Служебная записка к штатному расписанию образец

Пример обоснования введения новой должности в штатное расписание

Работа предприятий связана с постоянным развитием и наращиванием темпов работы. По этой причине периодически может возникать надобность введения новой должности в штатное расписание. Данная процедура на самом деле имеет много серьезных аспектов. Важно определиться не только с названием вакансии, но и обосновать нововведение документально.

Как ввести новую должность в штатное расписание?

Введение вакансии в штат организации должно проводиться в несколько основных этапов. Их можно подразделить на организационные и документально-сопроводительные.

В проведении данной процедуры необходимо следовать таким шагам:

  • Выявить необходимость во внесении изменений;
  • Написать служебную записку о возникшей необходимости в дополнительной единице;
  • По приказу руководителя оформить документ с указанием всех действующих вакансий, а также нововведенных.

Название должностей в штатном расписании должно соответствовать утвержденному государственному перечню.

Как обосновать введение в штатное расписание новой должности?

Законами РФ определено, что организация может сама координировать количество нанятых работников. Также по инициативе руководителя могут добавляться сотрудники, переименовываться имеющиеся должности или производиться сокращения. Но для каждого из перечисленных действий необходимо иметь серьезные обоснования, которые выражаются посредством подготовки официальных расчетов и документов.

Увеличение штата и нововведение дополнительной единицы обычно происходит по следующим причинам:

  • Объемы работ были увеличены;
  • Внедрены дополнительные технологии или направления;
  • Добавление вакансии поможет улучшить производительность отдела, структурного подразделения или предприятия в целом.

Перечень не является конечным и в компании могут возникнуть иные причины, которые могут обосновать необходимость нововведения.

Пример обоснование — введение новой должности в штатное расписание

Пример обоснование также называют служебной запиской. Рассмотрим пример обоснования на введение дополнительной единицы в штатное расписание из-за увеличения документооборота. Следую правилам хранения документов, в каждом отделе есть человек, на которого возлагается ответственность за своевременную сдачу подшитых папок в архив предприятия или зональный архив. Особенно много таких документов формируется в процессе работы бухгалтеров, кадровых работников и экономистов.

Работники этих отделов могут подготовить служебную записку для обоснования необходимости введения единицы, которая должна своевременно брошюровать, подшивать и переносить документы в производственный архив. Кроме того выдавать их по требованию можно только под роспись.

В примере обоснования указывают:

  • Количество ежегодно формируемых дел;
  • Время, затрачиваемое на их брошюровку, подшивку, приемку и выдачу.

Производится подсчет времени потраченного в месяц. Исходя из этого, определяется размер ставки и оклад будущего работника.

Приказ о введении в штатное расписание новой должности – образец

Ввод новой должности в штатное расписание происходит по приказу руководителя. Оформление приказа происходит на основании поданной служебной записки.

В приказе указываются следующие пункты:

  • Необходимость составления иной структуры в связи с поданным ходатайством о произведение изменений;
  • Указание отдела, куда будет вводиться вакансия;
  • Название вводимой вакансии;
  • Размер ставки, должностного оклада и иных постоянных надбавок.

Приказ утверждается руководителем и закрепляется печатью предприятия.

Служебная записка о введении в штатное расписание новой должности

Ходатайство о введении новой должности в штатное расписание выражается служебной запиской руководителя отдела или структурного подразделения, которое нуждается в новом работнике. Служебная записка не просто выражает просьбу ввести изменения, но представляет официальные обоснования этому действу. Новая структурная единица потребует определенных материальных затрат от предприятия. Поэтому очень важно в записке произвести расчет целесообразности этих затрат и получение финансовой выгоды от нового работника.

Кроме самой служебной записки необходимо разработать следующие приложения:

  • Расчет объемов образовавшихся работ;
  • Привести данные норм трудозатрат по специальностям из Постановления Минтруда РФ от 2002 года;
  • Дать экономический расчет полученной прибыли от введения новой вакансии.

Полученная выгода может быть выражена, например, в том факте, что введенная рабочая единица разгрузит существенно иных специалистов, которые смогут освободившееся время потратить на разработку новых идей и концепций.

Проверка и сбор информации осуществлена при поддержке Mincredit.ru

Похожее

Ситуация с заработной платой в компании может меняться в зависимости от развития и финансового состояния…

Читать еще:  Какие документы предоставить на биржу при соращении кадравику

На сегодняшний день нет фиксированной позиции по поводу переименования должностей в штатных расписаниях. Но это…

Уход с вакансии в связи с несоответствием – процесс крайне сложный, содержащий массу нюансов, знать…

Необходимость корректировки названия должности влечет за собой внесение правок в штатное расписание. Переименование должности на…

Любая организация, предприятие или фирма имеют ряд внутренних документов, обязательных для заполнения. Их наличие регламентируется…

Штатное расписание решает многие проблемы на предприятиях, в том числе и организационные. Составление документа позволяет…

Когда составляется служебная записка об изменении штатного расписания и образец ее написания

Штатное расписание организации – важный документ (локальный акт), наличие которого необходимо и закреплено трудовым кодексом.

Оно служит для формирования организационной структуры в компании и отражает в себе все основные производственные моменты, касающиеся сотрудников (в нем указано их рабочее время, размер зарплаты и надбавок, причисление к тем или иным структурным подразделениям и т. д.).

Для того, чтобы при необходимости внести коррективы в этот документ, и составляется служебная записка. Как это правильно сделать и что указать при ее оформлении, будет рассмотрено ниже.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 938-47-92 . Это быстро и бесплатно !

Почему нужен такой документ?

Во всех организациях штатное расписание составляется строго исходя из требуемого количества сотрудников и объема выполняемых ими работ, а также является локальным актом, определяющим организационную структуру, наличие в фирме отделов, подразделений, их взаимную подчиненность и отражает форму оплаты труда.

Подобное определение закреплено, в частности, в Трудовом Кодексе. В статье 15 ТК РФ указывается, что все трудовые отношения строятся вокруг такого рода локальных актов, включая и само штатное расписание. Его наличие необходимо для всех компаний и индивидуальных предпринимателей, что может быть проверено контролирующими органами.

Оно должно оформляться с точным указанием количества сотрудников в каждом отделе, объема их занятости, размера оклада и надбавок, а также некоторых других сведений. Оформляется этот документ в соответствии со стандартизованной формой Т-3. В случае возникновения необходимости штатное расписание может изменяться (например, при изменении объема работ, при изменениях, касающихся должностей, – оптимизации количества работников или же, наоборот, при увеличении штата и добавлении новой штатной единицы (образец можно скачать ниже), а также при изменении размера заработной платы).

Кто должен составлять?

Четких указаний насчет этого вопроса в российских законодательных актах не дается. Как правило, их составляют работники службы кадров, которым необходимо сообщить об изменениях в численном составе рабочего коллектива (как при сокращении, так и при приеме новых работников), которое повлечет за собой и изменение расписания.

Кроме этого, записки могут составляться и руководителями отделений (например, если по техническим причинам приходиться сократить общее рабочее время либо если при расширении рабочих мощностей выявилась нехватка рабочих кадров, и требуется набрать дополнительных сотрудников).

Требования

Жестких требований к составлению служебных записок, касающихся штатного расписания, не предусмотрено (равно как и к правилам оформления самого расписания – несмотря на наличие унифицированной формы, допускается ее изменение).

Основное, чего следует придерживаться – это общего правила по заполнению подобных документов:

  1. вначале следует составить шапку, содержащую в себе основные сведения об адресате и составителе;
  2. затем указать наименование записки и ее номер (в случае его наличия);
  3. после чего описывается основное содержание, рассказывающее о причинах, вызвавших необходимость внесения корректировок в расписание, а также предложения по решению этого вопроса (к примеру, увеличить штатное число работников);
  4. в конце любой служебной записки всегда ставится подпись составителя и ее расшифровка.
Читать еще:  Устав и учредительный договор отличия

Как правильно написать?

Cлужебная записка, сообщающая об изменении штатного расписания (с образцами можно ознакомиться ниже), пишется аналогично другим служебным запискам. Сначала следует указать сведения о составителе (к примеру – «от работника кадрового отдела Сидорова А.А. директору ООО «Циклон» Иванову Р. Р.«). Затем указывается наименование записки (об изменении расписания), после чего следует главная информация.

В документе указываются причины, повлекшие за собой необходимость внесения изменений: увеличение либо сокращение рабочего штата, изменения в базовом окладе работников, изменение размера различных надбавок, изменение рабочего времени и другие.

Далее следует указание мер, которые предполагается предпринять (в данном случае просьба внести настоящие корректировки в штатное расписание организации).

Как верно оформить?

После того, как служебная записка составлена, ее следует зарегистрировать в специальном журнале (предназначенном для внутреннего учета записок). С этой целью ей должен быть присвоен номер согласно с принятой в компании нумерацией такого документа. После этого документ передается начальству (либо лицу, уполномоченному производить корректировки в штатном расписании), которое и принимает решение о том, следует ли принимать обозначенные изменения.

Готовый вариант бумаги при добавлении сотрудников

Образец готовой служебной записки, сообщающей об увеличении штата сотрудников и необходимости увеличения штатной численности.

Генеральному директору ООО «П-Вест» Воробьеву Р. Л.

от менеджера отдела кадров Кузина Р. Д.

Служебная записка №418-848 28.07.17 г.

В связи с расширением производства прошу вас рассмотреть возможность внесения корректировок в штатное количество рабочих (увеличение) по следующим специальностям:

  • токарь – до 5 человек (сейчас 3 человека);
  • слесарь – до 11 человек (сейчас 8 человек);
  • сварщик – до 2 человек (сейчас 1 человек).

На основании этого прошу вас внести соответствующие изменения в штатное расписание.

Менеджер отдела кадров Кузин Р.Д. 28.07.17 г. (подпись)

Штатное расписание – это акт, в котором прописаны все основные моменты, касающиеся рабочего процесса в организации. Он содержит в себе сведения о количестве работников, их рабочем времени, окладах и другую важную информацию. Вносить какие-либо коррективы в эти данные (например, просто набрать необходимых работников или изменить размер оплаты труда) нельзя. Перед тем, как воплотить в жизнь эти коррективы, необходимо отразить их в измененном штатном расписании.

Именно с этой целью и составляются служебные записки, сообщающие уполномоченному лицу о необходимости внесения этих самых изменений.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

+7 (499) 938-47-92 (Москва)
Это быстро и бесплатно !

Приказ о внесении изменений в штатное расписание

Штатное расписание нужно для учета структуры компании, ее численности и состава. В нем фиксируют должности, специальности, профессии сотрудников, указание их квалификаций. Когда требуется внести изменение в штатное расписание (ШР), издают приказ. Подписанный приказ хранят в отдельной папке.

Внесение изменений могут предложить не только высшее руководство, но и руководители отделов. Для этого составляется служебная записка. На основании такой записки подготавливают приказ.

Какое изменение придется зафиксировать в ШР:

  • появилась новая должность, добавилось новое структурное подразделение;
  • изменили название должности, переименовали отдел;
  • изменяется тарифная ставка, оклад (меняется заработная плата сотрудников);
  • ликвидируют отделы и вакантные позиции;
  • проводят сокращение штата, численности.

Рассмотрим подробно каждый из этих случаев.

В штатное расписание вводятся новые штатные единицы

Если в документ необходимо ввести новую специальность, должность, структурное подразделение, работодатель издает соответствующий приказ, отражающий это изменение. Унифицированной формы для такого распоряжения не предусмотрено.

Приказ оформляют в соответствии с общими правилами:

  • в шапке документа указывают наименование предприятия;
  • ниже прописывают: Приказ №, проставляют соответствующий номер;
  • слева указывают населенный пункт, справа — ставят дату, когда приказ выпущен;
  • указывают каждое изменение, должна быть указана причина, по которой проводится корректива;
  • указывают предложения по решению описанных вопросов;
  • закрепляют ответственных за исполнение приказа;
  • при необходимости указывают тех, кто должен быть ознакомлен с документом (например бухгалтер);
  • подпись составившего и ее расшифровка.

Когда в штат вводится новая единица, пример приказа об изменении штатного расписания будет выглядеть так:

В приказе указывают название структурного подразделения, название позиции, количество ставок, тарифную ставку или оклад. Обратите внимание на образец приказа об изменении штатного расписания: дата введения должности не совпадает с датой издания распоряжения. Такая ситуация возможна, когда функционирование должности предполагается с определенного времени, после даты выпуска приказа.

Переименование должности

Изменение названия должности должно быть обоснованным. Не красоты ради, а, к примеру, для приведения наименования должности в соответствие с выполняемой сотрудником нагрузкой. Это можно сформулировать, как изменение условий труда. Если планируют переименовать должность продавца-кассира в менеджера торгового зала, потребуется внесение изменений в штатный акт.

Если место вакантно, изменение обосновывать не нужно. Если занято — соблюдают ряд требований. Сотрудника нужно уведомить о планируемых изменениях не позже чем за два месяца до того, как изменение вступит в силу. Для работника меняются существенные условия трудового договора, поэтому директору нужно получить его согласие. Далее действуют, исходя из ситуации согласия или несогласия.

Начинают оформление документов: подготавливают дополнительное соглашение к договору. Издают приказ о переименовании должности и соответствующем изменении в штатном расписании.

На основании распоряжения в трудовую книжку работника вносится запись о переименовании специальности.

Работник не согласен

Работодатель предлагает другую работу.

Если подходящей работы нет, если сотрудник не соглашается работать на другой подобранной для него должности и отказывается работать на имеющейся должности, трудовой договор с ним расторгается на основании ст. 74 ТК РФ , пп. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ

Приказ об изменении штатного расписания можно оформить так:

Изменение оклада

Если работодателю нужно оформить изменение окладов, ему придется внести изменение в штатное расписание.

Положение о зарплате является существенным условием трудового договора. Поэтому новая информация вносится в договор с соблюдением порядка, установленного статьей 74 ТК РФ. Законодательство обязывает уведомить об этом сотрудников письменно за два месяца до того, как изменение вступит в силу.

Как правило, проблем не возникает, если размер увеличивается в большую сторону. В этом случае сторонами подписывается дополнительное соглашение к контракту.

Если же предлагаемый оклад оказался ниже и сотрудник отказывается трудиться на таких условиях, директору следует письменно предложить ему другую имеющуюся вакантную должность. Она должна соответствовать квалификации трудящегося. Если вакансия отсутствует или работник отказался от всех предложений работодателя, контракт с ним прекращается согласно ст. 74 ТК РФ, пп. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.

Вывод вакантных должностей

Для исключения штатных единиц создают приказ, в котором указывают:

  • дату, с которой данное изменение вступает в силу;
  • название должностей, которые исключаются;
  • количество штатных единиц, которые исключают.

Вакантные позиции не заняты, поэтому убрать их можно без согласования с кем-либо.

Приказ на исключение вакантных должностей, образец

Сокращение штата

Для проведение такой процедуры потребуется:

  1. Уведомить работников о грядущем сокращении как минимум за 2 месяца. Не забыть предложить им вакантные позиции, если такое возможно.
  2. Если в штатном расписании есть вакантные единицы, подготовить приказ об их исключении.
  3. Подготовить приказ об исключении (сокращении) занятых штатных единиц.

В приказе нужно обосновать необходимость сокращения. Это может быть из-за оптимизации расходов или затруднительного финансового положения. В приказ включают все должности, подпадающие под сокращение. Назначают человека, ответственного за процесс, и закрепляют это в приказе.

Приказ на сокращение штата, образец

Случаев, в которых потребуется составлять приказ о введении изменений в ШР, не так много. Основное их различие будет в тексте приказа. Оформление самого бланка, стилистика будут общими во всех вариантах.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector