Как правильно оформлять экспедиторскую расписку образец

Экспедиторская расписка

Оформление экспедиторской расписки происходит в случаях привлечения предприятием сторонней транспортировочной компании для перевозки товарно-материальных ценностей. Данный документ входит в обязательный комплект экспедиторских документов и является приложением к договору между грузоотправителем или грузополучателем и транспортной организацией. Он относится к первичной документации и поэтому к его составлению необходимо относится внимательно, соблюдая все установленные для подобного рода бумаг нормы и требования.

Зачем нужен данный документ

Широко распространенное мнение о том, что экспедиторская расписка нужна только грузоотправителю, как клиенту компании-транспортировщика, является не совсем точным и не таким однозначным. Документ, при условии, что он составлен по всем правилам и содержит в себе всю необходимую информацию, нужен и самому экспедитору, поскольку он служит доказательством того, что груз был принят в заявленном весе, объеме, упаковке, определенном качестве количестве и т.п. Расписка свидетельствует и о том, что выполнение обязательств по доставке груза перешло к экспедитору и никаких нареканий, замечаний и особых условий по поводу доставки у него нет.

Экспедитор несет за груз полную ответственность с момента его получения и включительно до момента его передачи грузополучателю.

Кроме того, данная расписка вкупе с другими бумагами (например, товарно-транспортной накладной) служит основанием для принятия груза на учет фирмы-получателя.

Следует отметить, что экспедиторская расписка не содержит сведений о стоимости перевозки и прочих сопутствующих расходах и параметрах, но обязательно включает в себя информацию о цене перевозимых товарно-материальных ценностях.

Как составить экспедиторскую расписку

На сегодняшний день экспедиторская расписка не имеет строго установленного образца, поэтому она может составляться в произвольной форме или на основе разработанного внутри предприятия шаблона (который должен быть утвержден в учетной политике фирмы). Некоторый организации по старинке предпочитают использовать ранее обязательный к применению бланк документа, поскольку он содержит в себе все необходимые сведения.

В расписку должна быть включена информация о:

• предприятии-грузоотправителе,
• получателе груза,
• персональные данные экспедитора (его фамилия-имя-отчество),
• дата и номер составления документа,
• некоторые сведения о грузе (вес, упаковка, количество занимаемых мест, и т.п. параметры).

Расписка практически аналогична другому транспортному документу, сопровождающему груз – поручению экспедитору.

Ошибки, а уж тем более недостоверные или заведомо ложные сведения допускать в документе нельзя, поскольку впоследствии при некоторых обстоятельствах, он может стать юридически значимым документом, востребованным в судебной инстанции. Если случилось оказия и некоторая неточность все же была допущена, лучше не исправлять ее, а создать новый документ.

Как оформить экспедиторскую расписку

Писать расписку можно на фирменном бланке транспортной компании или же обычном листе А4 формата, как в рукописном виде, так и в печатном. В ней обязательно должна наличествовать подпись экспедитора, который таким образом подтверждает то, что все внесенные в нее сведения о товаре верны.

Расписка составляется в двух экземплярах:

• один из которых передается на руки клиенту компании,
• а второй остается у экспедитора.

В некоторых случаях при необходимости могут быть сделаны дополнительные копии, которые также должны быть подписаны экспедитором. Следует отметить то, что после того, как груз будет доставлен до адресата, расписка не возвращается экспедитору, а остается на руках клиента (для такого рода бумаг есть даже специальный термин «необоротный документ»).

Образец составления экспедиторской расписки

1. Вначале указывается дата написания расписки (она должна соответствовать непосредственно дате приема груза).
2. Далее документу присваивается номер (по внутреннему документообороту транспортной компании).
3. После этого в бланк вписываются сведения о грузоотправителе:
   • его полное наименование,
   • точный фактический адрес (по которому должен быть доставлен товар),
   • телефон.
4. Затем аналогичным образом вносятся сведения о грузополучателе.

Персональная информация об экспедиторе может включать в себя только его фамилию и инициалы, но при необходимости в документ можно вписать и его паспортные данные.

Оформляем экспедиторскую расписку по образцу

Для чего нужна экспедиторская расписка?

Самым достоверным документом подтверждения затрат на доставку товара является транспортная накладная. Но если организация заключает договор транспортной экспедиции, то составляется экспедиторская расписка. Обязанность по ее составлению предусмотрена в Федеральном законе от 30.06.2003 N 87-ФЗ «О транспортно-экспедиционной деятельности». Помимо него экспедиторскими документами выступают поручение экспедитору и складская расписка.
По договору транспортной экспедиции экспедитор берет на себя обязанность за счет другой стороны (клиента, заказчика — грузоотправителя или грузополучателя) оказать определенные договором экспедиции услуги, связанные с перевозкой (п.1 ст. 801 ГК РФ). За эти услуги полагается гонорар. Исполнителю не запрещается привлекать сторонние организации, если иное не указано в договоре.

Кто и когда оформляет документ

Схему документального оформления договора транспортной экспедиции можно представить так:

1. Клиент оформляет поручение, в котором указывается перечень приобретаемых услуг.
2. На основании поручения клиент передает экспедитору груз. Кроме того, заказчик должен оформить и передать ему доверенность для того, чтобы последний мог заключать от имени клиента договора на перевозку его груза.
3. Экспедитор передает клиенту расписку, которая подтверждает момент передачи груза от заказчика. Она дает право перевозчику владеть им до окончания перевозки.
4. Когда он принимает имущество клиента на складское хранение, то заполняется складская расписка. Если такого не происходит, то этот документ не формируется.
5. После выполнения поручения экспедитор передает заказчику оригиналы договоров, заключенных им для исполнения договора (если такие имеются).

Наличие всех перечисленных выше документов у клиента является подтверждением того, что груз в действительности транспортировался, даже если у заказчика услуг нет транспортных накладных. В данной ситуации предоставляется экспедиторская расписка вместо транспортной накладной. А получение груза будет подтверждаться товарной накладной, выписанной самим продавцом и подписанной покупателем.
Если же заказчиком услуг экспедитора выступает покупатель товара, то в дополнение к поручению у него должна быть накладная на получение груза.

Форма документа и правила заполнения

Бланк расписки и порядок его заполнения утверждены Приказом Минтранса России от 11.02.2008 N 23.
Составляется экспедитором для себя и для грузоотправителя или клиента.
Заполнение бланка обычно не вызывает затруднений. Строки, в которых предусматривается информация о сторонах, являются обязательными к заполнению.
Строки, относящиеся к информации о грузе, заполняются в зависимости от характера (свойств) перевозимого имущества.

Заполненный образец экспедиторской расписки

Правила заполнения

Бланк расписки изготовляется типографским способом или с использованием компьютера. Форма документа содержит наименование, расположенное по центру и иные реквизиты. Бланк может содержать следующие достоверные и развернутые данные о грузе в соответствующих строках:

• дата выдачи;
• номер экспедиторской расписки, присвоенный документу экспедитором в соответствии с документооборотом компании. Этот реквизит очень важен: например, если вы знаете номер экспедиторской расписки КИТ, это поможет отследить груз на сайте этой транспортной организации. Сходным образом действуют системы отслеживаня и других перевозчиков;
• в строке «грузоотправитель» указываются данные о юридическом или физическом лице, включая полное наименование юрлица, фамилию, имя и отчество ИП, место, по которому находится постоянно действующий исполнительный орган юрлица или местонахождение ИП;
• строки «Клиент» и «Экспедитор» заполняются аналогичным образом;
• в соответствующей строке указывается страна, где груз был произведен;
• строка «Товарный код» предназначена для внесения в нее опознавательного номера груза, который может потребоваться при взаимодействии с таможенными органами и для целей статистики или обозначения, идентификации транспорта;
• маркировка проставляется в соответствии с действующим законодательством;
• «количество мест, вид упаковки» — в этой строке указываются не только названные сведения, но и способ доставки (в коробках, навалом и т.д.);
• вес указывается как с упаковкой, так и без нее;
• проставляются объем и стоимость в соответствующих графах;
• стоит прописать дополнительно особые условия приемки на транспортно-экспедиционное обслуживание, обязанности экспедитора и сведения о товаре, даже если они есть в договоре;
• под размерами упаковки подразумеваются ее габариты и вес (каждой в отдельности);
• подпись экспедитора является обязательны реквизитом.

В зависимости от особенностей перевозимого товара заполняются отдельные строки; данные о сторонах должны быть указаны в расписке в обязательном порядке.

Поскольку в рамках договора транспортной экспедиции не составляются транспортные накладные, то расходы для целей налогообложения по такому контракту организация, выступающая заказчиком услуг, вправе учесть только при наличии этой бумаги. В совокупности с другими документами (поручение экспедитору и товарной накладной, подписанной покупателем) она является документом согласно Закону о бухгалтерском учете, по которому поставщик отражает реализацию товаров (признание доходов и списание стоимости товаров).
Кроме того, ее наличие очень важно при разрешении возможных споров: например, если возникнет ситуация, когда нужно будет потребовать возмещения ущерба по причине порчи или утраты груза. Поэтому у заказчика услуг не должен возникать вопрос о том, экспедиторская расписка обязательна или нет. При условии ее наличия рассмотрение спора в судебном порядке пройдет значительно быстрее и эффективнее.

Экспедиторская расписка — особенности и правила оформления

Довольно часто встречаются случаи, когда какая-либо организация должна доставить груз или материалы до определённого пункта назначения, но собственного транспорта она не имеет. В таком случае прибегают к помощи экспедитора. Экспедиторские компании — это те компании, которые занимаются перевозкой из одного места в другое.

При таком виде сотрудничества составляется пакет бумаг, который содержит все условия такой перевозки. Одним из основополагающих документов, оформляемых при перевозке является экспедиторская расписка. К её оформлению и составлению нужно отнестись с особой внимательностью.

Особенности

Особенностью данной расписки является то, что она свидетельствует о временной передаче прав на объект перевозки экспедиционным компаниям. Также в экспедиторской расписке не содержится информация о сумме или о других условиях перевозки. В ней есть сведения об участниках данной транспортировки товара, а также все основные характеристики самого перевозимого товара, а именно: вес, габариты, упаковка, стоимость самого груза.

Ещё одной особенностью является то, что данный документ нужен всем трем сторонам такой сделки: грузоотправителю, грузополучателю и экспедитора.

Что это такое?

Экспедиторская расписка — это документ, который составляется при передаче груза отправителем экспедитору. Данная бумага обязателен к оформлению, так как он является частью договора перевозки. Заполняется экспедитором и является доказательством того, что экспедитор принял груз для дальнейшего его перемещения.

Она же является доказательством того, что экспедитор временно является владельцем перевозимого груза до его передачи указанному в расписке адресату-получателю.

Для чего нужна?

Необходимость в экспедиторской расписке есть у всех сторон данного вида сделки: как у получателя, так и у отправителя и у экспедитора. Для отправителя данный документ является гарантом того, что компания, занимающаяся перевозкой, приняла от него груз для этой перевозки. И для самого экспедитора также важно это доказательство. Поскольку во время перевозки может произойти все что угодно, то здесь содержатся основные сведения о перевозимом объекте.

Для получателя этот документ также важен для принятия груза на бухгалтерский учёт.

После того, как экспедитор получил товар на перевозку, и были оформлены все сопутствующие необходимые бумаги, он является ответственным лицом за эту отправку.

Важно знать, что экспедиторская расписка не включает в себя информацию об условиях перевозки. Для этого есть специальный документ, который составляется отправителем, и называется поручение экспедитору. Именно он определяет перечень и условия оказываемых услуг.

Кто оформляет и обязательно или нет?

Из названия экспедиторской расписки уже становится понятно, что её оформляет экспедитор. Оформлять он её должен в момент передачи ему груза. Клиент при этом должен оплатить счёт на перевозку. Так как она включает в себя сведения об объекте перевозки, то отправитель предоставляет их ответственному за транспортировку.

Для учёта расходов по налогу на прибыль нужен пакет бумаг по транспортировке, в их числе расписка, то есть, другими словами, документ подтверждающий, что ответственным за транспортировку был принят груз. Таким образом, расписка является обязательным документом для целей бухгалтерского и налогового учёта.

Заменяет ли транспортную накладную?

Для того, чтобы понять взаимозаменяемы ли такие документы, рассмотрим две ситуации.

Первая ситуация — если экспедитор подписывает договор с компанией, специализирующейся на транспортировке, то ему необходима накладная на товар. Но её составление не отменяет тот факт, что необходимо заполнить и расписку. То есть складывается такая картина: отправитель передаёт груз экспедитору при этом составляется расписка, что груз получен экспедитором. Чисто теоретически в этот период времени и в период транспортировки груз принадлежит ему. Далее отправление передаётся транспортной компании, а та, в свою очередь, заполняет транспортную накладную и отдаёт её экспедитору.

Вторая ситуация: если экспедитор отвозит груз сам. В такой ситуации транспортная накладная не требуется.

Но в любом случае, расписка не заменяет накладную, это два разных документа и оформляются они по-разному, и предназначены для разных целей и учитываются в бухгалтерском учёте по-разному.

Помимо этого, фирмы, оказывающие услуги по транспортировки грузов, обязаны заполнять бланки путевых листов.

Правила составления

Форма не утверждена законодательством, поэтому может заполняться произвольно в соответствии с правилами делопроизводства организации. Многие компании пользуются старым бланком, поскольку в нем содержится вся необходимая для заполнения информация.

Документ должен содержать следующие данные:

• о клиенте-грузоотправителе;
• о клиенте-грузополучателе;
• экспедиторе;
• дату и порядковый номер экспедиторской расписки;
• информацию о самом грузе;
• указывается количество грузовых мест.

Допускать помарок, ошибок нельзя. Тем более категорически запрещено указывать ложную информацию, так как в некоторых ситуациях этот документ может иметь юридическую значимость.

Если вдруг где — то допущена ошибка не следует её исправлять, а надо заполнить заново.
Расписку можно написать как от руки, так и напечатать. Это можно сделать на бланке организации либо на простом чистом листе бумаги.

При этом она обязательно должна содержать подпись экспедитора. Как правило, составляется она в двух экземплярах (один для экспедитора, второй для отправителя). Но бывают случаи, когда необходимо большее количество копий. При этом каждая должна содержать подпись составителя.

Как написать экспедиторскую расписку — подробная инструкция

1. Обязательно нужно поставить текущую дату написания расписки, соответствующую дате приёма груза. Далее ставится номер этого документа в соответствии с нумерацией документооборота фирмы.
2. После пишутся сведения об отправителе, которые включают в себя наименование, адрес и телефон.
3. Затем такие же данные пишутся о получателе.
4. И указывается информация об экспедиторе. Это может быть просто его фамилия, имя, отчество либо дополнительно можно указать данные паспорта.
5. Основной блок содержит сведения о самом грузе: страна происхождения, его индивидуальный номер или штрих-код, правила и условия перевозки товара, или так называемая маркировка. Она представлена символами, значка и специальными обозначениями.
6. Затем необходимо отметить категорию тары. Это могут быть банки, пакеты, мешки, коробки пластмассовые либо из картона, и количество мест, занимаемых ими. Также обязательно указать вес товара с коробкой и без, размер всех основных параметров и стоимость по чекам.
7. Затем указываются условия приёма и условия услуг между клиентом и экспедитором, а именно обязательства экспедитора по приему — передаче, обеспечивающего сохранность груза в период перевозки.
8. В конце и бумага подписывается экспедитором с расшифровкой подписи. Печать ставится по желанию и возможностям.

Советы юристов

Как уже был до выше написано, расписка очень важна не только для клиента, но и для самого экспедитора. Её значимость для него определяется тем, что этот документ необходим для принятия в бухгалтерском учёте расходов по договору на счёте товарно-материальных ценностей. Именно поэтому нужно правильно, без помарок и ошибок, а тем более неточностей, заполнить бланк.

Но при этом, важно знать, что расписка не подтверждает расходов на перевозку, так как не содержит информации за период перевозки. В ней есть данные только о грузе, получателе и отправителе. Счёт на оплату выставляется и оплачивается отдельно. Поэтому для подтверждения именно расходов на перевозку нужна транспортная накладная.

Также как и экспедитору, отправителю и получателю тоже важен весь пакет бумаг на перевозку для воды бухгалтерского учёта и налогообложения. Компаниям по транспортировке документы нужны для подтверждения право использования нулевой ставки налога на добавленную стоимость. Отправителю и получателю для применения вычетов по налогу на добавленную стоимость в части расходов на перевозку товара по договорам.

Таким образом, данная расписка очень важный документ для всех участников транспортировки груза. Он нужен для целей бухгалтерского и налогового учёта, а также для ответственности экспедитора перед клиентами. Поэтому заполнению и оформлению эту расписки нужно уделить особое внимание и точность. Чтобы потом в случае каких — либо неприятных ситуаций, была бумага, подтверждающая именно сам приём груза транспортирующей компанией.