Организация рабочего времени его планирование и учет

3. Планирование рабочего времени руководителя и специалиста

Известный немецкий специалист в области менеджмента Л. Зайверт разработал определенные правила планирования рабочего вре­мени:

Планировать рабочий день на 60%, оставляя 20% на решение непредвиденных задач и 20 % на творческую деятельность (например, повышение квалификации).

2. Тщательно документировать и контролировать расход времени, что позволяет иметь о нем четкое представление, определяя будущие потребности в нем и правильное его распределение.

3. Дифференцировать задачи предстоящего периода на долго-, средне- и краткосрочные, устанавливая приоритет действий по их ре­шению.

4. Всегда последовательно до конца доводить начатое дело.

5.Составлять гибкие планы.

6.Планировать реальный объем задач, рассчитанных в соответст­вии с возможностями коллектива.

7. Использовать для планирования времени специальные бланки и карточки.

8. Переносить невыполненные задачи автоматически в планы сле­дующего периода.

9. Отражать в планах не только сами действия, но и ожидаемые ре­зультаты.

10. Задавать точные временные нормы и предусматривать на то или иное дело ровно столько времени, сколько на него действительно требуется.

11. Реализовать принцип самодисциплины, устанавливающий точ­ные сроки выполнения всех видов работ.

12. Определять приоритеты в делах.

Как показывает практика, главными причинами потерь рабочего времени являются: 1) отсутствие четкости в постановке целей и опре­делении приоритетов; 2) отсутствие планирования рабочего времени или его слабая организация; 3) низкий уровень дисциплины подчинен­ных; 4) слабое руководство, неумение работать с подчиненными, парт­нерами, посетителями.

Планирование рабочего времени является одной из главных задач руководителя, так же как и осуществление планирования деятельности организации в целом. В нашей стране менеджеры еще не научились этим заниматься и уделяют данному процессу в 4 раза меньше време­ни, чем американские коллеги. Как отмечают западные экономисты, начинать планирование необходимо с четкой постановки задач. Для этого составляется перечень дел и возможных препятствий, которые потребуют отдельного времени на их преодоление. Анализ этого пе­речня в дальнейшем позволит скорректировать план и исключить не­существенные моменты. Кроме того, планирование времени позволяет руководству критически осмысливать собственные идеи и находить эф­фективные способы их решения вовремя, создавая определенный ре­зерв времени. Планирование позволяет руководителю сконцентриро­ваться на главном с учетом сроков и времени решения основных задач. В результате планирования улучшается структура рабочего дня и возникает возможность составления расписания.

План предусматривает решение стоящих проблем в рациональной очередности. В первую очередь планируются работы с фиксированным сроком исполнения или наиболее трудоемкие, требующие боль­ших затрат времени. Нежелательно откладывать и неприятные дела, лучше их сделать раньше других. Далее планируется рутинная работа и выполнение повседневных обязанностей. Последними в плане значатся второстепенные и эпизодические дела, не требующие много вре­мени (чтение текущей корреспонденции, обход рабочих мест). Главное — в процессе планирования устанавливается точный срок окончания дел.

Но случается, что предстоящий запланированный объем работ не может быть выполнен в заданное время и тогда требуется перенесение их на более поздний срок.

Тщательное документирование времени и контроль за его использованием служат предпосылкой планирования. Различают несколько типов планов использования времени: долгосрочные, среднесрочные и краткосрочные.

С помощью долгосрочных планов определяется структура времени, необходимого для реализации крупных жизненных целей, рассчитанных на многие годы, порой на десятилетия. Это может быть работа, связанная с получением образования, продвижением по службе и т. п. Среднесрочные планы — годовые, в которых осуществляется распределение времени для решения крупных конкретных задач производственного характера.

Краткосрочные — включают разбивку времени для решения задач, конкретизирующих средне- и долгосрочные планы. К ним относятся: квартальные, месячные, декадные, недельные и дневные. Начиная с месячных планов расчет времени идет уже в часах. Среди краткосрочных планов важнейшим является дневной. В него включается не более десятка проблем, среди которых треть — главных, осуществляемых в первую очередь. Эти дела, а также самые неприятные принято планировать на первую половину дня (с утра). Это позволяет к вечеру их завершить. В дневном плане однородные дела группируются в блок, что значительно экономит время и позволяет не перескакивать с одной задачи на другую.

Учитываются в дневном плане и перерывы. Они определяются исходя из работоспособности человека и времени, прошедшего с начала рабочего дня. Усталость нарастает с увеличением промежутка времени от начала рабочего дня, естественно, это снижает производительность труда менеджера или специалиста.

В современном мире при разработке дневных планов учитываются особенности индивидуальных биоритмов. Необходимо планировать ра­бочий день так, чтобы наиболее трудные часы попадали на «пик рабо­тоспособности». Этот «пик» у «жаворонков» — утренние часы, «голу­би» наиболее активны в середине рабочего дня, а «совы» — к вечеру.

Знание всех приемов и методов планирования позволяет правильно рас­пределять задания в зависимости от их сложности, трудности, ответственно­сти, напряженности в рамках рабочего дня и оптимально их чередовать.

Лучшим вариантом фиксации дневного плана служит письменное его изложение. Это не позволяет игнорировать заложенные в него дела, разгружает память, дисциплинирует, делает работу более целенаправ­ленной. Анализ выполнения плана также легче провести по записи.

Читать еще:  Могут ли гаи проверить наличие аптечки огнетушителя

Разработка (составление) плана происходит накануне вечером в не­сколько этапов: формулируются задачи (перенесенные из месячного или декадного плана, переходящие из плана предыдущего дня, нерешенные к настоящему времени), определяются необходимые на их решение за­траты рабочего времени, оставляются «окна» на случай необходимости решить срочные проблемы, планируются 5—10-минутные перерывы по­сле каждого часа работы, выделяются приоритетные задачи.

План работы менеджера уточняется утром совместно с секретарем, учитывая внезапно возникшие новые обстоятельства. В целом дневной план должен быть гибким, одновременно в нем должен четко выдер­живаться регламент, связанный с приглашением людей (посетители, проведение совещаний и т. д.).

Краткие выводы по теме

Рабочее время — это важнейший фактор производства, бережное использование которого может дать огромный эффект. Но в основе та­кого отношения к рабочему времени лежит глубокое изучение струк­туры его затрат и выявление неиспользованных резервов.

Анализ затрат рабочего времени проводится с помощью хрономет­ража и фотографии рабочего времени, которые часто называют диаг­ностикой времени, позволяющей выявить его существенные потери и определить пути улучшения его использования.

Большая роль в улучшении использования рабочего времени отво­дится его планированию, что является одной из главных задач руково­дителя. Именно планирование рабочего времени позволяет руководи­телю сконцентрироваться на главном с учетом сроков и времени реше­ния основных задач.

Нормирование и планирование рабочего времени исполнителей и руководителей значительно повышает эффективность его использова­ния и наилучшим образом сказывается на конечных результатах дея­тельности подразделений.

Организация и управление рабочим временем

Рабочее времяпродолжительность участия человека в организованном трудовом процессе. Это срок, в течение которого работник в соответствии с законодательством, правилами внутреннего распорядка и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности. Этот срок измеряется длительностью рабочего дня, недели, месяца, года, регулируется национальным законодательством, определяющим его предельную величину за календарный период (чаще всего неделя). В РФ – 40 часов в неделю – нормальная продолжительность рабочего времени, полная занятость. Для некоторых категорий персонала (для сотрудников 16-18 лет) она сокращается до 36 часов, для подростков 14-15 лет – до 24 часов, а также для лиц, занятых на работах с опасными и неблагоприятными условиями труда.

В РФ в соответствии с трудовым законодательством – пятидневная рабочая неделя, восьмичасовой рабочий день. При шестидневной рабочей неделе – рабочий день не больше 7 часов. В предпраздничные дни – он на час короче, также при шестидневной неделе рабочий день сокращается на час перед выходными[23]. Занятость за пределами нормы (не более 16 часов в неделю) возможна как по инициативе работника (совместительство), так и по инициативе работодателя (сверхурочная работа).

Режим рабочего времени должен предусматривать продолжительность рабочей недели, продолжительность ежедневной работы (смены), время начала и окончания работы, время перерывов в работе, число смен в сутки, чередование рабочих – нерабочих дней.

Неполный рабочий день или неполная рабочая неделя — оплата по отработанному рабочему времени или по объёму выполненных работ.

Ненормированный рабочий день – особый режим работы, в соответствии с которым работники могут по распоряжению работодателя при необходимости привлекаться к выполнению своих трудовых функций за пределами нормальной продолжительности рабочего дня.

Режим гибкого рабочего времени означает, что начало, окончание, продолжительность, место и время выполнения работы определяется по соглашению сторон в рамках предусмотренного законодательством общего количества рабочих часов за соответствующий период.

Такой режим даёт возможность сотрудникам использовать:

— скользящий график (меняется время начала и окончания работы, но работа по 8 часов);

— гибкий график (определены присутственные часы в середине дня, начало и окончание работы работники определяют сами);

— разделение обязанностей: одна штатная единица делится между двумя исполнителями;

— работа в нестандартные часы (до и после рабочего дня);

— переменный рабочий день (меняется продолжительность рабочего дня по дням недели в пределах месячной нормы);

— гибкое размещение (работа дома, в библиотеке).

Гибкий график снижает текучесть кадров, остроту транспортной проблемы, улучшает психологический климат, но: усложняет контроль.

К гибкому режиму относится и вахтовая, сезонная работа.

Раздробленный рабочий день – делится на части с одним или несколькими перерывами, применяется там, где есть «пиковые» периоды интенсивной работы (транспорт, животноводство).

Сменная работа – работа в две, три или четыре смены, применяется там, где продолжительность производственного процесса превышает допустимую продолжительность ежедневной работы (для эффективного использования оборудования, но нельзя работать подряд две смены). Лучше всего прямой вариант чередования: 1, 2, 3 смены. Перерыв – не менее двух смен по продолжительности.

В зарубежных фирмах применяется модульная система организации гибкого режима сменной работы. Всё рабочее время разбивается на модули с разной «ценой». Например, час работы в самый неблагоприятный период ночной смены приравнивается к нескольким утренним часам. За определённый период работники должны набрать необходимое число условных рабочих часов. При таком режиме денежная компенсация заменяется пропорциональным снижением рабочего времени.

Читать еще:  Какие документы нужны для получения тракторных прав

Баланс рабочего времени

Совокупное время, которым располагает организация для своей деятельности в течение определённого периода, образует календарный фонд рабочего времени.

Он состоит из номинального или полного табельного фонда. Это максимально возможный фонд рабочего времени, для его расчёта из календарного фонда вычитаем праздничные дни и выходные. Полный табельный фонд состоит из явочного фонда явок и неявок. Явочный фонд включает полезный фонд и время внутренних простоев и неявок (отпуск по болезни, учёбе, прогулы, неявки, разрешённые законом и администрацией). Полезный фонд времени состоит из реального фонда (фактически отработанное время) и внутрисменных простоев и потерь. Он включает производственное время,время обслуживания рабочего места и время технологических и организационных перерывов.

Производственное времясвязано с выполнением должностных обязанностей. Это основное, вспомогательное, подготовительно-заключительное время (получение задания, сдача работы). Основное время – для достижения цели производственного процесса. У служащих оно делится на время организационно-административной работы, творческой, технической работы.

Вспомогательное время – для обеспечения основной работы, например сбор необходимых материалов. Время обслуживания рабочего места тратится на поддержание рабочего места в надлежащем состоянии.

Предприятие учитывает и анализирует структуру фондов времени для выявления скрытых резервов, рационализации его использования.

Коэффициент использования рабочего времени= Число фактически отработанных человеко-часов / Число максимально возможных человеко-часов в урочное время.

Коэффициент использования рабочего дня=Средняя фактическая продолжительность рабочего дня / Средняя урочная продолжительность рабочего дня.

Всё сравнивается по периодам. По итогам составляется отчётный и плановый баланс рабочего времени.

Баланс рабочего времени – это система показателей использования его одним среднесписочным работником в течение определённого календарного периода (обычно года). Он помогает определить эффективный (полезный) фонд времени одного сотрудника с учётом средней продолжительности рабочего дня, принятого режима работы; выявить резервы роста производительности труда; планировать численность персонала.

Для рационального использования ограниченных ресурсов рабочего времени проводится инвентаризация и анализ использования рабочего времени (РВ) с помощью следующих методов:

1. Хронометраж – измерение затрат времени на повторяющиеся элементы (он может быть непрерывный или выборочный). Проводят через час после начала работы и за час до окончания. В итоге делается расчёт средней продолжительности операции.

Средняя продолжительность операции = Продолжительность всех операций / Число операций.

2. Метод упрощенных наблюдений. С помощью обычных часов замеряется время на операцию средней сложности в течение 30-40 минут.

3. Фотографирование рабочего дня (сплошное, выборочное) – проводится два-три раза в год в течение 2-3 недель в периоды с наиболее типичным составом работ. Все работы делятся на группы (требующие квалификации инженера, техника и не требующие специальной квалификации).

4. Метод моментных наблюдений – при этом фиксируются не затраты времени, а данные о том, чем работник занимался в случайно выбранные моменты времени. Часто используется как метод контроля при обходе рабочих мест.

5.Самофотография рабочего времени.

6. Дневник рабочего времени руководителя

Для учёта отработанного времени используется табельный учёт. В процессе анализа использования рабочего времени (РВ) важно установить его затраты и все виды его потерь. Это могут быть:

· непроизводительные затраты – связаны с выполнением работы, не соответствующей функциям данного работника (исправление брака, неисправности инструмента или оборудования);

· простои – могут быть вызваны как организационно-техническими причинами (нет материалов, инструментов), так и нарушением трудовой дисциплины;

· невыходы на работу – на основе данных табельного учёта;

· дополнительные отпуска по личным причинам с разрешения администрации.

Потери РВ рассчитываются как в целом, так и на одного рабочего.

Наряду с потерями анализируются неявки на работу по болезни (сравниваются планируемые и фактические потери).

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:

Лучшие изречения: Да какие ж вы математики, если запаролиться нормально не можете. 8347 — | 7279 — или читать все.

188.64.169.166 © studopedia.ru Не является автором материалов, которые размещены. Но предоставляет возможность бесплатного использования. Есть нарушение авторского права? Напишите нам | Обратная связь.

Отключите adBlock!
и обновите страницу (F5)

очень нужно

Планирование рабочего времени. Как достигать максимума результативности

Время самый ценный ресурс управленцев, оно быстротечно и необратимо. Чем больше стремление успеть максимум, тем виртуознее оно утекает сквозь пальцы, оставляя след незавершенных дел. Оборотной стороной медали становится работа, принесенная домой, что является одним из ярких признаков сбоя в планировании. Именно поэтому умение правильно инвестировать время самая ценная компетенция менеджеров, чтобы подводя итоги дня гордиться результатом, находясь в уверенности, что ни минуты не потрачено бесцельно.

Расстановка приоритетов

Приоритеты выделяют 20% дел приносящих 80% результата. Необязательно бегать белкой в колесе, ключевой принцип грамотно выстроенной работы – выполнение дел, максимально приближающих к цели, иными словами, приоритетных.

Читать еще:  Налог за вступление в наследство по закону

Даже при самой большой загрузке на помощь придет матрица Эйзенхауэра, показавшая себя отличным инструментом как в производственных, так и сбытовых направлениях. Ранжирование дел по принципу важности и срочности помогает отсечь эмоциональную привязанность к выполнению нерезультативной, но интересной работы; оставляет только логику и здравый смысл, неизменно выводящие на результат.

Путь к успешному планированию рабочего времени

Шаг 1.Распределить выполняемые задачи по четырем группам:

А. Важные – срочные.
Они привязаны ко времени и могут быть выполнены только самостоятельно, без прибегания к делегированию. К таким делам относятся планирование сотрудников, коррекция поведения, консультирование новичков и прочее.

В. Важные — несрочные.
К данной касте относятся дела, запланированные заранее. Нет необходимости делать их в режиме пожара, но отсрочивреализацию, огня не избежать. Секрет успешного планирования заключается в том, чтобы 60% дел в расписании имело этот статус. Сюда относятся оттачивание компетенций, долгосрочные проекты, консультирование опытных сотрудников, встречи по усовершенствованию рабочих процессов и другое.

С. Неважные – срочные.
Здесь речь идет о круговороте событий, которые сложно остановить в рабочем процессе. Они возникают стихийно, отнимают львиную долю времени,требуя молниеносного решения. Умение делегировать или переносить подобные дела станет самым выгодным навыком. Входящие звонки, корреспонденцию, текучкулучше всего передать на выполнение подчиненному.

D. Неважные — несрочные.
Такие деланесут минимальную значимость, дают передохнуть и тем самым манят к выполнению. Подобные задачи можно смело вычеркивать из списка и не вспоминать об их существовании, например, разбор бумаг на письменном столе или в ящике.

Ключевые факторы успеха при распределении приоритетов:

1. Способность отличать важное от срочного. Важно то, что приближает к намеченной цели, но не требует немедленного вмешательства.
2. Осознание, что срочное не всегда является обязательным.
3. При распределении задач по группам отвечать на вопросы: что даст выполнение задачи, что случиться при ее невыполнении и что произойдет, если выполнить позже.

Шаг 2. Ежедневное планирование.
Одного распределения дел по матрице недостаточно, их выполнение необходимо распланировать.

Правила планирования:
1. Определить недельную цель и распределить все, что необходимо сделать для ее достижения. За счет этого сформировать цели на каждый рабочий день.
2. Ежедневно выделять время под выполнение дел категории В., жестко фиксировать в планере и не переносить ни при каких условиях. Многочисленность таких задач в течение дня — залог выгодно планирования.
3. Распределить по дню и неделе функционал из категории А. Ежедневно работу начинать с этих задач, с первой из данного списка.
4. Каждое утро по 5 минут выделять на анализ предстоящих задач, настраиваясь на их выполнение, определяя какой результат они должны принести.
5. Каждый вечер подводить итоги дня, оценивая эффективность: какие задачи выполнены, а какие нет, почему это произошло.
6. Следовать рабочему расписанию. При возникновении дополнительных дел и задач определить их место в матрице, запланировать на другой день или время.

Шаг 3. Использовать рабочее расписание.
На начальных этапах, часто возникают вопросы о том, как все успеть, как вместить большое количество дел, как не отвлечься на что-то менее значимое. В подобных случаях на помощь приходит рабочее расписание, которое становится добрым спутником на день как рядовому сотруднику, так и руководителю. Из опыта сбытовых подразделений, расписание является неотъемлемой частью для выполнения плана продаж. Работая с сотрудниками по планеру, руководители отмечают повышение эффективности и улучшение результатов команды.

Что включает расписание:
— планирование рабочего дня,
— перечень звонков и встреч с клиентами,
— консультации с руководителем,
— обучение,
— совещания,
— и многое другое.
Перечень дел и степень их важности зависит от специфики организации и ее целей. Но то, что остается неизменным, так это планирование рабочего дня и недели из которых складывается выполнение цели месяца.

Ошибки при проведении процедуры планирования

Редко получается «стелить соломку», но благодаря накопленной практике несколько шишек при планировании точно можно избежать. Ниже приведен ТОП 6 ошибок управленцев при планировании себя и сотрудников.

1. Не систематичность.
2. Формальное отношение.
3. Отсутствие целей на день и исходя из них приоритетных дел.
4. Не привязывание задач к конкретному времени выполнения, не обозначение сроков решения вопроса.
5. Полное распределение дня на дела, только жестко привязанные ко времени. Из-за этого не остается резерва на форс-мажоры, которые могут возникнуть, в результате все важные дела рискуют слететь.
6. Отсутствие перерывов и времени на обед.

Эти простые рекомендации сформированы на практическом опыте и являются результатом труда успешно функционирующих подразделений. Здорово, когда ненужно наступать на грабли,тратя бесценные часы, а можно легко и с удовольствием применять работающие инструменты и уже оттачивать умения и навыки.

Главное помнить, что все успеть невозможно, время есть только на самое важное.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector