Путевой лист упрощенная форма образец

Путевой лист по упрощенной форме

Многие бухгалтеры полагают, что путевые листы можно составлять по неунифицированной форме и сразу за месяц. Такое популярное мнение ведет свое происхождение из писем Минфина России. Однако «самодельный» путевой лист создает ряд очевидных проблем.

Первые разъяснения о возможности неприменения унифицированной формы путевого листа содержит письмо Минфина России от 20 сентября 2005 г. № 03-03-04/1/214. А затем эта позиция поддерживалась и развивалась в других письмах финансового ведомства — от 20 февраля 2006 г. № 03-03-04/1/129 и от 7 апреля 2006 г. № 03-03-04/1/327.

Однако не все бухгалтеры обратили внимание, что эти разъяснения чиновников касаются исключительно путевого листа легкового автомобиля. С непростительным невниманием к руководящему мнению отнеслись и налоговые органы. УФНС России по городу Москве в письмах от 14 ноября 2006 г. № 20-12/100253 и от 19 июня 2006 г. № 20-12/[email protected] допускает самостоятельно разработанные формы путевых листов уже для всех автомобилей. То есть трактует мнение Минфина более широко, выходя за рамки своих полномочий (письмо Минфина России от 6 мая 2005 г. № 03-02-07/1-116).

Суть рекомендаций официальных органов сводится к тому, что применять унифицированные формы путевых листов, утвержденные постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78 (далее — постановление № 78), в целях налогового учета необязательно. Бухгалтерии могут ограничиться самостоятельно разработанными формами первичных учетных документов, утвердив их в учетной политике предприятия.

Пункт 15 инструкции от 30 ноября 1983 г. Минфина СССР № 156, Госбанка СССР № 30, ЦСУ СССР № 354/7, Минавтотранса РСФСР № 10/998 гласит:
«Все организации, имеющие как собственные, так и арендованные грузовые автомобили, обязаны при выпуске автомобиля на линию выдавать водителю путевой лист соответствующей формы. Выпуск грузового автомобиля на линию без путевого листа утвержденной формы категорически запрещается».

«Самодельные» путевые листы можно оформлять ежемесячно. Правда, такая «самодеятельность» разрешена только организациям, не являющимся автотранспортными.

Первая правоприменительная проблема «самодельных» путевых листов заключается в том, что понятие автотранспортных организаций нормативно не определено. Но Устав автомобильного транспорта РСФСР (утв. постановлением Совета Министров РСФСР от 8 января 1969 г. № 12) приравнивает к автотранспортным и неспециализированные предприятия, имеющие автомобили. Кроме того, на унифицированных бланках указано, что путевые листы всех автотранспортных средств являются типовыми межотраслевыми формами.

Вторая проблема в том, что путевой лист является документом, предусмотренным Правилами дорожного движения Российской Федерации (утверждены постановлением Правительства Российской Федерации от 23 октября 1993 г. № 1090, далее — ПДД). И вряд ли инспектор ГИБДД удовольствуется сокращенной формой, разработанной предприятием. Согласитесь, кто же на трассе станет вникать в индивидуальные особенности учетной политики.

В дорогу — с путевым листом

Стремление бухгалтеров упростить ведение путевых листов объясняется тем, что в небольших фирмах обязанности по заполнению этих форм ложатся на их плечи. Ну а постановление № 78 гласит, что путевой лист выписывается диспетчером или уполномоченным лицом.

Значит, соответствующие полномочия бухгалтера должны быть утверждены распорядительным документом по организации. Однако не нужно забывать, что назначение путевого листа не сводится к учету расхода горючего. После регистрации в журнале учета движения путевых листов (по унифицированной форме № 8) он выдается водителю под расписку и сопровождает его в поездке.

Помимо налоговых инспекторов, путевыми листами интересуются инспекторы ГИБДД. Согласно пункту 2.1.1 ПДД, водитель обязан иметь при себе путевой лист и передавать его для проверки работникам милиции по их требованию.

Правда, ПДД содержат неопределенную оговорку: лист необходим «в установленных случаях». А в каких именно? Прежде всего, путевой лист нужен, если у водителя нет доверенности на право управления транспортным средством. Значит, при эксплуатации легкового автомобиля по доверенности от организации без путевого листа в дороге и впрямь можно обойтись. Но самодельный «бухгалтерский» путевой лист доверенность не заменит. И тогда водителю грозит административный штраф по статье 12.3 КоАП РФ в размере 50 рублей.

Читать еще:  Как индексируется материнский капитал, зачем нужна индексация

Зато при грузоперевозках унифицированный путевой лист незаменим. В пункте 2.1.1 ПДД указано, что водитель в случаях, прямо предусмотренных действующим законодательством, должен иметь путевой лист и передавать его для проверки работникам Федеральной службы по надзору в сфере транспорта.

Обязательность путевого листа при перевозке грузов товарного характера установлена пунктами 47 и 50 Устава автомобильного транспорта РСФСР. При этом применяются единые формы путевых листов и действуют общие правила их заполнения, но никак не варианты, утвержденные руководителем фирмы.

Зачем же делать двойную работу?

Минфин России однозначно ответил на вопрос о применении самодельных месячных путевых листов в письме от 15 ноября 2005 г. № 03-03-04/1/363. Они допускаются для легкового автомобиля, управляемого сотрудником по доверенности и не осуществляющего перевозки грузов или пассажиров. Более того, такие листы предназначены для подтверждения расходов на горючее в целях налогообложения прибыли. И оснований для применения этих документов за пределами данной конкретной ситуации не имеется.

Обратите внимание, что постановление № 78 предписывает хранить путевые листы грузового автомобиля совместно с товарно-транспортными накладными для возможности их одновременной проверки. В путевом листе по форме № 4-п вписываются номера товарно-транспортных документов. Не нужно также забывать, что в путевых листах ведется учет работы водителя. А значит, они могут быть предметом проверки трудовой инспекции.

Ну и требование о прохождении предрейсовых медицинских осмотров водителей никто не отменял (п. 1 ст. 20 и п. 1 ст. 23 Федерального закона от 10 декабря 1995 г. № 196-ФЗ). Согласно письму Минздрава России от 21 августа 2005 г. № 2510/9468-03-32, водители проходят медосмотр с предъявлением путевого листа перед каждой поездкой, то есть ежедневно.

В итоге мы видим, что «самодельный» путевой лист не исчерпывает многообразия ситуаций, связанных с эксплуатацией автотранспорта. А бездумное стремление бухгалтера «упростить» унифицированные формы может не только обернуться бесполезной двойной работой, но и повлечь финансовые санкции.

Т. Волошина, юрист компании «Гарант»:
«Обязательное наличие путевого листа предусмотрено пунктом 5.1.9 Правил перевозки опасных грузов автомобильным транспортом, утвержденных приказом Минтранса России от 8 августа 1995 г. № 73, пунктом 2.3.6. Положения об обеспечении безопасности перевозок пассажиров автобусами, утвержденного приказом Министра транспорта Российской Федерации от 8 января 1997 г. № 2; а для индивидуальных предпринимателей, осуществляющих перевозочную деятельность на коммерческой основе либо для собственных нужд, — приказом Минтранса РФ от 30 июня 2000 г. № 68 “О введении путевой документации для индивидуальных предпринимателей, осуществляющих перевозочную деятельность на автомобильном транспорте”».

Правила оформления и ведения путевых листов в 2019 году

Для чего нужен путевой лист

Это первичный документ, он необходим для учета и списания расходов на содержание автомобиля. Также на основании «путевок» (как еще часто называют эту бумагу) во многих учреждениях начисляют заработную плату водителю.

Составлять путевые листы обязаны все учреждения, организации и частные предприниматели, которые эксплуатируют автомобили. Форму документа можно разработать и утвердить самостоятельно либо пользоваться бланком, который утвержден постановлением Госкомстата от 28.11.1997 № 78. Исключением являются предприятия, оказывающие услуги по перевозке грузов или пассажиров, они обязаны вести учет передвижения ТС в унифицированных формах.

Путевку выписывают в обязательном порядке при использовании авто в рабочих целях. Форма собственности транспортного средства роли не играет. То есть если машина стоит на балансе организации, арендована у сторонней фирмы или эксплуатируется личный автомобиль сотрудника для нужд учреждения, путевка должна быть.

Читать еще:  Увольнение при банкротстве предприятия и выплаты работникам 2020

Учитывать бланки следует в специальном журнале регистрации. Его должны вести все юридические лица и частники, которые эксплуатируют автомобили.

Бланк путевого листа

Новая форма путевого листа в 2019 году: особые требования

Изменения в путевых листах в 2019 году не предусмотрены. Последние обновления вступили в силу еще в декабре 2017 (утв. приказами Минтранса России от 18.09.2008 № 152 (ред. от 18.01.2017 г.) и от 07.11.2017 № 476). Требования к заполнению дополнены новыми обязательными реквизитами. В то же время отменена круглая печать на форменном бланке, если ее использование не предусмотрено Уставом.

Как утвердить свою форму

Если организация решила утвердить свою форму путевых листов, то следует учесть обязательные требования:

  1. Наименование документа, номер и дата его выдачи. При проставлении нумерации необходимо соблюдать хронологию.
  2. Срок действия путевки. Максимальный период — один месяц.
  3. Информация о собственнике автомобиля. Теперь обязательно указывать ОГРН.
  4. Информация о водителе транспортного средства (Ф.И.О., номер водительского удостоверения).
  5. Сведения об автомобиле (государственный номерной знак, марка).
  6. Данные одометра перед выездом в рейс и по возвращении в гараж (на стоянку).
  7. Дата и время начала рейса и возвращения на стоянку.
  8. Подпись и Ф.И.О. ответственного работника, который указал показания одометра, дату и время.
  9. Дата и время предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя.
  10. Штамп, подпись и Ф.И.О. медработника, который провел медицинский осмотр.
  11. Информация о прохождении предрейсового технического осмотра с указанием даты и времени (ДД/ММ/ГГГГ, а также часы и минуты).
  12. Подпись и Ф.И.О. ответственного за техосмотр транспортного средства (механик, контролер, мастер).

Заполненный документ подписью заверяет диспетчер и руководитель учреждения либо уполномоченные руководителем лица. Если предприятие использует печать (определено уставом), то путевка скрепляется печатью. Документ всегда составляется в единственном экземпляре и выдается водителю на руки. По окончании рейса водитель должен сдать его ответственному лицу под подпись.

Что будет за нарушения

Путевой лист 2019 необходим не только для списания расходов и подтверждения их в налоговой инспекции. Также путевка необходима водителю в рейсе для подтверждения сотрудникам ГИБДД законности использования авто, перевозки пассажиров или груза. Правильно заполненная путевка подтверждает, что транспортное средство исправно, прошло технический осмотр, а водитель имеет право управлять машиной (прошел медосмотр). Если инспектору ГИБДД не предоставить бланк, то водителю грозит штраф от 500 до 3000 рублей (ст. 12.3 КоАП РФ.).

Путевые листы: правила заполнения в 2019 году

Для каждого типа автомобилей Минтранс утвердил новые путевые листы 2019 года. Расскажем о них с помощью таблицы. В ней описаны путевые листы, бланки скачать можно по ссылкам.

Упрощенный путевой лист

Путевой лист (ПЛ) является документом, посредством которого происходит учет и контроль автотранспорта (пробег и использование ГСМ) и его водителя. В статье будут рассмотрены вопросы о том, как вести ПЛ, на какой срок он заполняется, что такое упрощенный путевой лист, и прочих нюансах данного вопроса.

Основные моменты

ПЛ необходимо оформлять на любой транспорт, который занимается перевозками: пассажирскими, грузовыми, по городу и за его пределами.

Предприятиям не запрещено создавать свои собственные формы этого документа (ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ), в том числе упрощенный путевой лист легкового автомобиля, на грузовой транспорт. Разрешается пользоваться также формами, которые были разработаны и утверждены Госкомстатом РФ, постановлением № 78. При этом необходимо проверить, чтобы в документе содержались все реквизиты, указанные в приказе № 152 от Минтранса РФ.

Перейдя по указанной ссылке, вы сможете скачать бланки, соответствующие требования законодательства, в том числе для грузового транспорта. Там же вы найдете примеры заполнения этих документов

Изменение реквизитов в 2017 году

В 2017 году Министерство транспорта РФ утвердило изменение содержания реквизитов внутри документа. Теперь в нем обязана присутствовать графа о прохождении контроля перед рейсом (приказ Министерства № 17). Осуществлять контроль обязан механик или уполномоченное лицо с обязательной отметкой в виде подписи с расшифровкой или печати. Также по возвращении из поездки ответственное лицо обязано проверить показания систем контроля автомобиля с занесением в данный ПЛ.

Читать еще:  Не хочу приватизировать дачный участок

Кроме того, упразднили печать, которая должна была ставиться в заголовочной части документа. Однако ее постановка на данный момент ошибкой не считается.

Теперь водители обязаны проходить до и после рейса медицинский осмотр, результаты которого с датами заносятся в путевой лист. Свою подпись под заключением должен поставить квалифицированный врач. Если отметку поставит другое лицо, компании грозит штраф.

Если бланк был заполнен с нарушением новых правил, то предприятию может грозить штраф до 30 000 рублей по ст. 12.31.1 КоАП. Неверно заполненный документ не позволит списать использованные ГСМ в затраты, так как будет считаться недействительным.

Здесь приложен образец, согласно которому можно заполнять свой ПЛ для легковушки, а здесь – еще один пример заполнения, но уже упрощенной формы собственной разработки.

На какой срок выписывается ПЛ?

На сегодняшний день законодательство позволяет оформлять ПЛ сроком от 1 смены до 1 месяца. Все зависит от деятельности организации: автотранспортная она или нет.

Если основным видом деятельности являются различные перевозки, то ПЛ оформляют каждый день. На более продолжительные промежутки времени путевые оформляют при командировках.

Остальные организации, оказывающие услуги перевозок, но в качестве неосновного вида деятельности, ведут ПЛ с частотой, которая будет подтверждать расходы ГСМ. При этом ежемесячно должна быть заполнена как минимум одна форма документа. Данное требование зафиксировано в Приказе № 152 Минтранса РФ.

Какую форму использовать

Неавтотранспортные компании могут использовать:

  • Унифицированные формы (утвержденные Постановлением № 78), которые необязательны.
  • Формы, разработанные в самой компании.

Если организация пользуется ПЛ собственной формы, то руководство обязано закрепить их использование в учетной политике согласно п. 4 ПБУ 1/2008.

Перед тем как начать оформлять собственную форму путевого листа, необходимо внимательно ознакомиться с приказами Министерства транспорта РФ № 152 и № 17.

Как хранить

Сроки хранения путевых регламентируются Приказом Министерства транспорта РФ № 152 и Приказом Министерства культуры № 558. Согласно обоим приказам, хранить данный вид документации необходимо не менее 5 лет. Но в приказе Минкультуры есть оговорка, что если в течение 5 лет не было проверок или ревизий, то бланки списывать запрещено. Кроме того, если ПЛ – единственный документ, в котором отражены вредные и/или опасные условия труда и прочие подобные аргументы, то срок хранения обязан составлять не менее 75 лет.

Так как путевой лист является первичным документом, то порядок его применения также регулируется ст. 34 НК РФ и ст. 29 № 402-ФЗ.

Если в качестве служебного используется личный транспорт

В этом случае также нужно оформлять ПЛ. Путевой лист – это документ, согласно которому водителю начисляется заработная плата (разд. 2 Постановления № 78).

По приказу начальства, за использование личного авто владельцу положена компенсация определенного размера. Это отражено в письме Министерства финансов № 03-03-06/1/629. От владельца требуется предоставление ксерокопии техпаспорта авто.

Роль ПЛ для бухгалтерии заключается в подтверждении применения авто в служебных целях с возможностью списать потраченные ГСМ в расходы. Также организация при наличии этих листов не будет удерживать с компенсации сотруднику НДФЛ и сможет вычесть эту сумму из рассчитанного налога по упрощенке.

Соответствующие выводы можно сделать на основе письма Минфина № 03-03-06/1/39406 и письма Управления ФНС № 16-15/020447, Постановления ФАС Северо-Западного округа № А66-7112/2005.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector