обозначить следующие реквизиты:

  • наименование организации (в полном виде)
  • наименование структурного подразделения (в полном виде)
  • номер дела (в соответствии с номенклатурой)
  • заголовок дела
  • срок хранения документов по номенклатуре

2. В дело подшиваются:

  • только оформленные и исполненные документы
  • один подлинный экземпляр, за исключением нескольких случаев
  • изданные в одном календарном году

Внутри дела бумаги подшиваются в порядке по номерам и датам, при превышении 250 листов или объема (4 см) документ делится на тома. В крупных организациях издается большое количество приказов, как правило, их подшивают в разные дела (например, приказы о предоставлении отпуска по уходу за ребенком, приказы о предоставлении отпуска без содержания и т.д.).

Сроки хранения

Периоды сохранения документации приведены в таблице.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector