Сколько действует положение о защите персональных данных

Положение о защите персональных данных

«Кадровик. ру», 2010, N 8

ПОЛОЖЕНИЕ О ЗАЩИТЕ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

Любая кадровая служба ежедневно имеет дело со сведениями, которые законодательство РФ определяет термином «персональные данные». Обращаясь к этой теме, следует иметь в виду, что в Российской Федерации разработана достаточная законодательная база, регламентирующая работу с данной категорией информации .

Конституция Российской Федерации, Трудовой кодекс Российской Федерации, Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации», Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных», Постановление Правительства Российской Федерации от 15.09.2008 N 687 «Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации».

Определение персональных данных работника дано в ч. 1 ст. 85 Трудового кодекса Российской Федерации: «Персональные данные работника — информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника». Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» относит персональные данные к конфиденциальной информации.

В соответствии с гл. 14 ТК РФ каждая организация обязана разработать и ввести в действие локальный нормативный акт, которым определяется порядок работы с персональными данными ее работников.

Таким локальным актом, как правило, является положение о защите персональных данных работников. Этот документ должен регламентировать в рамках отдельной организации требования к получению, обработке персональных данных работника, установить гарантии их защиты, порядок хранения и использования, а также права работника по защите его персональных данных и ответственность работодателя за их охрану и защиту. Иными словами, организация на основе российского законодательства и с учетом особенностей кадрового учета создает и закрепляет нормативным актом порядок работы с персональными данными.

Законодательными и нормативными правовыми актами не установлено требований к оформлению и содержанию этого документа. Поэтому при его разработке используют общие правила оформления организационных документов: в заголовочной части указываются наименование организации, дата и номер документа, в правом верхнем углу располагается гриф утверждения. Положение утверждает руководитель организации, и с этого момента оно вступает в силу.

Примерная структура этого документа включает следующие разделы:

1) «Общие положения»;

2) «Состав персональных данных работника»;

3) «Порядок создания, обработки, хранения персональных данных»;

4) «Доступ к персональным данным»;

5) «Защита персональных данных».

В разделе «Общие положения» формулируется цель разработки персональных данных, даются ссылки на законодательные акты, на основании которых создан документ, определяются порядок введения положения в действие и порядок его пересмотра. Здесь же устанавливаются конфиденциальность информации и ответственность должностных лиц организации за разглашение персональных данных.

Второй раздел «Состав персональных данных работника» включает список данных работника, которые он сообщает работодателю при наступлении трудовых отношений, и сведений, возникающих в ходе этих отношений. Кроме того, здесь должна содержаться информация, необходимая организации для предоставления в военкоматы, органы налоговой службы, социального обеспечения, Пенсионного фонда. Раздел небольшой по объему, но принципиально важный для работников организации. Так, в него могут войти следующие сведения:

1) фамилия, имя, отчество;

2) дата рождения;

3) место рождения;

5) знание иностранного языка;

7) специальность, профессия;

9) состояние в браке;

10) состав семьи;

11) паспортные данные;

12) адрес места жительства (по паспорту и фактический), дата;

13) адрес регистрации по указанному месту жительства, телефон;

14) сведения о воинском учете;

15) сведения о заработной плате.

В зависимости от направления деятельности организации этот список можно дополнить сведениями об изобретениях и патентах, о наличии государственных наград, допуске к государственной тайне, состоянии здоровья и др. Разрабатывая положение, данный раздел следует составлять после анализа всех учетных форм, применяемых в организации.

Очень часто в раздел включают и перечень документов, которые содержат персональные данные и, следовательно, также относятся к конфиденциальной информации. Это трудовой договор (дополнительные соглашения), приказы по личному составу, анкеты, личная карточка работника, личный листок по учету кадров. Полный список таких документов можно составить, изучая номенклатуру дел кадровой службы.

В разделе «Порядок создания, обработки, хранения персональных данных», как правило, содержится информация о структурных подразделениях организации (или о должностных лицах), которые работают с персональными данными. Здесь же следует указать виды носителей (только традиционная бумажная форма, сочетание традиционной и электронной формы), на которых фиксируются персональные данные.

В четвертом разделе «Доступ к персональным данным» устанавливается порядок пользования персональными данными каждым структурным подразделением организации. Оговариваются порядок доступа к ним должностных лиц и работника, к которому эти сведения относятся, третьих лиц по доверенности работника, порядок предоставления персональных данных другим организациям и гражданам. Например: «Персональные данные работников организации предоставляются в установленном порядке в органы Пенсионного фонда РФ, в органы социального обеспечения, контрольно-надзорным органам. Персональные данные работников организации предоставляются страховым компаниям, банкам, благотворительным организациям, негосударственным пенсионным фондам при наличии копии договора с работником и его письменного согласия».

Здесь же следует установить и порядок предоставления персональных данных родственникам и членам семей работника. По закону это делается только с письменного согласия работника. Однако раздел «Доступ к персональным данным» можно конкретизировать и указать условия, при которых, например, сведения о заработной плате работника будут сообщаться жене работника, или матери его детей, или лицам, находящимся на его иждивении. Также следует регламентировать состав необходимых документов, подтверждающих право на подобные запросы.

Читать еще:  Увольнение в связи с ликвидацией организации выплаты

В заключительном разделе положения «Защита персональных данных» перечисляются меры защиты информации от несанкционированного доступа и разглашения. Необходимо указать, в каких структурных подразделениях организации хранятся документы и электронные носители, содержащие персональные данные. Это могут быть служба кадров, бухгалтерия, служба безопасности, отдел режима и т. д. Следует описать меры защиты данных, хранящихся в бумажной форме, — запирающиеся шкафы, сейфы, опечатанное помещение, пропускной режим и т. п., а также меры защиты сведений на электронных носителях.

Мерой защиты персональных данных является и обязательство должностных лиц организации о неразглашении персональных данных. В соответствии с Постановлением Правительства РФ от 15 сентября 2008 г. N 687 «Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации» работа с такими сведениями считается неавтоматизированной при непосредственном участии человека. Следовательно, от всех сотрудников организации, имеющих отношение к получению, обработке, хранению персональных данных, должны быть получены расписки о неразглашении. Форма такой расписки может быть дана в приложении к документу. Сами расписки должны храниться в одном деле с подлинником положения. По мере смены должностных лиц эти обязательства должны обновляться.

Положение о защите персональных данных подписывается руководителем кадровой службы. Документ может быть согласован с заинтересованными должностными лицами, например работниками бухгалтерии, юридической службы, службой безопасности и др. С ним следует ознакомить весь персонал организации под расписку. Сотрудники, принимаемые на работу, знакомятся с положением о защите персональных данных точно так же, как и с другими локальными актами организации — коллективным договором, правилами внутреннего трудового распорядка, положением об оплате труда, должностной инструкцией и др. При этом в соответствии со ст. 68 ТК РФ такое ознакомление проводят под роспись и до подписания трудового договора.

Проблемным остается вопрос о получении от работника согласия на обработку его персональных данных. Статья 24 Конституции РФ устанавливает, что сбор, хранение и распространение информации о частной жизни лица без его согласия не допускаются. Исходя из этого, многие организации при оформлении приема на работу требуют от работника заполнения письменного согласия на обработку его персональных данных.

Содержание такого согласия установлено ст. 9 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных». Этот документ должен включать:

1) фамилию, имя, отчество, адрес субъекта персональных данных, номер основного документа, удостоверяющего его личность, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе;

2) наименование (фамилию, имя, отчество) и адрес оператора, получающего согласие субъекта персональных данных;

3) цель обработки персональных данных;

4) перечень персональных данных, на обработку которых дается согласие субъекта персональных данных;

5) перечень действий с персональными данными, на совершение которых дается согласие, общее описание используемых оператором способов обработки персональных данных;

6) срок, в течение которого действует согласие, а также порядок его отзыва.

В то же время следует обратить внимание на ст. 6 того же Закона, которая устанавливает, что согласия субъекта персональных данных не требуется в случаях, когда обработка информации осуществляется в целях исполнения договора, одной из сторон которого является субъект персональных данных. Поскольку основу трудовых отношений составляет договор между работником и работодателем, следуя этому положению Закона, согласие работника в письменном виде можно и не получать.

Защита персональных данных

Положение об обработке и защите персональных данных (пример)

Персональные данные – это различного рода информация, которая относится к определенному физическому лицу (п. 1 ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ ). Как и любая другая информация, персональные данные обрабатываются, т. е. происходит их сбор, систематизация, накопление, хранение, передача, уничтожение и т.д. Для того, чтобы обработка персональных данных не могла нарушить права и свободы гражданина, в т.ч. права на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну, требуется должная защита персональных данных. Актуальной эта тема является и для всех работодателей, ведь они, по сути, постоянно занимаются обработкой тех или иных персональных данных своих работников. Сюда относятся, к примеру, паспортные данные работника или адрес его проживания, информация об образовании или стаже работника, сведения о заработной плате или семейное положение сотрудника и т.д. Важность этой области подтверждается тем, что в ТК РФ вопросам защиты персональных данных работников посвящена отдельная глава – гл. 14 «Защита персональных данных работника». О защите персональных данных в организациях расскажем в нашей консультации и приведем образец Положения о защите персональных данных работников 2017.

Политика обработки и защиты персональных данных работников

Общие требования к обработке персональных данных работника, а также вопросы защиты персональных данных на предприятии содержатся в ст. 86 ТК РФ.

Читать еще:  Выплата алиментов в твердой денежной сумме

Так, ТК РФ устанавливает, в частности, следующие аспекты обработки и защиты персональных данных:

  • обработка персональных данных работника производится только в целях соблюдения законодательства РФ, содействия работникам в трудоустройстве, получении образования и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества;
  • все персональные данные работника нужно получать у него самого. Если какие-либо персональные данные работника можно получить только у третьей стороны, работник заранее должен быть уведомлен об этом, а от него должно быть получено письменное согласие;
  • работодатель должен за свой счет обеспечивать защиту персональных данных работника от неправомерного их использования или утраты;
  • работодатель должен под роспись ознакомить работников и их представителей с порядком обработки персональных данных работников, а также с их правами и обязанностями в этой области.

При этом требования к защите персональных данных работников не могут рассматриваться в отрыве от вопросов передачи персональных данных. Так, работодатель при передаче персональных данных работника обязан соблюдать определенные требования.

К ним, в частности, относятся (ст. 88 ТК РФ):

  • по общему правилу не сообщать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника;
  • предупреждать лиц, которые получают персональные данные работника, что эти данные могут использоваться лишь в целях, для которых были сообщены;
  • передавать персональные данные работника в пределах одной организации в соответствии с локальным нормативным актом, с которым работник должен быть ознакомлен под роспись;
  • разрешать доступ к персональным данным работников лишь специально уполномоченным лицам;
  • не запрашивать информацию о состоянии здоровья работника (кроме случаев, связанных с проверкой возможности выполнять работником трудовую функцию).

В то же время, согласие работника на передачу персональных данных требуется не всегда. Так, согласие не требуется, когда передача персональных данных необходима для предупреждения угрозы жизни и здоровью работника (абз. 2 ст. 88 ТК РФ) или необходима на основании других Федеральных законов (сюда относятся, к примеру, сведения в ПФР, ФСС, налоговые органы и т.д.).

Ответственность за нарушение требований по защите персональных данных

Ответственность за нарушения требований по обработке и защите персональных данных работника разнообразная. Она касается, как работников, так и самого работодателя.

К примеру, работник может быть уволен за разглашение ставших известными ему при исполнении своих трудовых обязанностей персональных данных другого работника. Ведь это будет считаться грубым нарушением работником своих трудовых обязанностей (пп. «в» п. 6 ст. 81 ТК РФ).

А, например, обработка персональных данных в случаях, не предусмотренных законодательством РФ, может повлечь штраф на должностных лиц от 5 000 до 10 000 рублей, а на организацию-работодателя – от 30 000 рублей до 50 000 рублей (ч. 1 ст. 13.11 КоАП РФ ).

Обращаем внимание, что штрафы с 01.07.2017 существенно выросли. Если раньше максимальный штраф на организацию за нарушение порядка сбора, хранения, использования или распространения персональных данных составлял 10 000 рублей, то с 01.07.2017 он вырос до 75 000 рублей.

Положение о защите персональных данных 2017: образец

Учитывая, что работники имеют право на полную информацию об их персональных данных и обработке этих данных, работодатель обязан ознакомить их с соответствующими документами (абз. 2 ст. 89 ТК РФ). Для этих целей может быть разработано Положение о защите персональных данных, с которым работодатель обязан знакомить всех вновь принимаемых работников.

Приведем пример Положения об обработке и защите персональных данных, размещенного в справочно-правовой системе КонсультантПлюс.

Какие оптимальные сроки хранения и обработки персональных данных? Сколько действует согласие субъекта?

В Российской Федерации функционирует понятие персональных данных, оно закреплено на законодательном уровне и сопряжено с рядом норматив.

Утвержден порядок хранения ПДн физических лиц и период, в который хранение должно быть прекращено.

Условия завершения обработки персональной информации или конкретные временные рамки операций определяют операторы в соответствии с профильными законодательными актами правительства. Актуальные сведения о сроках при работе с конфиденциальными данными в нашей стране, порядке из фиксации в документах вы найдете в нашем материале.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 938-47-92 . Это быстро и бесплатно !

Временные рамки, связанные с ПДн

Положение 7 статьи 5 Федерального закона «О персональных данных» предусматривает среди принципов обработки и следующий – хранение ПДн должно осуществлять не дольше, чем того требуют цели операции с информацией.

Кроме этого, период хранения ПДн в некоторых случаях закрепляется федеральным законом, договором, субъектом которого является владелец персональных данных. Оператор устанавливает конкретные временные рамки или вписывает условие для прекращения обработки.

Что выбрать: время хранения или условия прекращения?

Закон позволяет выбрать либо конкретный период хранения данных, либо ограничить обработку наступлением определенного условия. Однако на оператора налагаются обязанности обязательно ограничить обработку данных по времени.

Читать еще:  Образцы брачных договоров используемых нотариусами рф

Юристы советуют использовать конкретный период прекращения обработки только в том случае – если сведения необходимы оператору для ограниченной цели.

Например, на сайте интернет-магазина проводится анкетирование, субъекту ПДн предлагается указать область проживания, покупки за последний год, возраст, ФИО и так далее. Магазин планирует использовать сведения для статистического анализа своей успешности за последний год. После завершения анализа, сведения ему больше не понадобятся и будут ликвидированы.

При составлении такого договора учитывается то, что на проведение анализа понадобится шесть месяцев. После этого интернет-магазин прекращает обработку данных, выполнив цель, с которой они были собраны. Для похожих прецедентов есть и другой вариант – установить условие завершения обработки, например, указать, что после проведения аналитических работ сведения прекратят обрабатывать.

Комбинированный вариант «условие + дата» используется довольно часто. Возьмем адвокатскую контору, планирующую хранить сведения о клиентах два года с момента последнего обращения. Тут присутствует сразу два критерия – два года (конкретный период) и определенное условие – отсутствие обращения в адвокатскую организацию.

Медицинские учреждения в нашем государстве, как правило, не ограничивают себя четкими сроками, поскольку законодательство обязывает их хранить сведения, касающиеся сферы здравоохранения, довольно долго. Закон дает возможность операторам выбирать, как именно устанавливать период – определяя временной отрезок обработки или событие, наступление которого будет означать прекращение обработки конфиденциальных сведений.

Оговариваемые периоды

Сколько действует согласие работника, клиента, пациента?

Независимо от сферы деятельности оператора, он обязан взять у субъекта персональных данных разрешение и указать период его действия.

Оператору предоставляется также два способа обозначить период действия разрешения субъекта – вписав четкую дату или воспользовавшись стандартной в юридической практике фразой: «Настоящее согласие действует с момента подписания и до дня отзыва». Желательно продумать и способ подачи отзыва, например, только в письменной форме.

Сколько должны храниться ПДн?

Подразумевается, что хранение оператор организует на период, необходимый для обработки ПДн.

Также важно, что в некоторых случаях фирма не работает со сведениями постоянно, и хранение сопряжено с задачей обеспечить доступ к персональным материалам в любое удобное время и в форме, делающей возможной их обработку.

В документации оператор обозначает сроки хранения, а также операцию, которая будет проведена после выполнения цели – обезличивание информации либо ее уничтожение. Отметим, что под обезличиванием сведений подразумевается перевод материалов в форму, не позволяющую распознать к кому она точно относится.

Какой период отводится на обработку?

Обработка данных непосредственно связана с хранением ПДн, ведь именно хранение обеспечивает доступ к данным с целью их обработки. В законе «О персональных данных» сказано, что оператор должен установить единый период для обеих операций. Если обработка прекращается с наступлением некоторого события, то оператор берет на себя обязанности в дальнейшем не хранить сведения.

Оператор не может указывать разные сроки или условия для прекращения хранения и обработки. Если хранение, например, прекращается после двух лет, то и обработка не может больше проводиться – по техническим причинам. Точно так же и период обработки связан с хранением.

Предположим, предприятие взяло на себя обязанности обрабатывать сведения на протяжении одного года, если после наступления этого срока он продолжит хранить информацию – значит нарушит условия соглашения с физическим лицом.

Возможно ли продление действия соглашения?

Оператор имеет право продлевать любой из периодов, указанных выше, но для этого компании следует выполнить несколько требований. Условия и нюансы продления срока прописываются в «Политике в отношении обработки персональных данных». Субъект ПДн, согласно действующему законодательству, имеет право в любой момент ознакомиться с этим документом.

Еще одна особенность заключается в том, что продление периода обработки или хранения сопряжено с появлением иных целей, но не выходящих за рамки закона.

Другими словами, оператору разрешается менять сроки, имея на то основания и продолжая использовать конфиденциальную информацию только в рамках актуальных законодательных актов.

Компания, собирающая персональные данные, вправе выбрать как автоматическое продление, например, данного субъектом разрешения, так и ручное (с дополнительным уведомлением). При этом, физическое лицо, владеющее информацией, не лишается возможности в любой момент отозвать согласие.

Как видите, профильный закон в Российской Федерации устанавливает четкие требования относительно указания периодов и дат хранения и обработки ПДн. Вместе с тем, на операторов налагается обязанность уведомить субъекта о времени действия его собственного соглашения на обработку информации.

Сама продолжительность хранения – законом не регламентируется, к ней предъявляется только одно требование: хранить не дольше, чем требуется для достижения целей обработки.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

+7 (499) 938-47-92 (Москва)
Это быстро и бесплатно !

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector