Обоснование новой штатной единицы образец

Вводим штатную единицу: образец обоснования

Как подготовить обоснование ввода новой штатной единицы? Понятно, что штатное расписание – это документ, в котором содержится информация о трудовых ресурсах организации. Общую информацию о «штатке» знает каждый, а как должна быть оформлена служебная записка начальника структурного подразделения, содержащая в себе обоснование для введения штатной единицы? Образец служебки, подготовленный нашими специалистами, – в статье.

«Штатка» – нужный документ

Сразу скажем, что трудовое законодательство не содержит прямого требования для работодателей коммерческого сектора экономики оформлять штатное расписание. Значит, составлять или не составлять штатное расписание остается на усмотрение компании. То есть руководство само решает, нужна ли фирме «штатка», или можно обойтись без нее.

Однако, несмотря на необязательность, «штатку» лучше составить. Ведь этот документ содержит полную информацию о персонале организации и о месячном фонде оплаты труда (ст. 57 ТК РФ, раздел 1 указаний, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1). Как сформулировать обоснование введения новой должности в штатное расписание?

Трудовые отношения – это соглашение между работником и работодателем (организацией или индивидуальным предпринимателем) о выполнении работы, определенной договором, за плату. Во время работы сотрудник находится под управлением и контролем работодателя, подчиняется правилам внутреннего трудового распорядка и трудится в интересах работодателя (ст. 15 ТК РФ).

Этот вопрос интересует кадровиков, ведь в компании могут происходить изменения, отражающиеся на штатном составе. Поэтому обоснования для введения новой штатной единицы (служебная записка) – весьма актуальный для кадровых специалистов документ.

Для одинаковых должностей в «штатке» должна быть предусмотрена одинаковая оплата труда. Дело в том, что за равный труд по закону полагается равная оплата (ст. 22, ч. 2 ст. 132 ТК РФ). При необходимости диверсифицировать оклады работников, занимающих одинаковые должности, самым безопасным будет включить в форму Т-3 понятия «старший», ведущий», «помощник» и т.п.

Помимо этого в трудовых договорах с работниками нужно прописать различный функционал сотрудников на одноименных должностях:

  • разные права и обязанности;
  • различный уровень ответственности.

Другим способом обезопаситься от претензий проверяющих является введение специальной надбавки для сотрудников, которых предполагается поощрить.

Оформляем инициативу

Введение штатной единицы в штатное расписание – это прерогатива руководителя организации. Именно генеральный директор принимает решение о целесообразности приема в компанию нового сотрудника, подписывая соответствующий приказ.

Однако приказ об увеличении «штатки» является завершающим этапом в процедуре увеличения штата. Обоснование новой штатной единицы – это первый шаг на пути к увеличению штатной численности. Понятно, что соответствующую служебку составляет начальник структурного подразделения, который планирует расширение своего подразделения.

Добавим, что помимо служебной записки он должен представить на рассмотрение руководителя проект должностной инструкции для вновь вводимой должности и обновленную структуру своего подразделения.

Специально для читателей нашими специалистами подготовлена обоснование введения штатной единицы. Пример документа поможет сэкономить время на разработку собственного бланка.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Как правильно произвести изменение штатного расписания в связи с оптимизацией работы организации?

Штатное расписание отражает преобразование структуры предприятия, состава должностей, режимы работы сотрудников, порядок формирования и размеры оплат.

Изменения, происходящие в действующей организации, должны быть отражены в основном документе для определения численности.

Из нашей статьи вы узнаете, в какие документы нужно вносить изменения и обязательно ли указывать причины.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 938-47-92 . Это быстро и бесплатно !

Читать еще:  Что значит неисключительные права

В какие документы нужно вносить преобразования?

Внесение изменений в штатное расписание происходит в связи с необходимостью отражения в документе планируемых перестановок, реорганизаций и прочих рабочих процессов. Изменения на основании, какого либо обстоятельства или события вносятся обязательно документально.

Основанием для внесения корректив в штатное расписание является приказ. Именно этот документ доводит до сотрудников решения, принятые руководителем. Принятое руководителем решение о внесении поправок в организационную структуру или финансовое планирование с целью улучшения деятельности предприятия может быть результатом продолжительной работы всего коллектива. В этом случае первоначальная постановка вопроса, по которому было принято решение, может быть сделана любым сотрудником компании.

Обращение с предложениями или информирование о состоянии дел оформляются следующими документами:

  • Служебная записка.
  • Письмо.
  • Уведомление.
  • Пояснительная записка.
  • Финансово-экономическое обоснование.

Когда нужно указывать причины и обязательно ли это?

Утвержденной обязательной формы приказа нет, но есть требования к составу реквизитов. Заголовок приказа коротко передает суть распоряжения и соответствует содержанию распоряжений. Для делопроизводителей и участников документооборота предприятия этот реквизит помогает быстро найти документы по теме.

Пример: «О создании комиссии..», «О награждении участников…», «Об итогах ..».

Текст приказа должен содержать вводную часть, которая является обоснованием причин, побудивших давать указания. Обоснование может содержать расчеты, перечень событий и их оценку, ссылку на ранее принятые документы, требования законодательства.

Пример: «С целью исполнения Распоряжения правительства от 03.08.2014 №665 и обеспечения контроля документооборота».

Подобные приказы носят распорядительный характер и требуют соблюдения процедуры ознакомления с документом исполнителей и заинтересованных должностных лиц. Наличие преамбулы в распорядительном документе позволяет зафиксировать связь событий и сделать понятными цель действий, которые исполнителям распоряжения потребуется выполнить после ознакомления с приказом.

Примеры описания корректировки

Формулировки пояснения причин внесения поправок в ШР зависит от содержания событий, которые повлекли необходимость внесения корректив в штатное расписание.

Примеры обоснований:

  • В связи со значительным увеличением объема выполняемых работ сотрудниками производственного подразделения.
  • С целью совершенствования организационной структуры.
  • В связи со сменой поставщика.
  • В связи с изменением технологии производства.
  • С целью соблюдения законодательства в вопросах обеспечения безопасности персональных данных.
  • В соответствии с требования ст.15 ФЗ-1665 от 15.08.2018.
  • В связи с оптимизацией структуры организации.
  • С целью расширения перечня предоставляемых услуг.
  • В целях повышения мотивации сотрудников.
  • В связи с изменением минимального размера оплаты труда.
  • В связи с расширением отдела продаж.
  • В вязи с недостаточностью финансирования, в качестве мероприятий, направленных на оптимизацию расходов.
  • На основании данных экономических расчетов, предоставленных руководителем финансовой службы.
  • С целью оптимизации ведения учета отработанного времени и заработной платы.
  • В связи увеличением интенсивности труда и продолжительности рабочего времени сотрудников службы доставки.
  • В связи с реорганизацией.
  • В связи с открытием нового направления деятельности.
  • В соответствии с решением, утвержденным протоколом общего собрания учредителей 25.05.2017.
  • В связи с необходимостью ежеквартального проведения учений по пожарной безопасности.
  • В связи с необходимостью развития розничного направления деятельности компании.
  • В связи с изменением условий труда.

Внесение поправки в ШР

В должности

Изменение должности влечет за собой необходимость внесения поправок в трудовой договор. Согласие на перевод следует подписать с сотрудником заранее.

Пример: Специалист отдела рекламы получил второе высшее образование и повысил свою квалификацию, соответственно расширил перечень должностных обязанностей, эти изменения стали основанием для введения новой должности и увеличению оклада.

Формулировка обоснования в этом случае: В связи с повышением квалификации и должностных обязанностей сотрудника отдела рекламы.

Возможные варианты формулировки причин изменения должности:

  1. С целью приведения штатного расписания в соответствие с классификатором должностей.
  2. В связи с реорганизацией отдела труда и заработной платы.
  3. В связи с расширением перечня обязанностей, согласно нормам (ст.60.2 ТК РФ).
  4. В связи с изменением вида деятельности.
  5. В связи с расширением сферы обслуживания.
  6. В связи с изменением названия отдела по работе с клиентами на «отдел сбыта».
  7. С целью приведения в соответствие с ЕТКС наименований должностей в штатном расписании (ст. 195.3 ТК РФ).
  8. В соответствии с требованиями профстандартов (ст.195.2 ТКРФ в ред. от 05.02.2018г.).
  9. В связи с переименованием профессий накануне переаттестации в соответствии с нормами ст.18 ФЗ №426.
  10. С целью мотивации сотрудников путем переименования должности на имеющую большую привлекательность.
  11. С целью повышения конкретики о возложенных обязанностях.
  12. В связи с образованием нового отдела.
Читать еще:  Как прописать детей в другую квартиру

В окладе

Желание повысить мотивацию сотрудников становится причиной изменения порядка формирования заработной платы. Эта процедура может коснуться как одного сотрудника, так и целого отдела.

Пример: Смена водителя-экспедитора составляет 8 часов, но сотрудник отрабатывает больше. Решено оплачивать его работы по часам.

Обоснование причины внесения изменений в порядок оплаты труда может звучать так: С целью исключения переработок и удобства ведения учета рабочего времени и удобства расчета заработной платы.

Увеличение оклада может быть связано с возросшими финансовыми возможностями предприятия или с несоответствием уровня заработной платы среднему показателю по региону.

Варианты формулировки обоснований повышения окладов:

  • На основании проведенного мониторинга размеров заработных плат «продавцов-консультантов» в регионе и данными отчета о финансовых результатах.
  • С целью материального стимулирования сотрудников отдела по обслуживанию техники.
  • В связи с оптимизацией штата.
  • В связи с сокращением должностей, связанным с дублированием функциональных обязанностей.

Основанием для уменьшения окладов могут стать:

  1. На основании доклада руководителя финансовой службы, в связи со снижением объемов продаж и размера прибыли.
  2. В результате финансового кризиса.
  3. В связи с реорганизацией компании и сменой руководящего состава.
  4. В связи с привлечением к выполнению части задач клиниговой службы на условиях аутсорсинга компании «Уют».
  • Скачать бланк приказа об изменении оклада
  • Скачать образец приказа о повышении оклада

Другие поправки

  1. Если оплата труда сотрудника зависит от МРОТ, то решение правительства о повышении МРОТ станет причиной реформирования формы Т-3.
  2. Сокращение вакантной должности не создаст трудностей с внесением изменений в ШР и изданием приказа, поскольку не создает необходимости предупреждать сотрудников об увольнении за 2 месяца. Вакантная должность выводится из формы Т-3.
  3. Введение должности потребует обоснования в виде увеличения объема работ, расширения рынка сбыта, наращивание производственных мощностей.
  • Скачать бланк приказа об изменении штатного расписания
  • Скачать образец приказа с обоснованием введения новой должности в штатное расписание

Заключение

Изменения штатного расписания отражают этапы развитие предприятия, формируя историю предприятия. Правильно оформленные приказы – основания для корректировки штатного расписания, создадут красивую историю, которая будет храниться все время существования организации, пополняясь новыми достижениями.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

+7 (499) 938-47-92 (Москва)
Это быстро и бесплатно !

Пример обоснования введения новой должности в штатное расписание

Работа предприятий связана с постоянным развитием и наращиванием темпов работы. По этой причине периодически может возникать надобность введения новой должности в штатное расписание. Данная процедура на самом деле имеет много серьезных аспектов. Важно определиться не только с названием вакансии, но и обосновать нововведение документально.

Как ввести новую должность в штатное расписание?

Введение вакансии в штат организации должно проводиться в несколько основных этапов. Их можно подразделить на организационные и документально-сопроводительные.

В проведении данной процедуры необходимо следовать таким шагам:

  • Выявить необходимость во внесении изменений;
  • Написать служебную записку о возникшей необходимости в дополнительной единице;
  • По приказу руководителя оформить документ с указанием всех действующих вакансий, а также нововведенных.
Читать еще:  Оформление алиментов у нотариуса стоимость

Название должностей в штатном расписании должно соответствовать утвержденному государственному перечню.

Как обосновать введение в штатное расписание новой должности?

Законами РФ определено, что организация может сама координировать количество нанятых работников. Также по инициативе руководителя могут добавляться сотрудники, переименовываться имеющиеся должности или производиться сокращения. Но для каждого из перечисленных действий необходимо иметь серьезные обоснования, которые выражаются посредством подготовки официальных расчетов и документов.

Увеличение штата и нововведение дополнительной единицы обычно происходит по следующим причинам:

  • Объемы работ были увеличены;
  • Внедрены дополнительные технологии или направления;
  • Добавление вакансии поможет улучшить производительность отдела, структурного подразделения или предприятия в целом.

Перечень не является конечным и в компании могут возникнуть иные причины, которые могут обосновать необходимость нововведения.

Пример обоснование — введение новой должности в штатное расписание

Пример обоснование также называют служебной запиской. Рассмотрим пример обоснования на введение дополнительной единицы в штатное расписание из-за увеличения документооборота. Следую правилам хранения документов, в каждом отделе есть человек, на которого возлагается ответственность за своевременную сдачу подшитых папок в архив предприятия или зональный архив. Особенно много таких документов формируется в процессе работы бухгалтеров, кадровых работников и экономистов.

Работники этих отделов могут подготовить служебную записку для обоснования необходимости введения единицы, которая должна своевременно брошюровать, подшивать и переносить документы в производственный архив. Кроме того выдавать их по требованию можно только под роспись.

В примере обоснования указывают:

  • Количество ежегодно формируемых дел;
  • Время, затрачиваемое на их брошюровку, подшивку, приемку и выдачу.

Производится подсчет времени потраченного в месяц. Исходя из этого, определяется размер ставки и оклад будущего работника.

Приказ о введении в штатное расписание новой должности – образец

Ввод новой должности в штатное расписание происходит по приказу руководителя. Оформление приказа происходит на основании поданной служебной записки.

В приказе указываются следующие пункты:

  • Необходимость составления иной структуры в связи с поданным ходатайством о произведение изменений;
  • Указание отдела, куда будет вводиться вакансия;
  • Название вводимой вакансии;
  • Размер ставки, должностного оклада и иных постоянных надбавок.

Приказ утверждается руководителем и закрепляется печатью предприятия.

Служебная записка о введении в штатное расписание новой должности

Ходатайство о введении новой должности в штатное расписание выражается служебной запиской руководителя отдела или структурного подразделения, которое нуждается в новом работнике. Служебная записка не просто выражает просьбу ввести изменения, но представляет официальные обоснования этому действу. Новая структурная единица потребует определенных материальных затрат от предприятия. Поэтому очень важно в записке произвести расчет целесообразности этих затрат и получение финансовой выгоды от нового работника.

Кроме самой служебной записки необходимо разработать следующие приложения:

  • Расчет объемов образовавшихся работ;
  • Привести данные норм трудозатрат по специальностям из Постановления Минтруда РФ от 2002 года;
  • Дать экономический расчет полученной прибыли от введения новой вакансии.

Полученная выгода может быть выражена, например, в том факте, что введенная рабочая единица разгрузит существенно иных специалистов, которые смогут освободившееся время потратить на разработку новых идей и концепций.

Проверка и сбор информации осуществлена при поддержке Mincredit.ru

Похожее

Ситуация с заработной платой в компании может меняться в зависимости от развития и финансового состояния…

На сегодняшний день нет фиксированной позиции по поводу переименования должностей в штатных расписаниях. Но это…

Уход с вакансии в связи с несоответствием – процесс крайне сложный, содержащий массу нюансов, знать…

Необходимость корректировки названия должности влечет за собой внесение правок в штатное расписание. Переименование должности на…

Любая организация, предприятие или фирма имеют ряд внутренних документов, обязательных для заполнения. Их наличие регламентируется…

Штатное расписание решает многие проблемы на предприятиях, в том числе и организационные. Составление документа позволяет…

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector