Как составить график отпусков примеры

График отпусков. Образец заполнения по форме Т-7

Форма Т-7 – это стандартная утвержденная форма для оформления графика отпусков. Прежде чем приступить к инструкции по ее заполнению, следует напомнить, что график отпусков должен формироваться заранее — не позднее середины декабря года текущего на год следующий. Главное негласное правило — учет интересов всех сторон, то есть как пожеланий сотрудников, так и руководства организации. Уход в отпуск того или иного работника никоим образом не должен отразиться на эффективности производственного процесса.

Скачать образец заполнения и пустой бланк графика отпусков по форме Т-7

Кто составляет график отпусков

Составление отпускного графика занимается специалист кадрового отдела. Но без подписи руководителя организации и печати он не будет считаться действительным.

Что необходимо для заполнения формы Т-7

В первую очередь, для грамотного составления графика отпусков нужно воспользоваться существующим штатным расписанием. Оно позволит точно указать ФИО каждого работника, его должность и табельный номер, а также то структурное подразделение, к которому он относится. Это же штатное расписание позволит разработчику графика отпусков не забыть никого из сотрудников.

Ответственные лица

  • В первой части графика отпусков нужно обязательно прописать реквизиты организации, в частности полное ее наименование с указанием организационно-правовой формы.
  • Далее, при наличии на предприятии профсоюза, нужно учесть его мнение на предмет графика отпусков с указанием даты, когда это мнение было высказано и зафиксировано.
  • Затем проставить дату заполнения документа.
  • Подпись директора с расшифровкой необходимо поставить после того, как график отпусков будет окончательно оформлен и согласован с сотрудниками.

Составление графика

Второй пункт является основным. Именно он включает в себя те сведения, ради которых и составляется данный документ. Здесь, опираясь на штатное расписание, необходимо в соответствующие графы вписать структурное подразделение, ФИО сотрудников, их должность, табельный номер, а также период отпуска каждого работника.

Важное условие: по закону, отпуск в общей сложности не может быть меньше 28 календарных дней, но его можно разбивать на какое угодно количество частей, при условии, что одна из них составит не менее 14 дней.

После того, как график отпусков составлен, его нужно показать сотрудникам для ознакомления и подписи. Затем его необходимо подписать у руководителей структурных подразделений и только потом представить на подпись главному лицу организации.

Когда график будет оформлен и утвержден, его не стоит убирать на полку – в течение года его необходимо заполнять по строкам фактических дней отпуска и всевозможных изменений.

Внимание! Не менее чем за две недели перед началом отпуска в соответствии с данным графиком каждому сотруднику нужно будет направить уведомление с указанием начальной и конечной даты отпуска. Без этого уведомления сотрудник может на вполне законных основаниях отказаться идти в отпуск в установленные ранее сроки.

Важно! Если работник решил изменить дату своего отпуска, он обязан уведомить об этом руководство через заявление, оформленное в письменном виде. При этом смена даты отпуска возможна только при взаимном согласии сторон и при условии, что это не повредит производственным процессам в организации. Поэтому хорошо, если сотрудник предоставит руководству документы, свидетельствующие об уважительных причинах и реальной необходимости перенесения отпуска.

В график отпусков нужно обязательно вносить информацию, указывающую на основания, по которым перенос отпуска стал возможным, а также фактическую дату отпуска. Все эти сведения нужно подкреплять ссылками на внутренние документы (приказы, больничные листы и т.п.).

Что делать, если сотрудник устроился после составления графика отпусков

Такая ситуация отнюдь не редкость. Как правило, в подобных случаях применяется один из двух вариантов:

  1. Внесение изменения в уже существующий график отпусков;
  2. Составление дополнительного графика отпусков, который будет являться приложением к основному.

Все остальное делается по общей схеме: обязательная подпись работника, заверение изменений или дополнительного отпускного графика у начальника структурного подразделения и руководства предприятия.

Кто может идти в отпуск вне графика

Закон отдельно выделяет лиц, которым отпуск должен предоставляться по их желанию, вне зависимости от стажа работы и утвержденного графика. Это:

  • внешние совместители, уходящие в отпуск по основному месту работы;
  • женщины, ожидающие ребенка при наличии справки из медицинского учреждения;
  • несовершеннолетние сотрудники;
  • работники-мужчины, чьи супруги находятся в отпуске по беременности и родам (при наличии свидетельства о браке и справки из медучреждения);
  • супруги военнослужащих — в одно время с отпуском военнослужащих (по желанию);
  • граждане, пострадавшим от чернобыльской катастрофы.

Все остальные работники имеют право уходить в отпуск только после работы в организации не менее 6 месяцев и в соответствии с составленным заранее графиком отпусков.

График отпусков — бланк и образец заполнения в 2019 году

Безошибочно составить график отпусков можно с помощью нашей видеоинструкции:

Что такое график отпусков, кому и зачем он нужен

График отпусков — это внутрифирменный документ, позволяющий учесть интересы трудового коллектива и работодателя. Благодаря графику сохраняется непрерывность производственного процесса на предприятии, а работники реализуют свое право на ежегодный отдых.

График отпусков важен в равной степени и для работников, и для администрации фирмы. Чем качественнее он будет составлен, тем меньше в дальнейшем возникнет конфликтов и неразберихи по поводу ухода работников в очередные отпуска.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Упоминание о графике отпусков как о документе, определяющем очередность ежегодного отдыха членов трудового коллектива, содержится в ст. 123 ТК РФ.

Трудовым законодательством не уточняется, при каком количестве работников коммерсанту обязательно оформлять этот документ. Логично предположить, что индивидуальному предпринимателю, осуществляющему коммерческую деятельность единолично, составлять график отпусков бессмысленно. Ему не с кем спорить по поводу сроков своего отдыха — процесс труда он планирует сам.

Читать еще:  Сокращение сотрудников: статьи, процедура, правила

Совсем другие последствия возникают при отсутствии этого документа в трудовых коллективах с большей численностью трудящихся. Как показывает статистика, большинство людей желают отдыхать летом и в начале осени. Этот факт ставит перед руководством фирмы труднореализуемую задачу — учесть интересы коллектива и не причинить ущерб бизнесу. И неважно, 5 человек трудятся под началом коммерсанта или несколько тысяч, — без графика отпусков не обойтись.

Кроме того, несвоевременное оформление отпускного расписания может повлечь не только отпускную неразбериху, но и материальные потери в виде штрафа.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Наказание для директора фирмы, проигнорировавшего требование трудового законодательства о составлении графика отпусков, предусмотрено по ст. 5.27 КоАП и может составить от 1 000 до 5 000 руб. Фирма потеряет еще больше — от 30 000 до 50 000 руб.

Если нарушение допущено повторно, директора фирмы могут дисквалифицировать на 1–3 года или наказать увеличенным штрафом от 10 000 до 20 000 руб. Юридическому лицу в этой ситуации может быть предъявлено взыскание на сумму от 50 000 до 70 000 руб.

Кто, как и когда оформляет график

График отпусков является одним из кадровых документов, поэтому ответственность за его составление и своевременное утверждение лежит на специалистах кадровой службы и администрации фирмы.

До недавнего времени все компании оформляли отпускное расписание по единой унифицированной форме Т–7, бланк которой можно скачать на нашем сайте.

10 колонок формы Т–7 заполнялись следующей информацией:

  • графа 1 — наименование структурного подразделения (канцелярия, отдел главного механика, отдел охраны труда, финансовый отдел и т. д.);
  • графа 2 — должность согласно штатному расписанию (директор, секретарь, слесарь и др.);
  • графы 3 и 4 — фамилия, имя, отчество и табельный номер сотрудника;
  • графы 5–9 — данные об отпуске (продолжительность, даты начала отдыха — запланированная и фактическая);
  • графа 8 — основание для изменения запланированных отпускных сроков;
  • графа 9 — дата предполагаемого отпуска;
  • графа 10 — примечание.

Сегодня использовать унифицированную форму графика необязательно, но и запрета на применение привычного формата этого документа законодательство не содержит. Так что у кадровой службы есть выбор: заполнять форму Т-7 или разработать новый документ с аналогичным названием и назначением.

Главное — это вовремя, то есть не позднее чем за две недели до начала нового календарного года, утвердить составленный график отпусков (ст. 123 ТК РФ). То есть на 2019 год следует утвердить график не позднее 17.12.2018.

После утверждения руководителем графика отпусков с этим документом нужно ознакомить работников под расписку (ст. 22, 123 ТК РФ). Для этого целесообразно дополнить график еще одной графой или завести ведомость, где каждый работник поставит дату ознакомления и распишется.

Хранится график отпусков один год (п. 693 Перечня, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

ВАЖНО! Не забудьте письменно (под расписку) предупредить работника о начале отпуска не позднее чем за две недели до его начала (п. 3 ст. 123 ТК РФ).

«Детские» нюансы графика

Влияние на урегулирование отпускных сроков в графике оказывает трудовое законодательство. К примеру, право на отдых в удобное для себя время имеют следующие категории работников:

  • супруги во время отпуска их жен по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ);
  • родитель или опекун, работающий в районах Крайнего Севера, для сопровождения ребенка до 18 лет в другую местность к месту его поступления в вуз или колледж (ст. 322 ТК РФ).
  • один из родителей, воспитывающих ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет (ст. 262.1 ТК РФ).

К категории «детских» аспектов графика отпусков можно отнести и обязательный учет мнения о периоде отдыха работника, не достигшего совершеннолетия (в возрасте до 18 лет). Для этой группы работающих сотрудников в ТК РФ отпускные особенности выделены в отдельную ст. 267.

Помимо отпускных преимуществ для работников с детьми, нельзя забывать и об ограничениях. К примеру, в п. 20 определения Верховного суда от 28.01.2014 № 1 указано на недопустимость одновременного использования 2 и более отпусков по разным основаниям.

Для составителя графика это означает, что в отпускное расписание не следует включать отпуска сотрудниц, находящихся в отпуске по уходу за своим ребенком и работающих в режиме неполного рабочего времени.

«Льготные» регуляторы отпускного расписания

Кроме указанных выше «детских» отпускных нюансов, в графике отпусков может учитываться еще 1 группа работников, в отношении которых работодатель обязан согласиться с любыми избранными ими периодами отдыха.

Среди таких сотрудников:

  • почетные доноры (закон РФ «О донорстве крови и ее компонентов» от 20.07.2012 № 125-ФЗ);
  • Герои России и кавалеры ордена Славы (закон РФ «О статусе Героев Советского Союза, Героев Российской Федерации и полных кавалеров ордена Славы» от 15.01.1993 № 4301-I);
  • Герои Социалистического Труда, Герои Труда Российской Федерации и полные кавалеры ордена Трудовой Славы (закон «О предоставлении социальных гарантий Героям Социалистического Труда, Героям Труда Российской Федерации и полным кавалерам ордена Трудовой Славы» от 09.01.1997 № 5-ФЗ);
  • чернобыльцы (закон РФ «О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС» от 15.05.1991 № 1244-I);
  • лица, получившие определенную долю радиации в Семипалатинске (закон «О социальных гарантиях гражданам, подвергшимся радиационному воздействию вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне» от 10.01.2002 № 2-ФЗ).
  • сотрудники органов внутренних дел, если они не реализовали свое право на основной отпуск, предусмотренный графиком (закон «О службе в органах внутренних дел Российской Федерации и внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации» от 30.11.2011 № 342-ФЗ).
Читать еще:  Все инстанции куда пожаловаться на работодателя

Если в фирме практикуется внешнее совместительство, работник-совместитель имеет право уйти в отпуск одновременно с очередным отдыхом по основному месту работы (ст. 286 ТК РФ).

Как правильно оформить отпуск совместителю, узнайте здесь.

Работодателю при составлении графика отпусков придется учесть и мнение работника — супруга военнослужащего, имеющего право уйти на отдых в период времени, совпадающий с отпуском супруга (закон «О статусе военнослужащих» от 27.05.1998 № 76-ФЗ).

График отпусков и новички

При составлении графика отпусков на 2019 год, утвержденного в декабре 2018 года, невозможно предусмотреть вероятные периоды отдыха сотрудников, поступивших на работу после начала календарного года. Тем не менее отсутствие в графике запланированного отпуска новичка не избавляет администрацию от обязанности его предоставить.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! В соответствии со ст. 122 ТК РФ работник, проработавший у данного работодателя полгода, имеет право на отпуск.

В таких случаях кадровик, отвечающий за отпускной регламент, может поступить одним из нижеуказанных способов:

  • не изменяя утвержденного графика, оформить отпуск приказом (на основании заявления работника и решения администрации);
  • дополнить график отдельным приложением, в котором отразить информацию об отпусках новичков (оформление отпуска производится в обычном порядке).

При расчете отпуска работнику вам поможет статья «Унифицированная форма № Т-60 — бланк и образец».

Влияние переноса дней отдыха на график отпусков

Работник вправе изменить период своего отдыха по согласованию с работодателем. Сделать это позволяют ст. 123 и 124 ТК РФ. Информация о переносе отпуска отражается в отпускном расписании в специально предназначенных для этого графах 8 и 9. Сотруднику придется написать заявление о переносе отпуска, в котором потребуется указать новые даты перенесенного отпуска и причины изменения отпускного срока.

Период отдыха может измениться и из-за болезни сотрудника. Ст. 124 ТК РФ обязывает работодателя в этом случае продлить отпуск или перенести его на другой срок, пересчитав в последнем случае отпускные.

Продлить отпуск также придется, если сотрудник заболел перед его началом. Если сотрудник получил больничный лист, находясь в отпуске, то работодателю рекомендуется уточнить, какой вариант продления отпуска устроит работника: продление текущего или будущего отпуска.

В любом случае работник пишет заявление, а в график отпусков вносится информация о его переносе. Специальные отметки в графике об удлинении отпуска по причине болезни не предусмотрены.

Как внести изменения в график отпусков, см. здесь.

Корректировка сроков отдыха может произойти не только по личным обстоятельствам работника, но и в связи с производственной необходимостью.

К примеру, фирме необходимо провести масштабную реконструкцию поточной линии в связи с освоением новых видов деятельности и внедрением усовершенствованных технологий. Специалисты, занятые данным процессом и отвечающие каждый на своем участке за определенный комплекс мероприятий, обязаны присутствовать на рабочем месте в течение длительного времени, поэтому они не смогут пойти в отпуск по производственной причине.

В этом случае тоже работает ст. 124 ТК РФ: на основании согласия работника, выраженного в письменной форме, и распоряжения руководства отпуск переносится на следующий рабочий год.

О нюансах переноса отпуска читайте в статье «Ст.124 ТК РФ: вопросы и ответы».

Скачать образец графика отпусков вы можете на нашем сайте.

Итоги

График отпусков — это согласованное и утвержденное расписание периодов отдыха работников фирмы, обязательное для обеих сторон трудового договора.

График отпусков — образец заполнения размещен на нашем сайте — должен составляться ежегодно, а за его отсутствие предусмотрено наказание.

Составление графика отпусков: правила и типичные ошибки

Длительность нахождения сотрудника в отпуске, время его начала и выхода на работу документально закрепляется графиком отпусков, обязательным для выполнения как работником, так и работодателем. Эта норма касается не только крупных предприятий, где предварительное планирование отдыха сотрудников определяется, прежде всего, необходимостью рациональной организации рабочего процесса, но и небольших компаний без профсоюзного органа.

Отсутствие этого документа на предприятии может стать поводом для довольно солидного штрафа: от 30 до 50 тыс. руб., согласно статье 5.27 КоАП РФ.

Правила составления графика отпусков

График составляется кадровой службой предприятия либо лицом, выполняющим функции кадрового делопроизводства, с учетом пожеланий сотрудников. Особенно важно соблюсти требование добровольности при определении сроков очередного отпуска для категорий работников, имеющих право на его использование в любое удобное для них время.

К этим категориям относятся:

  • сотрудники, возраст которых не достиг 18 лет (ст.178 КЗоТ);
  • матери двух и более детей возрастом до 12 лет, независимо от наличия отца и его участия в воспитании детей, отцы, опекуны либо попечители, занимающиеся воспитанием 2 и больше детей до 12 лет без участия матери (ст.1721 КЗоТ);
  • мужья во время пребывания его жены в отпуске в связи с беременностью и родами (статья 123 ТК РФ);
  • почетные доноры России (Закон № 5142-I от 09.06.1993);
  • лица, пострадавшие в результате аварии на ЧАЭС или получившим суммарную дозу радиационного облучения свыше 25 сЗв (Закон №1244-I от 15.05.1991 и Закон № 2-ФЗ от 10.01.2002 соответственно);
  • ветераны труда и войны (в т. ч. инвалиды войны);
  • ветераны боевых действий, происходивших на территории других стран, (в т. ч. получившие инвалидность как следствие своего участия в боевых действиях);
  • лица, получившие почетное звание Героя войны или Труда как в СССР, так и в РФ, полные кавалеры орденов Славы и Трудовой Славы.
Читать еще:  Долевая собственность доновор дарения составить

Какие существуют основные виды заработной платы? Они перечисляются в статье.

Как происходит начисление сдельной заработной платы? Каковы ее особенности, преимущества и недостатки?

Это не означает, что сотрудник волен диктовать условия при выборе отпускного периода. Руководство предприятия имеет право устанавливать время отдыха для работников таким образом, чтобы обеспечивалось выполнение производственных задач. Так, ограничения относительно количества сотрудников, одновременно отсутствующих на работе, в графике отпусков должны быть учтены.

Обязанности по составлению графика на кадровую службу возлагаются отдельным приказом руководителя. По тому же приказу при отсутствии кадровиков их функцию может выполнить любой сотрудник, имеющий необходимую квалификацию и доступ к информации.

В сводной таблице по отпускам должны быть указаны все сотрудники из списочного состава организации на момент его утверждения. Таким образом, принятый на работу до приказа об утверждении графика человек должен быть внесен в него, даже если в период определения очередности ежегодного отдыха он в штате отсутствовал.

Сроки

График отпусков: сроки составления для всех работников по действующим нормам ТК РФ (ч.1 ст. 123) должны быть утверждены не позднее 16 декабря года предыдущего. Чем крупнее предприятие, тем раньше должен быть начат этот процесс.

Составлять предварительные таблицы по отпускам на крупных предприятиях начинают уже с конца сентября – начала октября. Небольшие организации с числом работников до 20-30 человек могут начать распределение дней отдыха за две-три недели до конечного срока утверждения.

Порядок


Для начала необходимо издать приказ о составлении графика отпусков, его подготовке и возложить эту обязанность на конкретное лицо, отвечающее за кадровое делопроизводство. Следующим этапом проводится анализ количества дней неиспользованного за предыдущие годы отпуска, дополнительных дней отдыха и права на получение их в удобное для сотрудника время. Важно, чтобы в график были включены все дни отпуска за год, на который он составляется, включая неиспользованные дни за текущий и предыдущий годы.

Для выяснения пожеланий самих сотрудников можно воспользоваться опросным листом (листом согласования сроков). В случае возникновения спорных ситуаций (когда одновременно на отпуск претендуют несколько сотрудников, либо отсутствие члена трудового коллектива в период активной работы предприятия может угрожать снижением необходимого уровня производства) окончательные сроки могут быть установлены администрацией. В этом случае необходимо письменное извещение или согласие сотрудника.

Для документального закрепления графика отпусков может применяться форма № Т-7, утвержденная Постановлением ГКС РФ №26 от 06.04.2001, однако с 1 января 2013 года ее использование не обязательно. Важно, чтобы в сводной таблице-графике указывались такие реквизиты:

  • ФИО работника;
  • его должность, структурное подразделение (на крупных предприятиях графики могут быть сформированы по каждому подразделению);
  • количество дней отпуска в плановом году;
  • примерная длительность нахождения сотрудника в отпуске;
  • фактический период отдыха.

Плановая длительность отпуска может указываться как точными датами, так и месяцами. А все предусмотренное законодательством время для отдыха по желанию работника может быть разделено на несколько частей, но с учетом того, что одна из них должна составить не менее 14 дней.

После составления проекта графика отпусков этот документ визируется начальником кадровой службы и руководителями соответствующих подразделений, после чего утверждается главой организации.

Нужен ли отдельный приказ?

Вопрос о том, следует ли по этому поводу издавать отдельный приказ, до сих пор однозначно не урегулирован. Гриф «Утверждаю» на документе иногда рассматривается в качестве самодостаточного подтверждения согласования с руководством.

Однако во избежание споров с проверяющими, хотя порядок составления графика отпусков будет соблюден и без этого, желательно такой приказ (в произвольной форме, «Об утверждении графика отпусков на хххх год») включить в документооборот.

В документ могут вноситься изменения, связанные с различными обстоятельствами. Это:

  • прием или увольнение сотрудников;
  • обращение самого работника с просьбой о переносе отпуска в связи с личными обстоятельствами (обычно на более поздний период);
  • возможность того, что отсутствие сотрудника негативно скажется на работе организации (производственная необходимость);
  • денежная компенсация нескольких неиспользованных дней по согласованию с сотрудником.

Любые изменения в графике вносятся на основании отдельного приказа руководителя. Вновь поступившие работники могут вноситься как в основной список (на основании приказа об изменениях в очередности предоставления отдыха), так и в дополнительный, который прилагается к основному.

Типичные ошибки

Составление графика отпусков: типичные ошибки таковы:

  • неправильный расчет длительности основного и дополнительных отпусков;
  • несогласование сроков отпуска для совместителя с основным местом работы;
  • когда не учитывается право работника на отпуск в удобное для него время (льготные категории) либо отсутствуют документы, подтверждающие право на эту льготу;
  • отсутствие согласия работника со сроками, указанными в графике, в письменном виде.

Как составляется должностная инструкция менеджера по развитию персонала? Кликайте по ссылке.

Ищете заявление о переводе на другую должность: пример? Как его правильно заполнить?

Как правило, при самостоятельном обнаружении ошибки ее возможно исправить по согласованию с администрацией предприятия.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

+7 (499) 938-47-92 (Москва)
+7 (812) 467-38-62 (Санкт-Петербург)

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector