Как заверяется второй экземпляр приказа для бухгалтерии

Вопрос: Подскажите, как правильно поступать при издании приказов по личному составу. Я всегда делала 2 экземпляра (оригинала) приказов по личному составу. Подписывала оба у директора, визировала у главного бухгалтера. Один экземпляр оставляла в отделе кадров, второй — бухгалтеру. Проверяющий нас ревизор сделал замечание, что оригинал приказа должен быть только один. Подскажите, как правильно организовать работу: у кого должны быть оригиналы, у кого — копии, должны ли быть заверены копии? На чьих приказах (или копиях) должны быть визы главбуха? («Вопросы трудового права», N 9, сентябрь 2011 г.)

Подскажите, как правильно поступать при издании приказов по личному составу.

Я всегда делала 2 экземпляра (оригинала) приказов по личному составу. Подписывала оба у директора, визировала у главного бухгалтера. Один экземпляр оставляла в отделе кадров, второй — бухгалтеру. Проверяющий нас ревизор сделал замечание, что оригинал приказа должен быть только один.

Подскажите, как правильно организовать работу: у кого должны быть оригиналы, у кого — копии, должны ли быть заверены копии? На чьих приказах (или копиях) должны быть визы главбуха?

Указанные вами вопросы документооборота (в том числе между отделом кадров и бухгалтерией) регулируются не на законодательном уровне, а путем принятия локальных нормативных актов, в частности, инструкциями по делопроизводству. Так что неверно утверждать, что должен быть только один оригинал документа, если этот вопрос вообще, как я поняла, не урегулирован в организации, а такой порядок сложился лишь в практике Вашей работы.

Между тем большинство кадровых документов (приказы, табель учета рабочего времени, личная карточка и др.) имеет статус первичных учетных документов (постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»). Как сказано в пункте 5.1. «Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете» (утверждено Министерством финансов СССР 29 июля 1983 г. N 105), движение первичных документов в бухгалтерском учете (создание или получение от других предприятий, учреждений, принятие к учету, обработка, передача в архив — документооборот) регламентируется графиком.

График должен устанавливать рациональный документооборот, т.е. предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, определять минимальный срок его нахождения в подразделении. График документооборота должен способствовать улучшению всей учетной работы на предприятии. Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы. Важно, что работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением организации, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ. Пример графика документооборота Вы можете посмотреть в указанном выше нормативном документе Минфина СССР. График должен, в частности, предусматривать, в каком виде (оригинал или копия) передается документ в бухгалтерию, сколько экземпляров требуется создать, кто его визирует и составляет, где он будет храниться.

юрист по трудовому праву

ООО «Кадровый Холдинг «Бета Пресс»

1 сентября 2011 г.

«Вопросы трудового права», N 9, сентябрь 2011 г.

Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете приобрести документ за 54 рубля или получить полный доступ к системе ГАРАНТ бесплатно на 3 дня.

Купить документ Получить доступ к системе ГАРАНТ

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

Журнал «Вопросы трудового права»

Зарегистрирован Федеральной службой по надзору за соблюдением законодательства в сфере массовых коммуникаций и охраны культурного наследия

Свидетельство о регистрации ПИ N 77-18249 от 30 августа 2004 г.

Почтовый адрес редакции: 125040, Москва, а/я 1, ИД «ПАНОРАМА»

Как заверяется второй экземпляр приказа для бухгалтерии

Главное — не забудьте взять с собой оригинал! Для суда Если речь заходит об институте Фемиды, значит, в большинстве случае спор перешел уже в иную плоскость, когда все меры мирного урегулирования исчерпаны. Следовательно, оценку каждому вашему действию теперь дает суд, и представляемые документы должны быть идеальны. При подаче искового заявления или иного документа обычно прилагаются копии дополнительных бумаг-доказательств. Так, к примеру, ГПК РФ не требует обязательного заверения копий при обращении в районные суды, мировую юстицию, поскольку основными участниками дел являются обычные граждане. В таком случае процесс сверки копий с оригиналами происходит прямо в судебном заседании, где суд ставит свою удостоверительную надпись, или при подаче документов данное действие выполняет секретарь.

Про оформление. копия приказа?

Обычно делаются копии страниц, указывающих на личность, прописку, отметку о семейном положении, в некоторых случаях также – страницы с пометками о детях и прежде выданных паспортах. Копию можно сделать на листе с двух сторон, при этом заверить надо каждую из страниц, либо сшить и на обороте последнего листа сделать запись: «прошито и пронумеровано 3 листа», поставить оттиск, подпись, дату.

Как заверить копию документа «надлежащим» образом

Этот способ наиболее приемлем, когда страниц действительно много.У нотариуса Как выше было сказано, нотариус – специально уполномоченное лицо, одним из видов деятельности которого является свидетельствование соответствия копий подлинникам. Наверное, многих волнует цена вопроса, а именно сколько стоит заверить копию у нотариуса.

Bad request

  • Темы:
  • Документооборот
  • Внутренние документы

Вопрос Обязательно ли копии приказов, рассылаемых по структурным подразделениям и подведомственным организациям, заверять печатью или можно обходиться без этого? Какую печать нужно ставить на копии: печать организации или печать подразделения, например отдела кадров? Ответ На вопрос о том, обязательно ли заверять копии приказов, рассылаемых по структурным подразделениям и в подведомственные организации, печатью, может быть только один ответ: да, копии приказов должны быть заверены печатью. Только в этом случае копия будет иметь статус документа.

Читать еще:  Срок регистрации переуступки по дду

Обязательно ли копии приказов заверять печатью?

На подлиннике документа, который остается в организации, визу проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа (на многостраничном документе это оборот последнего листа). На копии документа, подлинник которого отправляют в другую организацию, визу проставляют на лицевой стороне, в левой нижней части.

В многостраничных документах особой важности допускается визирование каждого листа (например, договоры, протоколы). Кроме того, возможно проставление виз документа на отдельном листе согласования.


В зависимости от вида документа в визу ознакомления можно включить различные дополнения. Например, в должностной инструкции добавьте фразу: «Один экземпляр получил на руки и обязуюсь хранить на рабочем месте». В случае спорной ситуации в суде не нужно будет доказывать, что сотрудник получал свой экземпляр.

Сколько экземпляров приказов должно быть в оригинале?

Это положение установлено Указом Президиума Верховного Совета СССР «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» от 04.08.1983 № 9779-Х, где, в частности, говорится следующее: «Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на того должностного лица и печатью. На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации».

Поскольку печать, по норме указа, ставится на подпись руководителя, то это может быть только печать организации. Право заверять копии документов руководитель может делегировать другому должностному лицу.

Для этого издается приказ, которым руководитель предоставляет право заверять копии, например, руководителю службы ДОУ или руководителю службы персонала.

Приказ о праве подписи первичных документов — образец

Организационные документы К организационным документам, в частности, относятся: Распорядительные документы К распорядительным документам относятся:

  • приказы и распоряжения, в которых отражаются вопросы работы с кадрами (приказ о приеме, увольнении, переводе и т. п.);
  • документы по личному составу, отражающие движение и учет кадров (личные карточки, личные дела).

Подготовка документов При подготовке организационных и распорядительных документов можно использовать унифицированные документы, утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. В то же время с 1 января 2013 года в связи с принятием Закона от 6 декабря 2011 г.
№ 402-ФЗ применение этих форм не является обязательным. То есть организации при составлении документов вправе продолжать использовать как унифицированные формы, так и разработать их самостоятельно.
Это не касается тех случаев, когда оригинал документа можно воспроизвести заново, например, на предприятии утерян приказ, вместо которого напечатали новый с теми же реквизитами, подписью и печатью. На интересующих многих тему, сколько стоит копия документа, можно посмотреть по-разному.
Например, если это обычный повтор документа без свидетельствования его верности подлиннику, то 1 стр. в пределах 2-4 руб., а если же требуется удостоверительная надпись, например, у нотариуса – то цена, соответственно, возрастает в несколько раз. На бумаге Штамп «копия верна» оставляет оттиск прямоугольной формы с соответствующей надписью. Обычно штампы содержат в себе какие-либо рукописные записи, их использование позволяет значительно ускорить делопроизводство, особенно в организациях с большим объемом информации, например, в судах, полиции, иных органах.

Как заверяется второй экземпляр приказа для бухгалтерии

В бухгалтерию, в другие структурные подразделения организации должна передаваться не просто копия документа, а его надлежащим образом заверенная копия, поскольку копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеет юридической силы. Заверенная же копия документа – это копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляются необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу (ГОСТ Р 51141-98, утв. постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 № 28). В этой связи рекомендуем работникам кадровой службы, после подписания приказа (распоряжения) руководителем организации, изготовить указанный документ в необходимом количестве копий, заверить их надлежащим образом и передать в заинтересованные подразделения организации.

  • Кто ответит за электронную подпись?, № 21
  • Электронные документы: нужна ли их распечатка?, № 18
  • Как упрощенцу подтвердить оплату расходов наличными предпринимателю, № 18
  • Нужна ли печать на судебной доверенности, № 15
  • Выполнение работ по «давальческому» договору, № 15
  • ООО решило сменить название: пошаговая инструкция, № 13
  • Подписываем документ: что, где и как, № 11
  • Отказ от круглой печати: стоит ли спешить?, № 10
  • Хочу все знать: расчеты с подотчетными лицами, № 8
  • Сокращаем документооборот на складе, № 8
  • Рукописи не горят бесплатно… Учитываем расходы на уничтожение документов, № 8
  • Счет не получен вовремя: будет ли просрочка оплаты, № 7
  • 2014 г.

Ну разве что она является его рукоприкладчиком:)))) У нас секретарь делает копию, заверяет своей подписью, а на своих экземплярах получает подписи с ответственных лиц, что копии приказов они получили. Единого ответа на этот вопрос нет, т.к. законодательно это не урегулировано. В каждой организации делают так, как сложилось и в соотвествии с локальными НПА — например, положением о кадровом делопроиводстве. Личто я просто делаю копии и отдаю в бухгалтерию. А с обратной стороны приказа (оригинала, т.е. моего экземпляра) бухгалтер расписывается — это доказательство того, что копию она получала. просто копии.

Как заверяется второй экземпляр приказа для бухгалтерии

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос «Как заверяется второй экземпляр приказа для бухгалтерии». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

При этом бухгалтер нередко сталкивается с требованием заверить копии «в установленном порядке», «должным образом» или просто «надлежаще». Что же оно означает?

Обычно делаются копии страниц, указывающих на личность, прописку, отметку о семейном положении, в некоторых случаях также – страницы с пометками о детях и прежде выданных паспортах. Копию можно сделать на листе с двух сторон, при этом заверить надо каждую из страниц, либо сшить и на обороте последнего листа сделать запись: «прошито и пронумеровано 3 листа», поставить оттиск, подпись, дату. Поскольку печать, по норме указа, ставится на подпись руководителя, то это может быть только печать организации. Право заверять копии документов руководитель может делегировать другому должностному лицу. Для этого издается приказ, которым руководитель предоставляет право заверять копии, например, руководителю службы ДОУ или руководителю службы персонала. На подписи должностных лиц, которым делегировано право заверять копии документов, также ставится печать организации.

Обязательно ли копии приказов заверять печатью?

В общем, нотариус заверяет копии только самых важных документов. В таком случае получается наиболее весомое документирование достоверности дубликатов. В менее существенных ситуациях допускается подтверждение другим порядком.

Обязательно ли копии приказов, рассылаемых по структурным подразделениям и подведомственным организациям, заверять печатью или можно обходиться без этого?
На вопрос о том, обязательно ли заверять копии приказов, рассылаемых по структурным подразделениям и в подведомственные организации, печатью, может быть только один ответ: да, копии приказов должны быть заверены печатью. Только в этом случае копия будет иметь статус документа.

Определения этих терминов в законодательстве нет. По сути, все они подразумевают одно: заверение с целью подтвердить соответствие копии оригиналу, как того требует закон или другой нормативный документ.

Удивительно большая справочная база по кадровому делопроизводству Форум кадровиков. Кадровое делопроизводство » Кадровое делопроизводство Приветствуем Вас на форуме кадровиков-профессионалов и новичков в кадровом деле, уважаемые коллеги! На нашем форуме уже более 250.000 сообщений, более 26.000 тем, а главное — у нас всегда отличный коллектив и дух взаимопомощи. Просьба к гостям-новичкам, пожалуйста, ПОЛЬЗУЙТЕСЬ ПОИСКОМ НА ФОРУМЕ! На большинство вопросов ответы уже даны. Пожалуйста, будьте взаимовежливы. Наш с Вами форум — для приятного профессионального общения, сотрудничества и взаимопомощи. И, пожалуйста, не оставляйте в форуме активных ссылок на другие ресурсы — это понижает рейтинг нашего сайта в поисковых системах яндекс и др.

Вопрос Обязательно ли копии приказов, рассылаемых по структурным подразделениям и подведомственным организациям, заверять печатью или можно обходиться без этого? Какую печать нужно ставить на копии: печать организации или печать подразделения, например отдела кадров? Ответ На вопрос о том, обязательно ли заверять копии приказов, рассылаемых по структурным подразделениям и в подведомственные организации, печатью, может быть только один ответ: да, копии приказов должны быть заверены печатью. Только в этом случае копия будет иметь статус документа.

На подлиннике документа, который остается в организации, визу проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа (на многостраничном документе это оборот последнего листа). На копии документа, подлинник которого отправляют в другую организацию, визу проставляют на лицевой стороне, в левой нижней части.

Про оформление. копия приказа?

Заверение копий не требует больших усилий. Но если вам приходится это делать часто, то закажите себе штамп с полным набором реквизитов — тогда точно ничего не забудете.

На вопрос о том, обязательно ли заверять копии приказов, рассылаемых по структурным подразделениям и в подведомственные организации, печатью, может быть только один ответ: да, копии приказов должны быть заверены печатью. Только в этом случае копия будет иметь статус документа. Не заверяются печатью копии документов только в том случае, если копии помещаются в дела того подразделения, где они изготовлены.

Для заверения копий используется реквизит «Отметка о заверении копии»: Должность Подпись Инициалы, фамилия Дата Печать Копии документов заверяются печатью организации.

Тем не менее это действующий нормативный акт в статусе федерального закона. И большинство судов применяют его в отношении копий документов, не только «касающихся прав граждан»Постановления ФАС МО от 21.09.2010 № КА-А40/10627-10; ФАС ПО от 26.05.2010 № А72-15314/2009; ФАС ЦО от 27.07.2004 № А68-АП-122/Я-04; Первого ААС от 07.09.2009 № А43-12945/2009.

Когда нормативный акт указывает на необходимость нотариального заверения, выбора нет — не заверенную нотариусом копию у вас просто не примут. Например, чтобы с доходов российского представительства иностранной организации не удерживали налог на прибыль, ему нужно выдать организации, выплачивающей доход, нотариально заверенную копию свидетельства о постановке на учет в налоговом органе (Подпункт 1 п. 2 ст. 310 НК РФ). Нотариальное заверение копий часто требуется при подготовке документов для оформления лицензии (Подпункт «б» п. 7 Положения о лицензировании деятельности по производству, хранению и обороту этилового спирта, утв. Постановлением Правительства РФ от 09.07.1998 N 727; пп. «г» п. 24 Правил проведения торгов (аукциона, конкурса) на оказание услуг связи, утв.
Пожалуй, нет такого бухгалтера, которому бы не приходилось готовить копии документов: для представления налоговика м статьи 88, 93 НК РФ , во внебюджетные фонд ы статьи 37, 38 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах. » , для выдачи работника м ст. 62 ТК РФ , участника м п. 2 ст. 91 Федерального закона от 26.12.95 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (далее — Закон об АО); п. 4 ст. 50 Федерального закона от 08.02.98 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (далее — Закон об ООО) , для участия организации в конкурсе (аукционе ) п. 2 ст. 35, п. 2 ст. 41.3 Федерального закона от 21.07.2005 № 94-ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд» и т. д.
В ряде случаев необходимо заверить копии документов самостоятельно, включая дубликаты паспорта, номеров счетов, свидетельства о рождении, браке или смерти. Но это не для подтверждения личности человека. Даже если они заверены нотариусом, такая копия не берется во внимание в суде, банке и других учреждениях. Если копия документа заверена, то это только для доказательства точности передачи содержимого оригинала.
На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации».

Как заверить копию документа «надлежащим» образом

При желании вы можете заверить у нотариуса копию любого документа и при отсутствии требования в законе. К примеру, если вы хотите повысить доверие к копии и исключить малейшие сомнения в ее надежности. Такое заверение будет признаваться «надлежащим» всегда, но, кроме временны ´ х затрат, влечет еще и денежные. Поэтому без особой необходимости обращаться к нотариусу не нужно.
Такой способ – самый простой. И только человек сам будет нести ответственность за то, что он удостоверил. Поэтому пренебрегать подобным актом не следует.

Для суда Если речь заходит об институте Фемиды, значит, в большинстве случае спор перешел уже в иную плоскость, когда все меры мирного урегулирования исчерпаны. Следовательно, оценку каждому вашему действию теперь дает суд, и представляемые документы должны быть идеальны. При подаче искового заявления или иного документа обычно прилагаются копии дополнительных бумаг-доказательств.
Главное — не забудьте взять с собой оригинал! Для суда Если речь заходит об институте Фемиды, значит, в большинстве случае спор перешел уже в иную плоскость, когда все меры мирного урегулирования исчерпаны. Следовательно, оценку каждому вашему действию теперь дает суд, и представляемые документы должны быть идеальны. При подаче искового заявления или иного документа обычно прилагаются копии дополнительных бумаг-доказательств. Так, к примеру, ГПК РФ не требует обязательного заверения копий при обращении в районные суды, мировую юстицию, поскольку основными участниками дел являются обычные граждане.

Как заверяется второй экземпляр приказа для бухгалтерии

Не заверяются печатью копии документов только в том случае, если копии помещаются в дела того подразделения, где они изготовлены. Все о вы узнаете, если прочитаете материал по ссылке. В делопроизводстве различаются понятия «копия» и «заверенная копия», и только заверенная копия является юридически значимым документом. В делопроизводстве различаются понятия «копия» и «заверенная копия», и только заверенная копия является юридически значимым документом. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело.

Когда нормативный акт указывает на необходимость нотариального заверения, выбора нет — не заверенную нотариусом копию у вас просто не примут. Например, чтобы с доходов российского представительства иностранной организации не удерживали налог на прибыль, ему нужно выдать организации, выплачивающей доход, нотариально заверенную копию свидетельства о постановке на учет в налоговом орган е подп. 1 п. 2 ст. 310 НК РФ . Нотариальное заверение копий часто требуется при подготовке документов для оформления лицензи и подп. «б» п. 7 Положения о лицензировании деятельности по производству, хранению и обороту этилового спирта. утв. Постановлением Правительства РФ от 09.07.98 № 727; подп. «г» п. 24 Правил проведения торгов (аукциона, конкурса) на оказание услуг связи, утв.
Что касается подростков до 18 лет, то они могут обратиться к нотариусу, лишь чтобы подтвердить копию собственных документов, включая свидетельство о рождении, аттестат или паспорт.

Определения этих терминов в законодательстве нет. По сути все они подразумевают одно: заверение с целью подтвердить соответствие копии оригиналу, как того требует закон или другой нормативный документ.
Часто различные декларации и другие документы в скопированном виде необходимо заверять подписью. Согласно действующему законодательству, такие копии может подтверждать, например, получатель кредита. Он должен подписывать все страницы копии документа фразой «Копия верна», своей подписью, указанием фамилии и даты. Нотариус в подобных ситуациях не обязан ничего удостоверять. Самостоятельно подтверждаются скопированные листы документов, выданных конкретной организацией, то есть бухгалтерские справки, внутренние приказы, исходящие официальные письма и так далее.

Если в поселении или муниципальном районе нет нотариуса, то к нотариальному приравнивается заверение копи и статьи 1, 37 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате, утв.

Сколько экземпляров приказов должно быть в оригинале?

Этот способ наиболее приемлем, когда страниц действительно много.У нотариуса Как выше было сказано, нотариус – специально уполномоченное лицо, одним из видов деятельности которого является свидетельствование соответствия копий подлинникам. Наверное, многих волнует цена вопроса, а именно сколько стоит заверить копию у нотариуса.
Указа Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.83 № 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (далее — Указ № 9779-Х). Он достаточно древний, к тому же сфера его действия формально ограничена (как видно из названия).

Копии документов заверяются печатью организации. Это положение установлено Указом Президиума Верховного Совета СССР «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» от 04.08.1983 № 9779-Х, где, в частности, говорится следующее: «Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на того должностного лица и печатью. На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации».

При желании вы можете заверить у нотариуса копию любого документа и при отсутствии требования в законе. К примеру, если вы хотите повысить доверие к копии и исключить малейшие сомнения в ее надежности. Такое заверение будет признаваться «надлежащим» всегда, но, кроме временных затрат, влечет еще и денежные. Поэтому без особой необходимости обращаться к нотариусу не нужно.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector