Как в учетной политике прописать резервы по отпускам
Резерв на оплату отпусков
Резерв на оплату отпусков – это источник выплаты отпускных, компенсаций за неиспользованный отпуск и уплаты взносов во внебюджетные фонды, который работодатель создает в текущем периоде для использования в будущем. В нашей консультации мы расскажем, как формируется резерв предстоящих расходов на оплату отпусков в бухгалтерском учете.
Кто обязан создавать резерв отпусков
Резерв предстоящих расходов на оплату отпусков в 2019 году обязаны создавать все организации, за исключением тех, которые могут вести упрощенный бухучет (п. 3 ПБУ 8/2010 , ст. 4, ст. 5 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ ). Создавая резерв отпусков, организации тем самым обеспечивают заинтересованных пользователей информацией о величине обязательства по оплате отпусков работникам на отчетную дату.
Как часто создавать резерв
Резерв отпусков создается на отчетную дату. Этой датой для организации могут быть:
- последнее число каждого месяца. Этот вариант наиболее предпочтительный, но и более трудоемкий;
- последнее число каждого квартала. По соотношению «затраты-эффект» этот вариант можно признать наиболее оптимальным;
- 31 декабря. Вариант самый простой, но доступен он только тем организациям, которые составляют отчетность лишь по итогам года.
Какую дату для расчета резерва выбрать, организация решает сама и закрепляет это в своей Учетной политике.
Резерв по отпускам в бухгалтерском учет и отчетности
Резерв на оплату отпусков на отчетную дату формируется по дебету тех же счетов учета, на которых организация отражает начисление заработной платы.
| Операция | Дебет счета | Кредит счета |
|---|---|---|
| Начислен резерв на оплату отпусков | 20 «Основное производство» 25 «Общепроизводственные расходы» 26 «Общехозяйственные расходы» 44 «Расходы на продажу» 08 «Вложения во внеоборотные активы» и др. |
96 «Резервы предстоящих расходов», субсчет «Резерв на оплату отпусков» |
Сумма резерва отпусков в бухгалтерском балансе организации будет отражена по строке 1540 «Оценочные обязательства» в величине, равной на отчетную дату кредитовому сальдо счета 96 «Резервы предстоящих расходов», субсчет «Резерв на оплату отпусков».
Резерв на оплату отпусков: проводки по использованию
Отпускные и компенсации за неиспользованные дни отпуска, а также исчисленные с этих сумм взносы во внебюджетные фонды начисляются за счет резерва следующим образом:
| Операция | Дебет счета | Кредит счета |
|---|---|---|
| Начислены отпускные (компенсация за неиспользованный отпуск) за счет резерва | 96 «Резервы предстоящих расходов», субсчет «Резерв на оплату отпусков» | 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» |
| Начислены взносы во внебюджетные фонды за счет резерва | 96 «Резервы предстоящих расходов», субсчет «Резерв на оплату отпусков» | 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» |
Если организации не хватило средств начисленного резерва, то начисление отпускных и компенсации за неиспользованный отпуск со взносами в части, превышающей остаток по счету 96, будет отражаться в общем порядке по дебету счетов учета затрат 20, 25, 26, 44 и др.
Как рассчитать резерв отпусков
В нормативных документах по бухгалтерскому учету отсутствует конкретный порядок расчета величины резерва на оплату отпусков. Поэтому этот алгоритм организация разрабатывает самостоятельно и закрепляет его в своей Учетной политике.
Можно рассмотреть несколько способов определения величины резерва на оплату отпусков. Они будут рассмотрены ниже.
Но в любом случае, сперва необходимо распределить всех работников организации по группам. Принцип следующий: в одну группу объединяются те работники организации, начисление заработной платы которым отражается на одном и том же счете учета затрат. Это значит, что работники основного производства, чья заработная плата начисляется по дебету счета 20 «Основное производство», будут объединены в одну группу, а работники, чья деятельность связана с продажей товаров, — в другую, если их заработная плата начисляется по дебету счета 44 «Расходы на продажу».
Далее можно переходить к одному из 3 предлагаемых способов определения размера резерва отпусков.
Способ 1
Резерв (кредитовое сальдо счета 96 «Резервы предстоящих расходов», субсчет «Резерв на оплату отпусков») рассчитывается исходя из среднего дневного заработка каждого конкретного работника.
Для этого на каждую отчетную дату (конец месяца, квартала или года, как определила организация) для каждой группы работников необходимо сделать следующее:
Шаг 1. Определить количество неиспользованных дней отпуска, включая дополнительный оплачиваемый отпуск, на которое имеет право каждый работник на эту отчетную дату.
Шаг 2. Рассчитать средний дневной заработок каждого работника соответствующей группы. Применяется общий порядок расчета среднего заработка для определения величины отпускных и компенсации за неиспользованный отпуск.
Шаг 3. Рассчитать величину отпускных, причитающихся конкретному работнику на отчетную дату, с учетом взносов во внебюджетные фонды по формуле:
Шаг 4. Сложить по всем работникам группы величину рассчитанных отпускных с учетом взносов во внебюджетные фонды.
Полученная величина и будет являться суммой резерва на оплату отпусков по каждой конкретной группе на отчетную дату. Сумма резервов по всем группам должна соответствовать кредитовому сальдо счета 96 «Резервы предстоящих расходов», субсчет «Резерв на оплату отпусков».
По результатам инвентаризации остатка резерва, доначисляется резерв по дебету счетов учета затрат 20, 25, 26, 44, 08 и кредиту счета 96. Излишне зарезервированные в прошлом году и не использованные в отчетном году суммы резерва отпусков включаются в состав прочих доходов организации по дебету счета 96 и кредиту счета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 91.1 « Прочие доходы».
Способ 2
Порядок расчета суммы резерва отпусков может быть упрощен путем определения среднего заработка не конкретного работника, а всех работников соответствующей группы.
В этом случае для определения величины резерва необходимо:
Шаг 1. Определить общее количество неиспользованных дней отпуска, включая дополнительный оплачиваемый отпуск, на которое имеют право все работники одной группы на эту отчетную дату.
Шаг 2. Рассчитать средний дневной заработок по каждой группе работников за отчетный период (месяц, квартал или год) по формуле:
Шаг 3. Определить сумму резерва по каждой группе работников по формуле:
Как рассчитать резерв отпусков
Что такое резерв на оплату отпусков
Резерв по отпускам в бухгалтерском учете — это обязательство, позволяющее оценить и подтвердить действительное наличие ответственности учреждения по выполнению трудовых гарантий перед сотрудниками на отчетный день в периоде. Правила установлены в ПБУ 8/2010, утвержденных Приказом Минфина от 13.12.2010 № 167н и ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
Кто обязан создавать
Начисление резерва на оплату отпусков обязаны осуществлять все существующие учреждения. Исключением являются организации, которым разрешено ведение упрощенного учета:
- субъекты малого предпринимательства;
- некоммерческие организации;
- участники проекта Сколково.
Это означает, что такие компании вправе не формировать финансовый запас на отпускные в бухучете, а могут отнести финансы непосредственно на счета по текущим затратам.
Как часто формировать
Созданный денежный запас отражает обязательства перед сотрудниками, касающиеся оплаты отдыха на дату отчета (п. 15 ПБУ 8/2010). Его надо формировать как минимум раз в год (на заключительный день — 31.12). Если вы предоставляете и годовую, и квартальную отчетности, создавайте запас на заключительный день каждого квартала.
В целом допустимо формировать его на заключительный день:
- месяца (трудоемко, но точно);
- квартала (для многих наиболее приемлемый вариант);
- года (для учреждений, имеющих годовую отчетность).
Конкретный день устанавливается самим предприятием в учетной политике, которая должна быть утверждена распорядительным документом по организации.
Резерв отпусков на 2019 год формируется с учетом ранее установленных правил, так как в законодательство изменения в части начислений за дни отдыха не вносились.
Резерв в бухгалтерском учете и отчетности
Предприятия, формирующие обязательства в части оплаты отдыха, должны фиксировать этот факт в учетной политике для целей бухучета. Там же следует разъяснить алгоритм расчета.
Проводки по использованию
Формируемый запас средств подлежит отражению на субсчете «Резерв на оплату отпусков» к счету 96 «Резервы предстоящих расходов».
При его создании нужно сделать проводку по кредиту данного субсчета на сумму отчислений. Она должна быть такой, чтобы сальдо по субсчету стало идентичным рассчитанному запасу.
Резерв на оплату отпусков (проводки приведены далее) применяется при начислении денежных средств на отпускные и взносов на протяжении года.
Отражение в бухучете
Дт 20 (26, 44) Кт 96 — запас на оплату отдыха
Отпускные из средств начислены
Взносы на отпускные начислены
Учитывая, что подсчет резервируемых сумм приблизительный, этих средств может не хватить на год. При таком варианте отпускные суммы следует начислять в дебет затратных счетов. Идентично тому, как начисляется зарплата.
Резерв по отпускам в налоговом учете
Создание оценочного обязательства в налоговом учете является правом, а не обязанностью налогоплательщика. В этом основное отличие от бухгалтерского учета. Кроме того, алгоритм расчета и отражения резерва в целях исчисления налога на прибыль не предусматривает вариативности. В статье 324.1 НК РФ прописан четкий алгоритм его формирования. Он предусматривает:
- определение процента отчислений в резерв;
- определение резервируемой суммы на конец каждого месяца;
- проведение инвентаризации на 31 декабря каждого года.
Подробнее методику формирования резерва в налоговом учете рассмотрим ниже (вариант 3).
Как рассчитать резерв отпусков
Алгоритм расчета предприятие выбирает самостоятельно и утверждает его в учетной политике для бухгалтерского учета. Необходимо предусмотреть:
- периодичность отражения формирования резерва (раз в год, ежеквартально, ежемесячно);
- порядок расчета суммы резерва.
Отдельно в учетной политике для налогового учета необходимо отразить решение организации о создании (или несоздании) резерва. И отразить правила его расчета в целях исчисления налога на прибыль.
Таким образом, учреждению нужно строго придерживаться установленных правил и норм в целях определения требующихся финансов на оплату отпускных.
Рассмотрим далее наиболее часто применяемые методики формирования резервных сумм на оплату отпусков. А приведенные примеры помогут понять, как реализовать их применение на практике.
Вариант 1: самый простой
Наиболее простой вариант — планирование суммы, аналогичной израсходованной на отдых, и взносов по страхованию в текущем году. Создается при этом методе резерв один раз — 31 декабря. Правда, обязательство в данном варианте будет превышено, так как наниматель еще не должен сотрудникам столько денег.
ООО «Компания» формирует оценочное обязательство по отпускным суммам один раз в год. За 2018 год были выплачены отпускные в размере 100 000 руб., также на них начислены страховые взносы в размере 30 200 руб. (100 000 × 30,2 %). На 31.12.2018 бухгалтер сделал проводку:
| Дебет | Кредит | Сумма | Операция |
|---|---|---|---|
| 44 | 96 | 130 200 | Сформирован резерв отпусков на 2019 год |
При уходе сотрудника в очередной отпуск и начислении ему отпускных проводки нужно будет сделать следующие:
| Дебет | Кредит | Сумма | Операция |
|---|---|---|---|
| 96 | 70 | 10 000 | Начислены отпускные |
| 96 | 69 | 3020 | Исчислены страховые взносы с сумм отпускных |
Этот метод является не очень правильным, поскольку не отражает реальных обязательств предприятия перед сотрудниками по отпускным выплатам. Также, так как он формируется только раз в год, не учитываются изменения в штате. В середине года может быть принято решение о сокращении численности штата или, напротив, о его резком увеличении.
Вариант 2: более точный
Второй способ заключается в следующем:
- посчитать число неиспользованных дней у всех сотрудников на дату отражения резерва;
- произвести расчет среднедневной зарплаты в учреждении. Например, по формуле:
- вывести по формуле буферные средства = СДЗ × (1 + тариф взносов по совокупности) × число неиспользованных дней отдыха на дату отчета. Тариф совокупных взносов представляет сумму тарифов тех взносов, которые начисляются на зарплату.
Периодичность расчета также можно предусмотреть один раз в год, но при этом методе лучше делать перерасчет чаще: раз в квартал или даже ежемесячно.
ООО «Компания» производит расчет оценочного обязательства по отпускам на последнее число каждого квартала.
Число сотрудников (не изменялось) — 10 человек.
Сумма зарплаты за 2018 год — 2 млн. руб.
Число неотгулянных дней отпуска:
- на 31.12.2018 — 50;
- на 31.03.2019 — 60;
- на 30.06.2019 — 40.
- за 1 квартал 2019 — 20 000;
- за 2 квартал 2019 — 40 000.
Для начала определим расчет среднего заработка:
Средний дневной заработок = 2 000 000 / 12 × 29,3 × 10 = 568,83 руб.
Остальные расчеты и проводки приведем в таблице:
| Дебет | Кредит | Сумма | Операция (расчет) |
|---|---|---|---|
| на 31.12.2018 | |||
| 44 | 96 | 37 030,83 | Сформирован резерв 568,83 × 1,302 × 50 = 37 030,83. |
| За 1 квартал | |||
| 96 | 70 | 20 000,00 | Начислены отпускные за 1 квартал. |
| 96 | 69 | 6040,00 | Начислены страховые взносы 20 000,00 × 0,302 = 6040,00. |
| 44 | 96 | 33 447,00 | |
| За 2 квартал | |||
| 96 | 70 | 30 000,00 | Начислены отпускные за 2 квартал. |
| 96 | 69 | 9060,00 | Начислены страховые взносы 30 000,00 × 0,302 = 9060,00. |
| 44 | 96 | 24 250,67 | |
Вариант 3: помогает избежать разницы между бухгалтерским и налоговым учетами
Чтобы избежать расхождений между бухгалтерским и налоговым учетами, организация может принять решение о формировании оценочного обязательства и в налоговом учете. А также утвердить в бухгалтерской учетной политике методику расчета, аналогичную той, которая установлена в статье 324.1 НК РФ. Заключается он в следующем.
Отчисления производятся каждый месяц и определяются по формуле:
Процент отчисления рассчитайте по формуле:
На конец года сумму сформированного оценочного обязательства необходимо проинвентаризировать. Для этого определяется стоимость неотгулянных отпускных дней на последний день года. Полученная сумма сравнивается с фактическим размером оценочного обязательства на конец года.
В ООО «Компания» трудится 10 человек. Средняя заработная плата на 31.12.2018 составила 20 000 руб. За январь сумма начисленной заработной платы составила 200 000 руб.
Резерв на оплату отпусков
Несмотря на то, что создание резерва на оплату отпускных в бухгалтерском учете стало обязанностью еще с 1 января 2011 г., вопросы по методике формирования и использования резерва остаются и по сей день.
Напомним
Для целей бухгалтерского учета резерв на предстоящую оплату отпусков признается оценочным обязательством (п. 5 ПБУ 8/2010 «Оценочные обязательства, условные обязательства и условные активы», утв. Приказом Минфина РФ от 13.12.2010 г. №167н, далее по тексту — ПБУ 8/2010). Правом не создавать отпускные резервы наделены лишь субъекты малого предпринимательства, не являющиеся эмитентами публично размещаемых ценных бумаг (п. 3 ПБУ 8/2010). Все остальные организации должны в бухгалтерском учете резервировать суммы на оплату отпускных.
Никакой конкретной методики формирования отпускного резерва на законодательном уровне не установлено. В п.15 ПБУ 8/2010 изложен лишь общий подход к созданию оценочного обязательства: признается в бухгалтерском учете в размере, достаточном для исполнения обязательств перед работниками в части отпускных выплат на отчетную дату. То есть величина созданного отпускного резерва в бухгалтерском учете на отчетную дату должна соответствовать сумме выплаты причитающихся отпускных (с учетом начисленных страховых взносов во внебюджетные фонды) всем работникам организации на эту же дату.
Алгоритм резервирования расходов на создание отпускного резерва необходимо закрепить в учетной политике организации для целей бухгалтерского учета (п. 7 ПБУ 1/2008). Образец формулировки для вставки в учетную политику для целей бухгалтерского учета приведен в примере №1. Аналогичный алгоритм создания резерва можно использовать и для целей налогового учета. При этом следует учитывать, что предполагаемый размер расходов на оплату труда в бухгалтерском и налоговом учете может не совпадать (некоторые расходы на оплату труда могут не признаваться в налоговом учете). Так, суммы компенсаций, выплачиваемые работникам за задержку заработной платы, не признаются расходами в налоговом учете (Письмо Минфина РФ от 31.10.2011 г. №03-03-06/2/164), в то время как подлежат включению в расчет среднего заработка для начисления отпускных.
В дальнейшем же возникают различия в части корректировки созданного резерва
Если в бухгалтерском учете резерв может корректироваться в течение года (например, при его недостаточности — п.21 ПБУ 1/2008), то налоговая корректировка осуществляется лишь на конец налогового периода (п.3 ст.324.1 НК РФ).
В бухгалтерском учете резерв на оплату отпусков учитывается на счете 96 «Резервы предстоящих расходов». Бухгалтерский учет по этому счету должен быть организован в разрезе видов резервов, поэтому к счету 96 необходимо открыть соответствующий субсчет «Резерв на оплату отпусков» (Инструкция к плану счетов, утв. Приказом Минфина РФ от 31.10.2000 г. №94н).
В налоговом учете создание резервов на предстоящую оплату отпусков является делом добровольным. Напомним, что резервы могут создавать только организации, применяющие метод начисления.
Решение о создании резерва необходимо закрепить в учетной политике для целей налогообложения прибыли, прописав следующие элементы (п.1,п.6 ст. 324.1 НК РФ):
- механизм создания резерва;
- предельную сумму отчислений;
- ежемесячный процент отчислений.
Каким образом рассчитать ежемесячные отчисления в резерв на оплату отпусков?
Для расчета отчислений составляется специальный расчет (смета), в котором указывается:
- предполагаемая годовая сумма расходов на оплату труда с учетом начисленных взносов на обязательное пенсионное, обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, обязательное медицинское страхование, обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний;
- предполагаемая годовая сумма предстоящих отпускных выплат с учетом начисленных взносов на обязательное пенсионное, обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, обязательное медицинское страхование, обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний;
- процент ежемесячных отчислений в резервы (рассчитывается по формуле).
Ежемесячный процент отчислений в резерв предстоящих выплат сотрудникам рассчитывается по формуле (п.1 ст.324.1 НК РФ):
Предполагаемый размер выплаты на предстоящий год с учетом взносов на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний Предполагаемая сумма расходов на оплату труда на предстоящий год с учетом взносов на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний
Теперь перейдем к вопросу определения предполагаемой годовой суммы зарплаты и выплат для расчета ежемесячного процента отчислений в резерв предстоящих выплат сотрудникам. Предполагаемая сумма ФОТ по всем работникам рассчитывается исходя из установленных окладов, планируемой индексации ФОТ, величины премий и надбавок.
ПРИМЕР №1
Согласно учетной политики на 2014 год, ООО «Лютик» создает резерв на оплату отпусков как в бухгалтерском, так и в налоговом учете. ОАО «Лютик» в учетной политике прописало следующий порядок расчета резерва на оплату отпусков:
«Сумма планируемых годовых расходов на оплату отпуска определяется как сумма планируемых отпускных по каждому сотруднику организации, определенная исходя из средней заработной платы сотрудника и количества дней отпуска, которые могут быть предоставлены сотруднику за текущий год.
В состав планируемых расходов на оплату отпуска включается сумма страховых взносов в государственные внебюджетные фонды (в Пенсионный фонд РФ, Фонд социального страхования РФ, Федеральный Фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования). Ежемесячный процент отчислений определяется как отношение предполагаемой годовой суммы расходов на оплату отпусков к предполагаемому годовому размеру расходов на оплату труда (в состав каждого показателя включаются суммы исчисленных страховых взносов в государственные внебюджетные фонды).
Для определения указанных показателей составляется специальный расчет (смета), в котором отражается расчет размера отчислений в оценочное обязательство.
Сумма отчислений в оценочное обязательство за соответствующий месяц = (фактические расходы на оплату труда за соответствующий месяц с учетом страховых взносов) х % отчислений в оценочное обязательство.
На конец отчетного года проводится инвентаризация оценочного обязательства. Сумма оценочного обязательства уточняется исходя из количества дней неиспользованного отпуска по каждому работнику, среднедневной суммы расходов на оплату труда по каждому работнику (включая суммы страховых взносов в государственные внебюджетные фонды, подлежащие начислению на сумму расходов на оплату труда).
Порядок инвентаризации оценочного обязательства следующий
На 31 декабря определяется:
- количество дней отпусков, запланированных на текущий год, фактически не использованных работниками, включая дни неиспользованного отпуска за предыдущие периоды;
- среднедневная сумма расходов на оплату труда работников, которые не использовали отпуск. Этот показатель рассчитывается в соответствии с Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утв. Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922;
- сумма расходов на оплату не использованных отпусков (с учетом страховых взносов в государственные внебюджетные фонды).
Сумма оценочного обязательства в части неиспользованных отпусков = Среднедневная сумма расходов на оплату труда х количество дней неиспользованного отпуска на 31.12.2014 г.
Полученное значение сравнивается с числящимся в бухгалтерском учете остатком оценочного обязательства на предстоящую оплату отпусков.
Если в результате проведенной инвентаризации будет выявлено, что сумма ранее начисленного оценочного обязательства превышает сумму оценочного обязательства по результатам инвентаризации на оплату отпусков за год, излишне начисленная сумма оценочного обязательства сторнируется 31.12.2014 г.
Если в результате проведенной инвентаризации будет выявлено, что сумма оценочного обязательства по результатам инвентаризации превышает сумму ранее начисленного оценочного обязательства, в учете отражается дополнительное отчисление в оценочное обязательство на оплату отпусков:
Дт счета затрат – Кт 96 «Оценочное обязательство по отпускам» — доначислено оценочное обязательство на сумму превышения оценочного обязательства по результатам инвентаризации на оплату отпусков над величиной ранее начисленного оценочного обязательства. Результаты инвентаризации оформляются актом инвентаризации оценочных обязательств.
Результаты инвентаризации оформляются актом инвентаризации оценочных обязательств
Для соблюдения принципа сопоставимости отчетных данных текущего и прошлого периодов при соблюдении условий, предусмотренных п. 15 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации», утв. Приказом Минфина РФ от 06.10.2008 г. №106н, производится корректировка данных, включенных в бухгалтерскую отчетность, за прошедший отчетный год. Корректировки отражаются только в бухгалтерской отчетности, и никакие записи в бухгалтерском учете не формируются».
В ООО «Лютик» по состоянию на 1 января 2014 года численность работников составляет 32 человека, в том числе:
Количество работников, ед.
Месячный оклад с учетом премии, надбавок, в рублях
Расходы на оплату труда за 11 мес., в рублях
Загрузка...
(1).jpg)
